Vous travaillez dans la restauration, la logistique, le commerce de détail, le BTP, la maintenance informatique….

Quel que soit votre secteur d’activité, les questions de santé et de sécurité au travail, et, plus largement, les conditions de travail, font sans aucun doute partie de vos préoccupations quotidiennes !

On se trompe ?

Non, bon alors on ne vous apprend rien si on vous dit que l’entreprise se doit d’assurer la sécurité de ses salariés.

Cette obligation de sécurité qui est mise à sa charge est une obligation de moyens renforcée.

L’employeur doit assurer la prévention des risques professionnels.

Précisément, c’est là que cela se complique. En effet, l’employeur engage sa responsabilité s’il ne respecte pas cette obligation.

En effet, ce non-respect constitue une faute inexcusable en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle.

Donc, en votre qualité d’employeur, si vous êtes accusé d’une telle faute, vous engagez votre responsabilité.

Le seul moyen de vous exonérer de toute responsabilité est de parvenir à démontrer que vous avez pris toutes les mesures générales de prévention nécessaires et suffisantes pour l’éviter.

Que devez-vous faire ?

Les mesures à prendre en matière d’hygiène et sécurité sont nombreuses, notamment en matière de prévention et d’analyse des risques.

Il serait fastidieux d’en dresser la liste.

Cependant, il y en a une que vous devez absolument retenir et mettre en œuvre.

Il s’agit de la formation initiale à la sécurité telle que prévue par l’article L. 4141-2 du Code du travail.

C’est même une des premières mesures à mettre en œuvre.

Cela vous parle ?

Un peu, pas du tout, tout à fait ?

Si tel n’est pas le cas, cela n’a rien de surprenant. En effet, dans les faits, peu d’entreprises respectent cette obligation pourtant essentielle.

Alors, on vous en dit plus sur le sujet.

1. Quel est le contenu de la formation initiale à la sécurité ?

Il existe un cadre juridique précis.

En effet, l’article L.4141-2 du Code du travail qui traite de ce sujet précise :

L’employeur organise une formation pratique et appropriée à la sécurité au bénéfice :

• Des travailleurs qu’il embauche ;
• Des travailleurs qui changent de poste de travail ou de technique ;
• Des salariés temporaires, à l’exception de ceux auxquels il est fait appel en vue de l’exécution de travaux urgents nécessités par des mesures de sécurité et déjà dotés de la qualification nécessaire à cette intervention ;
• À la demande du médecin du travail, des travailleurs qui reprennent leur activité après un arrêt de travail d’une durée d’au moins vingt et un jours.

Cette formation est répétée périodiquement dans des conditions déterminées par voie réglementaire ou par convention ou accord collectif de travail. »

Comme vous pouvez le constater, cette formation est à réaliser non seulement au moment de l’embauche, mais également dans de nombreuses situations.

Ainsi, c’est le cas quand votre salarié change de poste et que vous décidez conjointement de mettre en place une période probatoire.

Vous allez vous assurer que votre salarié va exercer ses nouvelles missions et qu’il maîtrise les règles de sécurité qui lui sont applicables dans ce nouveau contexte.

Il convient de bien repérer tous les cas possibles pour ne pas les oublier et voir sa responsabilité engagée.

2. Comment mettre en œuvre cette formation à la sécurité ?

2.1 Un bon processus d’on-boarding est efficace

La tâche n’est pas facile et il importe d’avoir mis en place des processus de gestion fiables et exhaustifs pour être sûr de respecter la législation en la matière.

Mais aussi et surtout pour vous protéger si d’aventure votre responsabilité venait à être recherchée.

Par exemple, le processus d’intégration de vos collaborateurs (salariés, intérimaires, stagiaires) encore appelé on–boarding doit prévoir systématiquement la dispense de cette formation dans le mois qui l’affectation du salarié à son poste de travail.

Lorsque ce processus est digitalisé, il devient plus efficace.

Vous pouvez découvrir celui que nous mettons en œuvre avec SILAE dont nous sommes le partenaire.

2.2 Des délégations de pouvoirs sont complémentaires

Vous pouvez mettre en place ces délégations de pouvoir auprès de votre encadrement et ainsi le responsabiliser.

En effet, vous ne pouvez pas être sur tous les fronts et vérifier que toutes les règles sont bien appliquées au sein de votre entreprise.

Ce seront à vos managers de s’assurer de la mise en application effective des mesures prescrites en matière de sécurité.

2.3 Il doit s’agir d’une véritable formation

Mais revenons à notre sujet central, celui de la formation à la sécurité.

Mentionnons qu’il doit s’agir d’une véritable formation qui doit se dérouler pendant l’horaire normal de travail.

Il est impossible de vous contenter d’une simple information.

Cette formation doit être :

• Pratique,
• Appropriée aux risques à prévenir,
• Et aux mesures de prévention prescrites par l’employeur.

Elle permet donc au collaborateur de connaître et de comprendre les risques auxquels il est soumis et les mesures de précaution qu’il doit mettre en œuvre.

Elle doit également tenir compte :

• De la formation du salarié,
• De son expérience professionnelle,
• De sa qualification,
• De la langue qu’il parle ou lit.

Une mise en situation est une des bonnes méthodes à appliquer pour s’assurer de la bonne compréhension des instructions que vous donnez.

3. Quels sont les domaines de cette formation à la sécurité ?

D’une manière générale, l’étendue de l’obligation d’information et de formation à la sécurité varie selon :

• La taille de l’établissement,
• La nature de son activité,
• Le caractère des risques qui y sont constatés,
• Le type d’emploi des salariés.

Pour être plus précis : la formation à la sécurité a pour objet d’instruire le salarié des précautions à prendre pour assurer sa propre sécurité et, le cas échéant, celle des autres personnes travaillant dans l’établissement.

Elle porte sur :

• Les conditions de circulation dans l’entreprise,
• Les conditions d’exécution du travail,
• La conduite à tenir en cas d’accident ou de sinistre.

Par conséquent, cette formation tient compte des risques :

• Propres à l’entreprise, à l’établissement ou au chantier,
• Auxquels le salarié est exposé et des tâches qui lui seront effectivement confiées.

En conclusion, sur les 3 points à connaître sur la formation initiale à la sécurité

Le non-respect par l’employeur des dispositions en matière d’hygiène et de sécurité fait l’objet d’un contentieux de plus en plus important.

En effet, la responsabilité des dirigeants est souvent recherchée, notamment dans le cadre du contentieux de la faute inexcusable.

Il est important pour un dirigeant de protéger sa personne et son entreprise.

Pour cela, il y a 3 points à connaître et à appliquer :

• La formation à la sécurité doit être dispensée au moment de l’embauche, mais aussi dans certaines situations bien précises,
• Mettre en place des processus permet de ne pas omettre de dispenser cette formation. Les délégations de pouvoir sont un bon complément,
• Il doit s’agir d’une véritable formation, matérialisée par un support cosigné par le collaborateur (salarié, intérimaire, stagiaire) et le formateur (dirigeant, manager…) à conserver en cas de besoin.

Vous trouvez cela compliqué ?

Ça y est, votre entreprise a atteint un seuil d’au moins 50 salariés pendant 12 mois consécutifs.

Votre CSE en place va donc exercer les attributions prévues pour les « grands CSE ».

Jusqu’à maintenant vous aviez l’habitude de traiter avec peu d’interlocuteurs avec un rôle limité et désormais vous allez devoir composer avec un CSE doté d’attributions élargies et de moyens spécifiques.

Vous allez aussi devoir endosser un nouveau rôle : celui de président de CSE.

Des changements en perspective auxquels il vaut mieux se préparer afin d’éviter d’improviser et ce au risque de commettre de graves erreurs dans le pire des cas, ou encore de donner de mauvaises habitudes à votre nouveau CSE.

Et là, vous vous dites que vous n’aurez jamais assez de temps pour être prêts à répondre à toutes ces nouvelles obligations.

Pas de panique !

Pour vous préparer vous disposez d’un délai d’un an à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint pendant 12 mois consécutifs.

Une occasion en or pour vous former.

En 2023, vous serez aussi de nombreuses entreprises à renouveler votre CSE, alors, au sein du cabinet  nous nous sommes dits  qu’un article sur les principaux points à mettre en œuvre pour bien débuter avec son CSE serait le bienvenu pour les chefs d’entreprise.

Et si toutefois vous n’avez encore pas déroulé les élections de votre CSE, cet article peut vous intéresser.

Voici notre contribution pour vous permettre de vous simplifier un peu la tâche pour la prise en mains de votre nouveau rôle.

C’est vous le Président !

Selon la forme juridique de votre entreprise c’est peut-être déjà un titre que vous avez déjà mais dans le cas du CSE il s’agit d’un statut à part entière qu’il vous faut connaître et maîtriser.

En effet, en tant qu’ employeur vous avez la responsabilité de présider le Comité Social et Économique mais aussi de participer à son fonctionnement, d’assurer son information et sa consultation sur tous les points pour lesquels le comité est compétent.

Votre rôle est à multiples facettes.

Nous allons aborder les principaux points qu’il convient de connaître.

1. Votre rôle en matière de préparation de l’ordre du jour des réunions

Sur ce sujet, le principe est que l’ordre du jour est élaboré conjointement par l’employeur et le secrétaire du comité.

Cependant, l’employeur ou le secrétaire du comité peut inscrire de plein droit des consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire, ou par un accord collectif de travail (source C. trav., art. L. 2315-29).

Il y a également une possibilité d’une inscription unilatérale d’un point à l’ordre du jour mais dans les cas limités aux désaccords constatés entre les deux parties (source Cass. Soc., 12 juill. 2010, no 08-40.821).

Celui du président ou du secrétaire qui inscrit unilatéralement un point à l’ordre du jour devra rapporter la preuve du désaccord antérieur et du blocage.

2. Votre rôle en matière de convocation aux réunions

Le président a seul le pouvoir de convoquer le comité (source C. trav., art. L. 2315-30).

C’est une responsabilité qui lui incombe de convoquer le CSE aux réunions ordinaires et extraordinaires.

Si d’un point de vue pratique,  le secrétaire peut se voir confier la mission de convoquer le CSE,  il agira toujours par délégation du président.

En tout état de cause,  l’employeur ne pourra pas se retrancher derrière le rôle dévolu au secrétaire pour échapper à sa responsabilité en la matière.

C’est lui qui fixe la date, l’heure et le lieu des réunions sauf à ce qu’il y ait des dispositions conventionnelles particulières.

Pour convoquer le comité, le président doit adresser les convocations au moins 3 jours à l’avance à l’ensemble des titulaires et des suppléants,  mais aussi aux représentants syndicaux s’il y en a.

Avec la convocation est adressée l’ordre du jour ainsi que tout document nécessaire à son examen en cours de réunion.

3. L’importance de la première réunion du CSE

Tout d’abord, précisons que pour cette première réunion, le secrétaire n’ayant pas encore été désigné c’est le président seul qui va adresser la convocation avec l’ordre du jour aux membres du CSE.

Cette première réunion est importante car elle comporte un certain nombre de points incontournables.

Quels sont les points à mettre obligatoirement à l’ordre du jour de cette première réunion ?

Il s’agit de points qui concernent quasi exclusivement le fonctionnement à venir du nouveau comité.

Seront ainsi portés à l’ordre du jour :

• La désignation du secrétaire, du trésorier (et de leurs adjoints). Il est important de prévoir un adjoint pour le secrétaire mais aussi un adjoint pour le trésorier afin d’éviter toute perturbation dans le fonctionnement du comité d’entreprise ;
• La désignation des représentants au conseil d’administration si nécessaire ;
• Le cas échéant, la mise en place de commissions et la désignation de leurs membres

Les points complémentaires suivants peuvent aussi être rajoutés :

• Le projet d’élaboration du règlement intérieur du comité. Ce règlement intérieur du CSE est obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés.

Dans le cas d’un CSE renouvelé, la question est de savoir si le règlement intérieur sera modifié ou   reconduit.

• Les modalités de fonctionnement (utilisation du crédit d’heures, utilisation du matériel, mise à disposition des locaux, modalités de versement des budgets…).

A l’occasion de cette première réunion l’employeur peut aussi remettre la documentation économique juridique et financière prévue par les dispositions légales (en l’absence d’accord) qu’il doit communiquer dans le délai d’un mois après l’élection du CSE (source C. trav., art. L. 2312-57).

Souvent, la première réunion est l’occasion pour les membres sortants d’opérer une « passation de pouvoirs » au profit des membres nouvellement élus.

À ce titre, vous pouvez inviter les membres élus titulaires et les suppléants des comités entrants et sortants afin notamment que la documentation attachée à la gestion du comité soit transmise.

Le CSE sortant pourra aussi présenter un compte rendu de sa gestion et de la comptabilité du comité.

C’est ce dernier point qui pourra ainsi figurer à l’ordre du jour de votre première réunion.

Vous vous en rendez compte, cette première réunion dans les entreprises d’au moins 50 salariés, est bien remplie,  alors que dans les entreprises d’au moins 11 salariés et de moins de 50 salariés, l’ordre du jour de cette première réunion se limite aux seules questions posées par les membres de la délégation du personnel au CSE.

4. Vous avez également une mission en matière de direction et de coordination des débats

Lors des réunions c’est le Président qui va donc diriger les débats.

Concrètement son rôle est de :

• Ouvrir et clore la séance ;
• Suspendre cette séance, de sa propre initiative ou à la demande de la majorité ;
• S’assurer de la présence du secrétaire lors de l’ouverture de la séance ;
• Organiser l’élection d’un secrétaire de séance en cas d’absence du secrétaire (ou de son suppléant) ;
• Énoncer l’ordre du jour tel qu’il a été fixé et dans l’ordre chronologique des questions ;
• Attribuer la parole à chacune des personnes qui souhaitent intervenir ;
• Mettre aux voix les résolutions et les décisions ;
• Proclamer les résultats des votes internes.

Il nous est souvent posé la question de savoir si le président participe au débat.

Le président est un membre du comité, de ce fait il anime et participe aux débats.

En revanche, selon le thème abordé le président ne peut pas toujours prendre part aux votes.

D’une manière générale il peut voter lorsque les décisions adoptées sont en lien avec la gestion du CSE. C’est le cas par exemple de la désignation du secrétaire du comité.

À noter que dans les entreprises d’au moins 50 salariés le président du CSE peut être assisté par 3 collaborateurs de son choix (source C. trav., art. L. 2315-23). Ces derniers auront voix consultative à l’identique des autres intervenants du comité tels les représentants syndicaux ou encore le médecin du travail.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l’employeur peut aussi se faire assister par des collaborateurs à la condition que, tous réunis, ils ne soient pas majoritaires par rapport aux représentants du personnel titulaires (source C. trav., art. L. 2315-21).

Enfin, le président où les membres du comité peuvent inviter des intervenants extérieurs si cela est prévu par la loi ou, à défaut, si l’ensemble des membres du comité sont d’accord.

5.  Votre rôle en matière d’information et de consultation du CSE est particulièrement important

Vous devez maitriser les règles et les sujets qui donnent lieu soit à des informations, soit à des consultations du CSE.

Une consultation du CSE consiste à lui demander son avis, ce qui n’est pas le cas quand il s’agit d’une simple information. La différence est de taille.

Les sujets sur lesquels le président doit informer et consulter le comité sont nombreux et il est important de bien les connaître sous peine de risquer d’être poursuivi pour délit d’entrave.

Non seulement le président doit communiquer toute la documentation nécessaire au CSE pour les points soumis à une information consultation mais il doit aussi rendre compte de façon motivée des suites données aux avis et aux vœux émis par le comité.

En conclusion

1. L’ordre du jour est arrêté par le Président et le secrétaire. Pas de décision unilatérale d’un côté ou de l’autre sauf exceptions légales ou blocages.

2. C’est le Président seul qui assume l’envoi des convocations aux membres du CSE et nous conseillons de garder la maîtrise de ce rôle. Cela était évident pour vous ? Tant mieux car dans beaucoup d’entreprises c’est le secrétaire qui s’en charge et cela est parfois source de difficultés.

3. La première réunion est importante. Il y a la passation à organiser entre l’ancien et le nouveau CSE peu réalisée en pratique mais tellement importante pour fixer les responsabilités. Et il y aussi la désignation du secrétaire et du trésorier. Il vaut mieux faire le choix de personnes compétentes (même si cela reste un point peu évident en pratique) car le travail par la suite en sera facilité.L’adoption d’un règlement intérieur est aussi un point délicat.

Les membres des CSE arrivent parfois avec des projets aussi pour tenter d’imposer des obligations supra-légales à l’entreprise.

Ils peuvent aussi être très/trop complets et donc mal appliqués car trop « lourds ».

4. Le Président anime et participe aux débats. Il est important de connaître les règles qui régissent la tenue des réunions.

5. Il est indispensable de connaître tous les sujets sur lesquels le comité doit être informé et/ou consulté. Cette distinction est importante, une consultation du CSE consiste à lui demander son avis ce qui n’est pas le cas quand il s’agit d’une simple information.

Il est également primordial de préparer minutieusement et consciencieusement les dossiers qui feront l’objet des informations/consultations du comité.

Alors vous vous sentez prêts pour votre prochain rôle de Président du CSE ?

Vous souhaitez vous former à votre rôle de Président ?