Règlement intérieur : le guide complet en 11 points pour les chefs d’entreprise
Je suis certain que la diversité et la complexité des documents, à mettre en place dans votre entreprise, soulèvent de nombreuses questions…
En effet, ce n’est pas facile de s’y retrouver et de parvenir à bien cerner toutes vos obligations.
D’ailleurs, je vous le précise à cette occasion, mais un audit social vous permet de savoir si votre entreprise est en zone de risques ou pas sur ce sujet.
Mais revenons à notre sujet principal.
Dans notre article, nous ne traiterons donc que du règlement intérieur.
Le sujet se suffit à lui-même comme vous allez le constater.
Il figure en effet parmi les documents qu’un dirigeant d’entreprise doit rédiger et mettre en place.
Si vous ne l’avez pas encore fait, vous vous posez sans doute une multitude de questions sur ce sujet.
- À partir de quand cette obligation s’impose-t-elle à votre entreprise ?
- Quel est son processus d’élaboration ?
- Comment devez-vous assurer sa diffusion en interne ?
- Quels sont aussi les acteurs externes que vous devez solliciter dans le cadre des formalités de dépôt ?
- Quels sont les risques encourus si vous ne respectez pas ces obligations en termes de mise en place, de contenu et de diffusion ?
Toutes ces questions sont effectivement celles qu’il convient de se poser lorsque l’on est obligé ou que l’on souhaite mettre en place un règlement intérieur dans son entreprise.
Oui, vous pouvez volontairement mettre en place un règlement intérieur alors que la loi ne vous ordonne aucune obligation en la matière.
Convenons-en, des éclaircissements s’imposent.
Avec ce guide en 11 points, vous devriez pouvoir évacuer toutes les zones d’ombre sur le règlement intérieur et ses impacts sur la gestion sociale de votre entreprise.
Comme à notre habitude, notre objectif est surtout que vous sachiez ce qu’il convient de faire ou de ne pas faire dans votre entreprise.
1. Un règlement intérieur obligatoire ? Êtes-vous concerné ?
C’est une bonne question à vous poser.
En effet, depuis le 1ᵉʳ janvier 2020, les règles ont changé.
Vous êtes obligé de mettre en place un règlement intérieur si vous remplissez deux conditions.
- Premièrement, vous êtes un employeur de droit privé ou un établissement public à caractère industriel et commercial (source article L. 1311-1 du Code du travail).
- Deuxièmement, vous devez employer au moins 50 salariés (source article. L. 1311-2 du Code du travail) contre 20 salariés avant le 1er janvier 2020.
Cependant, si vous êtes dans ce cas, vous n’êtes peut-être pas concerné par une mise en place immédiate.
En effet, les règles d’appréciation de l’effectif sont particulières.
Il faut que l’effectif de 50 salariés ait été franchi pendant 12 mois consécutifs (source : article R. 1321-5 du Code du travail).
C’est le même principe que pour les élections du CSE, mais avec un seuil d’effectif plus bas.
Cet effectif s’apprécie au niveau de l’entreprise. Il est important de le signaler pour les entreprises qui comportent des établissements distincts.
Pour vous y retrouver, la démarche à suivre, telle que précisée par l’administration, est la suivante : (DRT, circ. nº 5-83, 15 mars 1983, BOMT nº 83/16).
- Si aucun des établissements n’atteint le seuil de 50 salariés, le règlement intérieur est mis en place au niveau de l’entreprise.
- Si un ou plusieurs établissements atteignent le seuil, la mise en place du règlement intérieur doit se faire au niveau de chacun de ces établissements.
Toutefois, dans ce dernier cas, vous pouvez aussi tout à fait adopter un seul règlement intérieur à la condition que les caractéristiques de travail soient identiques au sein des différents établissements.
Cette position a été validée par la jurisprudence (CE, 8 juill. 1988, nº 85392).
2. Vous venez de créer votre entreprise. Quelles sont les règles ?
Dans ce cas, vous devez avoir atteint le seuil de 50 salariés pendant 12 mois consécutifs suivant la création de votre entreprise.
Une fois cette première étape franchie, vous disposez de 12 mois pour établir votre règlement intérieur (source article R. 1321-5 du Code du travail).
Ce délai s’impose aux entreprises créées à compter du 1ᵉʳ janvier 2020.
En effet, auparavant, le règlement intérieur devait être instauré dans les 3 mois suivant l’ouverture de l’entreprise.
3. Une entreprise de moins de 50 salariés peut-elle mettre en place un règlement intérieur ?
Ce souhait peut être légitime.
Notre cabinet a d’ailleurs accompagné plusieurs entrepreneurs dans ce projet avec un effectif de 15 ou de 30 collaborateurs.
Quelles étaient leurs principales motivations ?
- Disposer d’un support écrit fixant clairement les règles applicables,
- Rappeler les attendus en termes de savoir-vivre en collectivité aux salariés présents,
- Utiliser ce support dans le cadre de l’intégration des nouveaux collaborateurs pour faire écho à la formation à la sécurité par exemple,
- Disposer d’une échelle personnalisée en matière de sanction,
- In fine, montrer une certaine forme d’autorité de la direction avant que ne s’amplifient certains comportements jugés inacceptables.
Alors oui, cela est possible à la condition toutefois de bien respecter toutes les règles d’élaboration et diffusion du règlement intérieur prévues par le Code du travail (source DRT, circ. nº 5-83, 15 mars 1983, BO Trav. nº 83/16).
À défaut, votre règlement intérieur n’aura pas la même valeur juridique.
Ainsi, par exemple, la sanction prise à l’encontre d’un salarié qui aurait enfreint une règle édictée par le règlement intérieur sera nulle.
Ce serait dommage et le résultat produit serait alors contraire à celui attendu, à savoir : faire respecter les règles et sanctionner les écarts.
4. Quelles sont les règles d’élaboration qu’il convient de respecter ?
Il y a tout d’abord tous les points qui concernent le contenu même du règlement intérieur et ensuite toutes les règles relatives au dépôt et à la publicité du règlement intérieur.
Le contenu du règlement intérieur : pas de place pour improviser !
En effet, le contenu du règlement intérieur est strictement défini par le législateur.
Les matières sur lesquelles il peut porter sont limitatives (source article L. 1321-1 du Code du travail).
Cependant, il y a aussi des informations qui se doivent obligatoirement de figurer dans le règlement intérieur (source : Article L. 1321-2 et L. 321-4 du Code du travail).
| Domaines exclusifs du règlement intérieur | Mentions obligatoires |
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Rappel : en matière de santé et de sécurité au travail, il vous appartient de prendre les mesures de prévention nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (source article L. 4121-1 du Code du travail).
Pour en savoir plus sur le sujet et notamment dans quels cas vous devez diligenter une enquête interne.
5. Quelles sont les clauses exclues et les clauses interdites du règlement intérieur ?
| Clauses exclues | Clauses interdites |
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Focus : La clause de neutralité : de quoi s’agit-il ?
Dans le cadre des règles générales et permanentes relatives à la discipline, il vous est possible d’inclure une clause de neutralité.
Son objet est de restreindre la manifestation des convictions des salariés (source article L.1321-2-1 du Code du travail).
Pour être valable, les restrictions apportées par cette clause doivent se justifier soit :
- Par l’exercice d’autres libertés et droits fondamentaux ;
- Ou par les nécessités du bon fonctionnement de l’entreprise (respect des règles sanitaires, de santé ou de sécurité, contact permanent avec des enfants, la clientèle…).
Il faut également qu’elles soient proportionnées au but recherché.
6. À qui s’applique le règlement intérieur de votre entreprise ?
Tout d’abord, il s’applique à tous vos salariés, et ce quelle que soit leur date d’embauche par rapport au moment où vous mettez en place votre règlement intérieur.
Sont concernés les stagiaires, mais aussi les intérimaires ou encore toute personne d’une entreprise extérieure, peu importe la forme de son intervention.
Ainsi, toutes ces personnes doivent respecter les règles en lien avec la discipline, mais aussi celles relatives à l’hygiène et à la sécurité.
Concernant les intérimaires par exemple, c’est la raison pour laquelle vous devez leur dispenser une formation initiale à la sécurité au moment de leur prise de poste.
Point important : vous ne pouvez exercer votre pouvoir disciplinaire qu’à l’égard des salariés de votre entreprise.
Cela signifie que toutes les dispositions de votre règlement intérieur relatives à la nature et à l’échelle des sanctions, ainsi qu’à la procédure disciplinaire ne s’appliquent pas à ces personnes extérieures (CE, 4 mai 1988, nº 74589).
7. Quel est le processus d’élaboration et de diffusion du règlement intérieur ?
Vous voulez être certain de la validité de votre futur règlement intérieur ?
Alors, respectez bien toutes les étapes décrites dans le schéma ci-dessous.
4 étapes pour élaborer et diffuser votre règlement intérieur
Étape 1 : Informer et consulter votre CSE
Ce règlement intérieur est important au niveau de votre entreprise et pour vos salariés.
Jusqu’à ce que ce projet soit déployé, les règles qui étaient plus ou moins informelles seront désormais formalisées et serviront de référence.
Compte tenu de son impact pour votre entreprise, votre CSE doit être informé et consulté (source : article L. 1321-4 du Code du travail).
L’absence de consultation de vos représentants du personnel aurait pour effet de rendre votre règlement intérieur inopposable aux salariés (source Cass. soc., 10 nov. 2021, nº 20-12.327).
La même solution s’applique si vous n’êtes pas en mesure de justifier d’un procès-verbal de carence lorsque, selon le volume de vos effectifs, vous devriez avoir des représentants du personnel.
Il s’agit bien d’un avis consultatif, c’est-à-dire que le CSE doit voter sur l’adoption ou non du projet de règlement intérieur qui lui est soumis. Il sera peut-être aussi conduit à formuler des propositions de modifications.
Pour autant, et même si vous n’êtes pas lié par cet avis, il est important d’avoir en tête que celui-ci sera transmis à l’inspection du travail en même temps que votre projet de règlement intérieur.
Le compte rendu de la réunion sera, lui aussi, affiché dans vos locaux.
Cette étape avec votre CSE sera donc l’occasion éventuelle de procéder à quelques “ajustements” de votre projet initial.
Étape 2 : Communiquer le règlement intérieur à l’inspecteur du travail
Après avoir consulté votre CSE, vous devez ensuite communiquer votre règlement intérieur en deux exemplaires à l’inspecteur du travail accompagné de l’avis de votre CSE (source : articles L. 1321-4 et R.1321-4 du Code du travail).
Si vous mettez en place votre règlement intérieur au niveau de l’entreprise, l’inspecteur du travail compétent sera celui du siège de votre entreprise.
Si vous avez plusieurs établissements, nous l’avons vu un peu avant, vous avez plusieurs possibilités.
- Vous avez établi autant de règlements intérieurs que vous avez d’établissements. Alors, ce seront les inspecteurs des établissements qui seront compétents pour examiner votre projet.
- Vous avez mis en place un règlement intérieur unique au niveau de votre entreprise. Dans ce cas, ce sera l’inspecteur du travail du siège de votre entreprise qui sera compétent.
Étapes 3 et 4 : Les formalités de dépôt et de publicité
Dans les faits, ces deux étapes sont concomitantes à celle de l’envoi de votre règlement intérieur à l’inspection du travail.
Vous devez déposer votre règlement intérieur au greffe du Conseil de prud’hommes du ressort de votre entreprise ou de l’établissement (source article R.1321-2 du Code du travail).
Si vous avez établi un seul règlement intérieur pour votre entreprise, vous aurez donc seulement à effectuer ce dépôt au conseil de prud’hommes du siège de votre entreprise (Cass. soc., 26 juin 2019, nº 17-31.328).
Le règlement intérieur doit-être porté par tous moyens à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche. (source article R.1321-1 du Code du travail).
Pour assurer la communication de votre règlement intérieur, vous avez donc plusieurs possibilités.
Si vous disposez d’un intranet, c’est un moyen de le mettre à disposition de vos salariés.
Par la suite, vous pouvez aussi le remettre de manière systématique aux nouveaux embauchés.
Dans tous les cas, l’affichage au sein de vos locaux reste le moyen le plus sûr de le porter à la connaissance de tous.
N’oubliez pas que les personnes extérieures sont aussi concernées. Par exemple, elles doivent pouvoir prendre connaissance des consignes à respecter en cas d’incendie.
Vous avez décliné toutes les étapes ? Parfait !
Maintenant, la question est de savoir à quel moment votre règlement intérieur va pouvoir entrer en vigueur ?
8. Quelle est la date d’entrée en vigueur du règlement intérieur ?
Cette date fait partie des mentions obligatoires. Vous vous souvenez ?
Vous devez fixer celle-ci au moins un mois après l’accomplissement des formalités de dépôt auprès du greffe du conseil de prud’hommes, et de publicité auprès des personnes ayant accès aux lieux de travail (source article L. 1321-4 du Code du travail).
Ce délai d’un mois court à compter de la dernière en date des formalités de publicité et de dépôt (source article R. 1321-3 du Code du travail).
Un mois, c’est le délai laissé à l’inspection du travail pour lui permettre de faire parvenir à votre entreprise ses éventuelles observations sur votre règlement intérieur.
Si l’inspection du travail ne fait pas de retour dans ce délai d’un mois, cela n’a pas pour effet de suspendre l’entrée en vigueur de votre règlement intérieur (DRT, circ. nº 5-83, 15 mars 1983, BOMT nº 83/16).
9. Et si un jour, vous souhaitez modifier votre règlement intérieur, comment devrez-vous procéder ?
C’est simple, vous devrez déployer le même processus que celui décrit précédemment.
En cas de modification ou de retrait des clauses du règlement intérieur, il est indispensable de consulter à nouveau vos représentants du personnel et de procéder aux formalités de communication et de dépôt (source article L. 1321-4 du Code du travail).
Si vous ne le faites pas, la modification est inopposable (Cass. soc., 11 févr. 2015, nº 13-16.457 P).
Il y a une exception, comme toujours en droit.
Vous n’avez pas à consulter votre CSE si vous modifiez votre règlement intérieur à la demande de l’inspection du travail, car vous êtes obligés de vous conformer à ses demandes (Cass. soc., 26 juin 2019, nº 18-11.230 PB).
Pour autant, il faut bien que vos salariés soient au courant des modifications apportées. Il vous faudra donc réaliser une nouvelle communication à leur égard.
Et enfin, pour finir, vous aurez également à faire un nouveau dépôt au greffe du conseil de prud’hommes (Cass. soc., 23 juin 2021, nº 19-15.737 B).
10. Quid des notes de service sur des sujets en lien avec les domaines du règlement intérieur ?
C’est une question à se poser.
En effet, il arrive fréquemment que des notes de service en matière d’hygiène et de sécurité soient élaborées.
Hormis s’il s’agit d’un rappel des dispositions de votre règlement intérieur, ces notes de service peuvent être considérées comme des adjonctions au règlement intérieur.
Ce sera le cas, dès lors qu’elles comportent des obligations générales et permanentes en matière de santé et de sécurité ou en matière de discipline (source article L. 1321-5 du Code du travail).
Par conséquent, pour qu’elles puissent être valablement appliquées, vous devrez alors respecter à nouveau la réglementation applicable au règlement intérieur, qu’il s’agisse du contenu de celui-ci, ou de son processus d’élaboration.
Il y a une exception à ce principe. Si l’urgence justifie que vous élaboriez des obligations en matière de santé et de sécurité.
Dans ce cas, vous aurez uniquement à communiquer la note de service à votre secrétaire du CSE et à l’inspection du travail (source article L. 1321-5 du Code du travail).
En revanche, dans tous les cas, il n’est pas utile d’annexer formellement ces notes de service à votre règlement intérieur pour les rendre contraignantes (Cass. soc., 5 mai 2021, nº 19-25.699 P).
11. Quels sont les risques en cas de non-respect des modalités d’élaboration du règlement intérieur ?
Ils sont à apprécier à deux niveaux sur le plan pénal et sur le plan civil.
Sur le plan pénal
Le non-respect des dispositions légales et réglementaires relatives au règlement intérieur est puni d’une amende de quatrième classe, soit 750 € (source article R. 1323-1 du Code du travail).
De plus, le défaut de consultation du CSE constitue un délit d’entrave puni d’une amende de 7.500 € (source article L. 2317-1 du Code du travail).
Sur le plan civil
Les effets liés au non-respect des modalités d’élaboration du règlement intérieur sont identiques à ceux relatifs à l’absence de mise en place du règlement intérieur.
Ainsi, vous ne pourrez pas vous appuyer sur votre réglement intérieur pour reprocher des manquements de ses dispositions par un de vos salariés si vous n’avez pas :
- Consulter votre CSE sur le projet de règlement intérieur (Cass. soc., 9 mai 2012, nº 11-13.687),
- Transmis celui-ci à l’inspection du travail,
- Réaliser le dépôt au greffe du conseil de prud’hommes,
- Porté celui-ci à la connaissance des salariés (Cass. soc., 1er juill. 2020, nº 18-24.556).
C’est ainsi qu’un salarié a pu valablement contester son licenciement au motif que la procédure disciplinaire prévue par le règlement intérieur n’avait pas été respectée.
L’employeur n’a pas été entendu lorsqu’il indiquait que son règlement intérieur n’était pas valable parce qu’il n’avait pas été soumis à l’inspection du travail (Cass. soc., 28 mars 2000, nº 97-43.411 P).
Conclusion sur le Réglement Intérieur en entreprise
Si vous avez 50 salariés dans votre entreprise, vous pouvez être concerné par la mise en place obligatoire d’un règlement intérieur.
Avec un effectif moindre, vous pouvez aussi faire le choix d’élaborer ce document et de le diffuser dans votre société.
Dans les deux cas, le formalisme est de rigueur car :
- Le contenu du règlement intérieur est strictement défini par la loi
- Les formalités de dépôt et de publicité sont les mêmes
Ne pas respecter ce formalisme, c’est exposer son entreprise à des risques importants.
Des sanctions pénales sont prévues et surtout cela rend votre règlement intérieur inapplicable.
Rédiger et diffuser son règlement intérieur dans le respect des règles permet donc notamment de disposer d’un outil au service de votre gestion sociale.
En effet, la formalisation, la diffusion ainsi que le rappel des règles de vie en entreprise sont des points importants.
Sur ce dernier point, il faut souligner que les informations à délivrer aux salariés ont évoluées depuis le 30 octobre 2023.
Vous avez désormais 15 informations à leur fournir.
Mais surtout, c’est leur bonne compréhension et donc leur respect par vos collaborateurs qui contribue au maintien d’un bon climat social.
Bien utilisé, le règlement intérieur est donc, au-delà d’un document qui fixe des règles, un outil au service de votre management et plus largement de votre politique sociale pour le bien de votre entreprise.
À propos de l’auteur
Claude conseille les chefs d’entreprise sur les aspects juridiques et RH de leur gestion sociale. Il assure aussi leur défense devant les juridictions dans le cadre des litiges qui les opposent avec les salariés ou les administrations.
Chez Human Avocats, notre équipe d’avocats et de consultants est dédiée à la gestion sociale des entreprises que nous accompagnons en proposant une démarche transverse des problématiques juridiques et opérationnelles des RH et de la paie.
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