Je suis certain que la diversité et la complexité des documents, à mettre en place dans votre entreprise, soulèvent de nombreuses questions…

En effet, ce n’est pas facile de s’y retrouver et de parvenir à bien cerner toutes vos obligations.

D’ailleurs, je vous le précise à cette occasion, mais un audit social vous permet de savoir si votre entreprise est en zone de risques ou pas sur ce sujet.

Mais revenons à notre sujet principal.

Dans notre article, nous ne traiterons donc que du règlement intérieur.

Le sujet se suffit à lui-même comme vous allez le constater.

Il figure en effet parmi les documents qu’un dirigeant d’entreprise doit rédiger et mettre en place.

Si vous ne l’avez pas encore fait, vous vous posez sans doute une multitude de questions sur ce sujet.

• À partir de quand cette obligation s’impose-t-elle à votre entreprise ?
• Quel est son processus d’élaboration ?
• Comment devez-vous assurer sa diffusion en interne ?
• Quels sont aussi les acteurs externes que vous devez solliciter dans le cadre des formalités de dépôt ?
• Quels sont les risques encourus si vous ne respectez pas ces obligations en termes de mise en place, de contenu et de diffusion ?

Toutes ces questions sont effectivement celles qu’il convient de se poser lorsque l’on est obligé ou que l’on souhaite mettre en place un règlement intérieur dans son entreprise.

Oui, vous pouvez volontairement mettre en place un règlement intérieur alors que la loi ne vous ordonne aucune obligation en la matière.

Convenons-en, des éclaircissements s’imposent.

Avec ce guide en 11 points, vous devriez pouvoir évacuer toutes les zones d’ombre sur le règlement intérieur et ses impacts sur la gestion sociale de votre entreprise.

Comme à notre habitude, notre objectif est surtout que vous sachiez ce qu’il convient de faire ou de ne pas faire dans votre entreprise.

1. Un règlement intérieur obligatoire ? Êtes-vous concerné ?

C’est une bonne question à vous poser.

En effet, depuis le 1ᵉʳ janvier 2020, les règles ont changé.

Vous êtes obligé de mettre en place un règlement intérieur si vous remplissez deux conditions.

• Premièrement, vous êtes un employeur de droit privé ou un établissement public à caractère industriel et commercial (source article L. 1311-1 du Code du travail).
• Deuxièmement, vous devez employer au moins 50 salariés (source article. L. 1311-2 du Code du travail) contre 20 salariés avant le 1er janvier 2020.

Cependant, si vous êtes dans ce cas, vous n’êtes peut-être pas concerné par une mise en place immédiate.

En effet, les règles d’appréciation de l’effectif sont particulières.

Il faut que l’effectif de 50 salariés ait été franchi pendant 12 mois consécutifs (source : article R. 1321-5 du Code du travail).

C’est le même principe que pour les élections du CSE, mais avec un seuil d’effectif plus bas.

Cet effectif s’apprécie au niveau de l’entreprise. Il est important de le signaler pour les entreprises qui comportent des établissements distincts.

Pour vous y retrouver, la démarche à suivre, telle que précisée par l’administration, est la suivante : (DRT, circ. nº 5-83, 15 mars 1983, BOMT nº 83/16).

• Si aucun des établissements n’atteint le seuil de 50 salariés, le règlement intérieur est mis en place au niveau de l’entreprise.
• Si un ou plusieurs établissements atteignent le seuil, la mise en place du règlement intérieur doit se faire au niveau de chacun de ces établissements.

Toutefois, dans ce dernier cas, vous pouvez aussi tout à fait adopter un seul règlement intérieur à la condition que les caractéristiques de travail soient identiques au sein des différents établissements.

Cette position a été validée par la jurisprudence (CE, 8 juill. 1988, nº 85392).

2. Vous venez de créer votre entreprise. Quelles sont les règles ?

Dans ce cas, vous devez avoir atteint le seuil de 50 salariés pendant 12 mois consécutifs suivant la création de votre entreprise.

Une fois cette première étape franchie, vous disposez de 12 mois pour établir votre règlement intérieur (source article R. 1321-5 du Code du travail).

Ce délai s’impose aux entreprises créées à compter du 1ᵉʳ janvier 2020.

En effet, auparavant, le règlement intérieur devait être instauré dans les 3 mois suivant l’ouverture de l’entreprise.

3. Une entreprise de moins de 50 salariés peut-elle mettre en place un règlement intérieur ?

Ce souhait peut être légitime.

Notre cabinet a d’ailleurs accompagné plusieurs entrepreneurs dans ce projet avec un effectif de 15 ou de 30 collaborateurs.

Quelles étaient leurs principales motivations ?

• Disposer d’un support écrit fixant clairement les règles applicables,
• Rappeler les attendus en termes de savoir-vivre en collectivité aux salariés présents,
• Utiliser ce support dans le cadre de l’intégration des nouveaux collaborateurs pour faire écho à la formation à la sécurité par exemple,
• Disposer d’une échelle personnalisée en matière de sanction,
• In fine, montrer une certaine forme d’autorité de la direction avant que ne s’amplifient certains comportements jugés inacceptables.

Alors oui, cela est possible à la condition toutefois de bien respecter toutes les règles d’élaboration et diffusion du règlement intérieur prévues par le Code du travail (source DRT, circ. nº 5-83, 15 mars 1983, BO Trav. nº 83/16).

À défaut, votre règlement intérieur n’aura pas la même valeur juridique.

Ainsi, par exemple, la sanction prise à l’encontre d’un salarié qui aurait enfreint une règle édictée par le règlement intérieur sera nulle.

Ce serait dommage et le résultat produit serait alors contraire à celui attendu, à savoir : faire respecter les règles et sanctionner les écarts.

4. Quelles sont les règles d’élaboration qu’il convient de respecter ?

Il y a tout d’abord tous les points qui concernent le contenu même du règlement intérieur et ensuite toutes les règles relatives au dépôt et à la publicité du règlement intérieur.

Le contenu du règlement intérieur : pas de place pour improviser !

En effet, le contenu du règlement intérieur est strictement défini par le législateur.

Les matières sur lesquelles il peut porter sont limitatives (source article L. 1321-1 du Code du travail).

Cependant, il y a aussi des informations qui se doivent obligatoirement de figurer dans le règlement intérieur (source : Article L. 1321-2 et  L. 321-4 du Code du travail).

Rappel : en matière de santé et de sécurité au travail, il vous appartient de prendre les mesures de prévention nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (source article L. 4121-1 du Code du travail).

Pour en savoir plus sur le sujet et notamment dans quels cas vous devez diligenter une enquête interne.

5. Quelles sont les clauses exclues et les clauses interdites du règlement intérieur ?

Focus : La clause de neutralité : de quoi s’agit-il ?

Dans le cadre des règles générales et permanentes relatives à la discipline, il vous est possible d’inclure une clause de neutralité.

Son objet est de restreindre la manifestation des convictions des salariés (source article L.1321-2-1 du Code du travail).

Pour être valable, les restrictions apportées par cette clause doivent se justifier soit :

• Par l’exercice d’autres libertés et droits fondamentaux ;
• Ou par les nécessités du bon fonctionnement de l’entreprise (respect des règles sanitaires, de santé ou de sécurité, contact permanent avec des enfants, la clientèle…).

Il faut également qu’elles soient proportionnées au but recherché.

6. À qui s’applique le règlement intérieur de votre entreprise ?

Tout d’abord, il s’applique à tous vos salariés, et ce quelle que soit leur date d’embauche par rapport au moment où vous mettez en place votre règlement intérieur.

Sont concernés les stagiaires, mais aussi les intérimaires ou encore toute personne d’une entreprise extérieure, peu importe la forme de son intervention.

Ainsi, toutes ces personnes doivent respecter les règles en lien avec la discipline, mais aussi celles relatives à l’hygiène et à la sécurité.

Concernant les intérimaires par exemple, c’est la raison pour laquelle vous devez leur dispenser une formation initiale à la sécurité au moment de leur prise de poste.

Point important : vous ne pouvez exercer votre pouvoir disciplinaire qu’à l’égard des salariés de votre entreprise.

Cela signifie que toutes les dispositions de votre règlement intérieur relatives à la nature et à l’échelle des sanctions, ainsi qu’à la procédure disciplinaire ne s’appliquent pas à ces personnes extérieures (CE, 4 mai 1988, nº 74589).

7. Quel est le processus d’élaboration et de diffusion du règlement intérieur ?

Vous voulez être certain de la validité de votre futur règlement intérieur ?

Alors, respectez bien toutes les étapes décrites dans le schéma ci-dessous.

4 étapes pour élaborer et diffuser votre règlement intérieur

Étape 1 : Informer et consulter votre CSE

Ce règlement intérieur est important au niveau de votre entreprise et pour vos salariés.

Jusqu’à ce que ce projet soit déployé, les règles qui étaient plus ou moins informelles seront désormais formalisées et serviront de référence.

Compte tenu de son impact pour votre entreprise, votre CSE doit être informé et consulté (source : article L. 1321-4 du Code du travail).

L’absence de consultation de vos représentants du personnel aurait pour effet de rendre votre règlement intérieur inopposable aux salariés (source Cass. soc., 10 nov. 2021, nº 20-12.327).

La même solution s’applique si vous n’êtes pas en mesure de justifier d’un procès-verbal de carence lorsque, selon le volume de vos effectifs, vous devriez avoir des représentants du personnel.

Il s’agit bien d’un avis consultatif, c’est-à-dire que le CSE doit voter sur l’adoption ou non du projet de règlement intérieur qui lui est soumis. Il sera peut-être aussi conduit à formuler des propositions de modifications.

Pour autant, et même si vous n’êtes pas lié par cet avis, il est important d’avoir en tête que celui-ci sera transmis à l’inspection du travail en même temps que votre projet de règlement intérieur.

Le compte rendu de la réunion sera, lui aussi, affiché dans vos locaux.

Cette étape avec votre CSE sera donc l’occasion éventuelle de procéder à quelques “ajustements” de votre projet initial.

Étape 2 : Communiquer le règlement intérieur à l’inspecteur du travail

Après avoir consulté votre CSE, vous devez ensuite communiquer votre règlement intérieur en deux exemplaires à l’inspecteur du travail accompagné de l’avis de votre CSE (source : articles L. 1321-4   et R.1321-4 du Code du travail).

Si vous mettez en place votre règlement intérieur au niveau de l’entreprise, l’inspecteur du travail compétent sera celui du siège de votre entreprise.

Si vous avez plusieurs établissements, nous l’avons vu un peu avant, vous avez plusieurs possibilités.

• Vous avez établi autant de règlements intérieurs que vous avez d’établissements. Alors, ce seront les inspecteurs des établissements qui seront compétents pour examiner votre projet.

• Vous avez mis en place un règlement intérieur unique au niveau de votre entreprise. Dans ce cas, ce sera l’inspecteur du travail du siège de votre entreprise qui sera compétent.

Étapes 3 et 4 : Les formalités de dépôt et de publicité

Dans les faits, ces deux étapes sont concomitantes à celle de l’envoi de votre règlement intérieur à l’inspection du travail.

Vous devez déposer votre règlement intérieur au greffe du Conseil de prud’hommes du ressort de votre entreprise ou de l’établissement (source article R.1321-2 du Code du travail).

Si vous avez établi un seul règlement intérieur pour votre entreprise, vous aurez donc seulement à effectuer ce dépôt au conseil de prud’hommes du siège de votre entreprise (Cass. soc., 26 juin 2019, nº 17-31.328).

Le règlement intérieur doit-être porté par tous moyens à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche. (source article R.1321-1 du Code du travail).

Pour assurer la communication de votre règlement intérieur, vous avez donc plusieurs possibilités.

Si vous disposez d’un intranet, c’est un moyen de le mettre à disposition de vos salariés.

Par la suite, vous pouvez aussi le remettre de manière systématique aux nouveaux embauchés.

Dans tous les cas, l’affichage au sein de vos locaux reste le moyen le plus sûr de le porter à la connaissance de tous.

N’oubliez pas que les personnes extérieures sont aussi concernées. Par exemple, elles doivent pouvoir prendre connaissance des consignes à respecter en cas d’incendie.

Vous avez décliné toutes les étapes ? Parfait !

Maintenant, la question est de savoir à quel moment votre règlement intérieur va pouvoir entrer en vigueur ?

8. Quelle est la date d’entrée en vigueur du règlement intérieur ?

Cette date fait partie des mentions obligatoires. Vous vous souvenez ?

Vous devez fixer celle-ci au moins un mois après l’accomplissement des formalités de dépôt auprès du greffe du conseil de prud’hommes, et de publicité auprès des personnes ayant accès aux lieux de travail (source article L. 1321-4 du Code du travail).

Ce délai d’un mois court à compter de la dernière en date des formalités de publicité et de dépôt (source article R. 1321-3 du Code du travail).

Un mois, c’est le délai laissé à l’inspection du travail pour lui permettre de faire parvenir à votre entreprise ses éventuelles observations sur votre règlement intérieur.

Si l’inspection du travail ne fait pas de retour dans ce délai d’un mois, cela n’a pas pour effet de suspendre l’entrée en vigueur de votre règlement intérieur (DRT, circ. nº 5-83, 15 mars 1983, BOMT nº 83/16).

9. Et si un jour, vous souhaitez modifier votre règlement intérieur, comment devrez-vous procéder ?

C’est simple, vous devrez déployer le même processus que celui décrit précédemment.

En cas de modification ou de retrait des clauses du règlement intérieur, il est indispensable de consulter à nouveau vos représentants du personnel et de procéder aux formalités de communication et de dépôt (source article L. 1321-4 du Code du travail).

Si vous ne le faites pas, la modification est inopposable (Cass. soc., 11 févr. 2015, nº 13-16.457 P).

Il y a une exception, comme toujours en droit.

Vous n’avez pas à consulter votre CSE si vous modifiez votre règlement intérieur à la demande de l’inspection du travail, car vous êtes obligés de vous conformer à ses demandes (Cass. soc., 26 juin 2019, nº 18-11.230 PB).

Pour autant, il faut bien que vos salariés soient au courant des modifications apportées. Il vous faudra donc réaliser une nouvelle communication à leur égard.

Et enfin, pour finir, vous aurez également à faire un nouveau dépôt au greffe du conseil de prud’hommes (Cass. soc., 23 juin 2021, nº 19-15.737 B).

10. Quid des notes de service sur des sujets en lien avec les domaines du règlement intérieur ?

C’est une question à se poser.

En effet, il arrive fréquemment que des notes de service en matière d’hygiène et de sécurité soient élaborées.

Hormis s’il s’agit d’un rappel des dispositions de votre règlement intérieur, ces notes de service peuvent être considérées comme des adjonctions au règlement intérieur.

Ce sera le cas, dès lors qu’elles comportent des obligations générales et permanentes en matière de santé et de sécurité ou en matière de discipline (source article L. 1321-5 du Code du travail).

Par conséquent, pour qu’elles puissent être valablement appliquées, vous devrez alors respecter à nouveau la réglementation applicable au règlement intérieur, qu’il s’agisse du contenu de celui-ci, ou de son processus d’élaboration.

Il y a une exception à ce principe. Si l’urgence justifie que vous élaboriez des obligations en matière de santé et de sécurité.

Dans ce cas, vous aurez uniquement à communiquer la note de service à votre secrétaire du CSE et à l’inspection du travail (source article L. 1321-5 du Code du travail).

En revanche, dans tous les cas, il n’est pas utile d’annexer formellement ces notes de service à votre règlement intérieur pour les rendre contraignantes (Cass. soc., 5 mai 2021, nº 19-25.699 P).

11. Quels sont les risques en cas de non-respect des modalités d’élaboration du règlement intérieur ?

Ils sont à apprécier à deux niveaux sur le plan pénal et sur le plan civil.

Sur le plan pénal

Le non-respect des dispositions légales et réglementaires relatives au règlement intérieur est puni d’une amende de quatrième classe, soit 750 € (source article R. 1323-1 du Code du travail).

De plus, le défaut de consultation du CSE constitue un délit d’entrave puni d’une amende de 7.500 € (source article L. 2317-1 du Code du travail).

Sur le plan civil

Les effets liés au non-respect des modalités d’élaboration du règlement intérieur sont identiques à ceux relatifs à l’absence de mise en place du règlement intérieur.

Ainsi, vous ne pourrez pas vous appuyer sur votre réglement intérieur pour reprocher des manquements de ses dispositions par un de vos salariés si vous n’avez pas :

• Consulter votre CSE sur le projet de règlement intérieur (Cass. soc., 9 mai 2012, nº 11-13.687),
• Transmis celui-ci à l’inspection du travail,
• Réaliser le dépôt au greffe du conseil de prud’hommes,
• Porté celui-ci à la connaissance des salariés (Cass. soc., 1er juill. 2020, nº 18-24.556).

C’est ainsi qu’un salarié a pu valablement contester son licenciement au motif que la procédure disciplinaire prévue par le règlement intérieur n’avait pas été respectée.

L’employeur n’a pas été entendu lorsqu’il indiquait que son règlement intérieur n’était pas valable parce qu’il n’avait pas été soumis à l’inspection du travail (Cass. soc., 28 mars 2000, nº 97-43.411 P).

Conclusion sur le Réglement Intérieur en entreprise

Si vous avez 50 salariés dans votre entreprise, vous pouvez être concerné par la mise en place obligatoire d’un règlement intérieur.

Avec un effectif moindre, vous pouvez aussi faire le choix d’élaborer ce document et de le diffuser dans votre société.

Dans les deux cas, le formalisme est de rigueur car :

• Le contenu du règlement intérieur est strictement défini par la loi
• Les formalités de dépôt et de publicité sont les mêmes

Ne pas respecter ce formalisme, c’est exposer son entreprise à des risques importants.

Des sanctions pénales sont prévues et surtout cela rend votre règlement intérieur inapplicable.

Rédiger et diffuser son règlement intérieur dans le respect des règles permet donc notamment de disposer d’un outil au service de votre gestion sociale.

En effet, la formalisation, la diffusion ainsi que le rappel des règles de vie en entreprise sont des points importants.

Sur ce dernier point, il faut souligner que les informations à délivrer aux salariés ont évoluées depuis le 30 octobre 2023.

Vous avez désormais 15 informations à leur fournir.

Mais surtout, c’est leur bonne compréhension et donc leur respect par vos collaborateurs qui contribue au maintien d’un bon climat social.

Bien utilisé, le règlement intérieur est donc, au-delà d’un document qui fixe des règles, un outil au service de votre management et plus largement de votre politique sociale pour le bien de votre entreprise.

Avez-vous déjà fait le tour de toutes les conséquences des décisions de la Cour de cassation du 13 septembre 2023 sur la  gestion des congés payés dans votre entreprise ?

Je suis certain que non et ce malgré toute la communication sur le sujet.

Dans tous les cas, il fallait s’y attendre !

Cela faisait 10 ans que la Cour de cassation pointait dans ses rapports annuels que la législation française sur les règles en matière d’acquisition des congés payés n’était pas en conformité avec le droit européen (Directive n° 2003/88/CE du 4 novembre 2003 Art.7).

En cause, plus particulièrement, les périodes d’absences pour cause de maladie non professionnelle non assimilées à du temps de travail effectif par la législation française.

C’est ainsi que le 13 septembre 2023, au terme de 5 arrêts, la Cour de cassation a franchi un nouveau pas en alignant sa position sur celle de la directive et a jugé que les salariés malades ou accidentés auront droit à des congés payés sur leur période d’absence, même si cette absence n’est pas liée à un accident de travail ou à une maladie professionnelle (Cass. Soc., 13 sept.2023, nº 22-17.340 – 341 et 342).

Mais ce n’est pas tout.

Elle écarte également les dispositions de l’article L.3141-5 du Code du travail qui limitent à une période ininterrompue d’un an d’arrêt de travail, l’acquisition des congés payés en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle (Cass. Soc., 13 sept.2023, nº 22-17.638).

Autre point important.

La règle applicable jusqu’alors en matière de prescription des congés qui en fixait le point de départ à l’expiration de la période (légale ou conventionnelle) au cours de laquelle les congés auraient pu être pris, est écartée au profit de la règle selon laquelle :

Le délai de prescription de l’indemnité de congé payé ne peut commencer à courir que si l’employeur a pris les mesures nécessaires pour permettre au salarié d’exercer effectivement son droit à congé payé (Cass. Soc., 13 sept.2023, nº 22-10.529).

Comme vous pouvez le constater, les changements sont importants et potentiellement lourds de conséquences pour les entreprises.

Patrick MARTIN, le patron du MEDEF, estime le coût pour les entreprises de ces nouvelles règles à 2 milliards d’euros.

Désormais, le législateur n’a plus guère le choix que d’intervenir pour aménager les règles d’acquisition des congés payés de notre législation nationale afin de tenir compte des solutions dégagées par la Cour de cassation.

Aura-t-il aussi la volonté d’en minimiser les impacts à l’égard des entreprises ?

Il est encore trop tôt pour se pencher sur cette question et ce d’autant plus que ses marges de manœuvre apparaissent très limitées.

Alors, je vous propose de laisser de côté ces préoccupations pour revenir aux fondamentaux sur les règles d’acquisition des congés payés.

En effet, selon notre expérience au sein du cabinet, au regard des échanges avec nos clients, il nous est apparu important de reprendre toutes les notions essentielles sur ce sujet assez technique.

Bien sûr, nous vous donnerons aussi nos premiers conseils pour mieux faire face aux changements à opérer et aussi pour pouvoir répondre aux questions qui se sont déjà posées ces dernières semaines.

1. Quels sont les bénéficiaires des congés payés ?

Le droit aux congés payés est un droit absolu.

En effet, tout salarié doit bénéficier de ce droit, et ce, peu importe :

• Sa nationalité,
• La nature de son contrat de travail : CDI, CDD, contrat d’apprentissage
• Sa catégorie professionnelle. Les cadres bénéficient de congés payés dans les mêmes conditions que les autres salariés, qu’ils soient ou non régis par des conventions de forfait en heures ou en jours.

Pour certains salariés, le congé est dû selon des modalités particulières, c’est le cas par exemple des concierges d’immeuble, des VRP, des gérants non-salariés, des employés de maison, des travailleurs à domicile…

2. Quelles sont les conditions d’ouverture du droit à congés payés ?

L’article L.3141-12 du Code du travail pose le principe selon lequel l’ouverture du droit à congé est effective dès le premier jour de travail.

Finies donc les dispositions antérieures qui subordonnaient l’ouverture du droit à congés payés à un minimum d’un mois de travail effectif, puis de 10 jours.

Il s’agissait déjà là d’une première étape vers la mise en conformité du droit national avec le droit de l’Union Européenne.

• CJCE, 26 juin 2001, arrêt Bectu : les États membres doivent prendre les mesures nécessaires pour que tout travailleur bénéficie d’un congé annuel payé d’au moins 4 semaines. Le Code du travail ne peut pas limiter unilatéralement le droit au congé annuel payé conféré à tous les travailleurs en appliquant une condition d’ouverture, qui a pour effet d’exclure certains travailleurs du bénéfice du droit aux congés payés.
• CJCE, 20 janvier 2009, affaire Schultz-Hoff et Stringer : le droit au congé annuel payé conféré par la directive 2003/88 ne peut être subordonné par un État membre à l’obligation d’avoir effectivement travaillé pendant la période de référence.
• Confirmé par CJUE, 24 janvier 2012, arrêt Dominguez : la directive ne permet pas de subordonner le droit au congé annuel payé à une période de travail effectif de 10 jours durant la période de référence.

Votre salarié acquiert donc des congés payés lorsqu’il est en période d’essai.

Si cette période est rompue avant son terme, une indemnité compensatrice lui sera donc due et ce quel que soit le nombre de jours qu’il aura travaillé.

Notez au passage que si votre salarié prend des jours de congés pendant sa période d’essai, celle-ci sera alors rallongée du nombre de jours de congés pris.

Néanmoins, il ne peut y avoir prolongation de la période d’essai si l’absence du salarié est due à l’employeur (cas de l’absence pour cause de formation) ou encore du fait des jours fériés.

Il y a 2 cas particuliers.

• Les salariés sous CDD qui ont droit à une indemnité compensatrice de congés payés quelle que soit la durée du contrat, dès lors que le régime des congés applicable dans l’entreprise ne leur permet pas de les prendre pendant la durée du contrat (Article L.1242-16 du Code du travail).
• Les intérimaires qui ont droit à une indemnité de congés payés pour chaque mission qu’ils effectuent, peu importe la durée de cette dernière (Article L.1251-19 du Code du travail).

3. Sur quelle période de référence se baser pour l’acquisition des congés payés ?

Le Code du travail fixe la période de référence, qui ne coïncide pas avec l’année civile.

Cependant, une convention ou un accord collectif qui organise une répartition de la durée du travail sur tout ou partie de l’année peut toujours fixer le point de départ à une autre date.

À retenir :

Lorsque votre salarié intègre l’entreprise en cours d’année, sa période de référence débute à compter de sa date d’arrivée dans l’entreprise.

Et dans le cas d’un départ en cours d’année, la période de référence prend fin à l’expiration du préavis.

Dans le cas où vous dispenseriez le salarié d’exécuter son préavis, la période de référence se termine à la date à laquelle le préavis aurait normalement expiré s’il avait été effectué par votre salarié (Cass. Soc., 24 nov. 1992, nº 90-42.764).

4. Comment calcule-t-on la durée des congés acquis ?

a. Principe : le calcul de la durée légale du congé

Pour connaître le nombre de jours de congés acquis par un salarié, déterminez d’abord la période de référence qui le concerne.

Le nombre de jours de congé se calcule sur la période de référence qui court en principe du 1ᵉʳ juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.

Sur cette période de référence, le salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, sans que la durée totale du congé ne puisse excéder 30 jours ouvrables, c’est-à-dire 5 semaines (article L.3141-3 du Code du travail).

Lorsque le salarié a travaillé moins d’un mois, la durée du congé est proportionnelle au temps travaillé

Cependant, il peut y avoir des dispositions plus favorables aux salariés.

Ainsi, cette durée légale peut être augmentée par les accords et conventions collectifs, le contrat de travail ou encore les usages.

Cette durée du congé peut être majorée en raison de l’âge, de l’ancienneté ou encore du handicap.

Prenons un exemple.

Si M. DURAND a travaillé pendant 5 mois durant la période de référence, il a donc droit à 2,5 x 5 = 12,5 jours ouvrables, soit 13 jours de congés payés.

En effet, une règle prévoit que si le nombre de jours ouvrables de congés n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre immédiatement supérieur (Article L.3141-7 du Code du travail).

b. Et dans le cas des salariés à temps partiel, quel est le principe ?

Pour ces derniers, leur horaire de travail est inopérant sur la durée des congés.

En clair, les salariés à temps partiel ont les mêmes droits à congé que les salariés à temps complet.

Ainsi, un salarié qui travaille selon un horaire de 24 heures par semaine va acquérir deux jours et demi de congé à l’identique du salarié qui travaille 35 heures par semaine.

Le problème qui est souvent rencontré en matière de gestion des congés des salariés à temps partiel concerne moins le régime d’acquisition que le régime de décompte des jours de congés.

Sur ce dernier point, les erreurs sont fréquentes.

La même règle d’acquisition s’applique pour les congés supplémentaires d’origine conventionnelle.

Ils ne peuvent être réduits en fonction de la durée du travail ou de sa répartition dans la semaine.

5. Je souhaite calculer les droits à congés en jours ouvrés et non en jours ouvrables. Est-ce que j’en ai le droit ?

Oui, c’est possible selon la Cour de cassation (Cass. Soc., 4 déc. 1990, 85-41.289), mais à la condition que le régime appliqué ne défavorise pas le salarié par rapport au calcul qui résulte de l’article L. 3141-3 du Code du travail qui détermine la durée des congés en jours ouvrables (Cass. Soc., 27 mai 1992, 91-40.423 ; Cass. Soc., 8 juill. 1992, no 90-42.746).

Le même principe s’applique si vous souhaitez décompter les jours de congés en jours ouvrés et non en jours ouvrables, c’est-à-dire en jours collectivement travaillés dans l’entreprise (jours d’ouverture).

Vous pouvez prendre cette décision dans le cadre d’un accord collectif.

Cette exception peut aussi trouver à s’appliquer en vertu d’un usage dans l’entreprise ou encore, d’une décision unilatérale que vous pourriez prendre.

Précision : les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine, à l’exception du jour de repos hebdomadaire, donné généralement le dimanche (C. trav., art. L. 3132-3) et des jours fériés habituellement non travaillés dans l’entreprise.

Vous pouvez décompter les jours de congés en jours ouvrés. Mais vous devez donc respecter une condition essentielle.

Ce mode de décompte en jours ouvrés ne doit pas aboutir en pratique à un résultat défavorable pour le salarié par rapport au régime légal de décompte en jours ouvrables.

Qu’est-ce que cela signifie ?

Concrètement, une comparaison doit être faite entre le décompte en jours ouvrés et le décompte en jours ouvrables.

Cette comparaison s’effectue globalement sur l’ensemble de la durée du congé, et non pour les différentes périodes fractionnées (Cass. Soc., 30 oct. 1997, nº 95-41.947).

Prenons un exemple :

En 2023, le 11 novembre tombe un samedi.

Un salarié qui pose sa semaine de congés du 2 au 12 novembre se verra décompter :

• Dans le cas d’un décompte en jours ouvrables : 5 jours ouvrables au lieu de 6 puisque le samedi 11 novembre est férié, il n’est pas compté comme jour de congé.
• Dans le cas d’un décompte en jours ouvrés : 5 jours ouvrés parce que le samedi n’est jamais décompté dans ce type de calcul.

Par conséquent, le salarié qui se voit décompter les jours en ouvrés perd un jour de congé par rapport à un décompte en jours ouvrables.

En fin de période de prise des congés payés, vous devrez donc analyser la situation de chacun et voir si le décompte lui a été défavorable selon les périodes de ses prises de congé.

Dans le cas visé plus haut, il convient donc de rajouter un jour de congé au salarié concerné.

Si le décompte en jours ouvrés ne lui est pas défavorable, le salarié ne peut pas s’y opposer (Cass. Soc., 27 mars 1996, nº 92-43.655).

Le décompte des congés payés effectué en heures est illégal et interdit (Cass. Soc., 11 mars 1998, nº 96-16.553).

À retenir aussi le principe selon lequel le décompte des congés payés pris ne peut se faire qu’en nombre de jours entiers (Cass. soc., 13 sept. 2023, no 21-25.408).

6. L’importance de la notion de travail effectif pour l’acquisition des congés payés

Selon l’article L.3141-3 du Code du travail, un salarié a droit à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de 30 jours ouvrables, sauf accord plus favorable.

Ainsi, les droits du salarié sont calculés en fonction des périodes de travail effectif recensées au cours de la période de référence.

Que recouvre cette notion de travail effectif qui n’est pas défini par la loi, mais par la jurisprudence pour laquelle il s’agit des périodes réellement travaillées dans l’entreprise (Cass. Soc., 16 déc. 1981, nº 79-42.472).

a. Les périodes d’absence assimilées par la loi à des périodes de travail effectif n’ont aucune incidence sur la durée des congés.

Selon l’article L.3141-5 du Code du travail, sont considérées comme du temps de travail effectif :

• Les périodes de congés payés de l’année précédente,
• Les périodes de congé de maternité, de paternité, d’adoption et d’accueil de l’enfant,
• Les contreparties obligatoires en repos des heures supplémentaires,
• Les jours de repos accordés au titre de l’accord collectif,
• Les périodes pendant lesquelles un salarié se trouve maintenu ou rappelé au service national à un titre quelconque,
• Les périodes de suspension du contrat de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle, dans la limite d’une durée ininterrompue d’un an.

Désormais, cette limite d’un an n’est plus applicable depuis le revirement de jurisprudence de la Cour de cassation du 13 septembre 2023.

b. Les autres textes qui assimilent les absences à du temps de travail effectif

• La journée d’appel de préparation à la défense (art. L.3142-97 Code du travail),
• Le congé individuel de formation (L.6322-13 du Code du travail),
• Le congé pour effectuer un bilan de compétences (L.6322-46 du Code du travail),
• Le congé pour faire valider les acquis de l’expérience professionnelle (L.6422-3 du Code du travail),
• Le congé lié à un projet de transition professionnelle (L.6323-17-4 du Code du travail),
• Le congé de formation économique, sociale et syndicale (L.2145-10 du Code du travail),
• Le congé de formation à la sécurité (R.4141-5 du Code du travail),
• Le congé de formation économique des membres du CSE (L.2315-63 du Code du travail),
• Le congé de formation en santé, sécurité et conditions de travail à destination des membres du CSE (L.2315-18),
• Le temps passé en heures de délégation par les représentants du personnel (L.2325-10 du Code du travail),
• Le temps pour préparer et participer à la négociation annuelle dans l’entreprise (L.2232-18 du Code du travail),
• Le congé de formation des cadres et animateurs pour la jeunesse (L.3142-55),
• Le congé de formation des jeunes travailleurs (L.6322-61 du Code du travail),
• Les congés légaux pour évènements familiaux (L.3142-2 du Code du travail),
• Les absences pour dons d’ovocytes (L.1244-5 du Code de la santé publique et L.1225-16 du Code du travail),
• Le congé accordé aux salariés candidats au Parlement, au Parlement européen ou un mandat local pour participer à la campagne électorale (L.3142-82 du Code du travail),
• Les congés accordés aux membres des conseillers de prud’hommes pour participer à des stages de formation (L.1442-6 et L.2145-10 du Code du travail),
• Les absences des futurs pères et mères pour se rendre aux examens médicaux obligatoires dans le cadre de la surveillance médicale de la grossesse et des suites de l’accouchement (L.1225-16 du Code du travail),
• Le congé de formation des administrateurs d’une mutuelle (L.3142-37 du Code du travail),
• Le temps passé par les conseillers prud’homaux salariés pour l’exercice de leurs fonctions (L.1442-6 du Code du travail),
• Le temps d’exercice des fonctions d’assistance ou de représentation devant les conseils de prud’hommes par le défenseur syndical pendant les heures de travail (L.1453-6 du Code du travail),
• Le temps passé hors de l’entreprise durant les heures de travail par les salariés membre d’un conseil ou administrateurs salariés des organismes de sécurité sociale pour exercer leurs fonctions (L.231-9 du Code de la sécurité sociale),
• Le temps de mission et de formation des sapeurs-pompiers volontaires (L.723-14 du Code de la sécurité intérieure),
• Le temps passé à l’exercice du droit d’expression (L.2281-4 du Code du travail),
• Les périodes d’activité dans la réserve opérationnelle (L.3142-91 du Code du travail),
• Le temps passé hors de l’entreprise pendant les heures de travail par le conseiller du salarié pour l’exercice de sa mission (L.1232-9 du Code du travail),
• Les heures chômées au titre de l’activité partielle (R. 5122-11 du Code du travail),
• La période d’absence correspondant à la prise de jours de repos cédés par d’autres salariés (L.1225-65-1 du Code du travail),
• Le congé de solidarité internationale (L.3142-68 du Code du travail),
• Le temps passé hors de l’entreprise pendant les heures de travail des salariés participant en tant que membre aux réunions du conseil d’administration du fond d’action sociale pour les travailleurs immigrés et leurs familles, d’une commission régionale pour l’insertion des populations immigrés ou du conseil national des populations immigrées (L. 85-772 du 25 juillet 1985 – Art.38),
• La réserve de sécurité nationale (L.2171-4 du Code de la défense),
• La période d’activité dans la réserve de la sécurité civile (L.724-9 du Code de la sécurité intérieure),
• Les périodes d’emploi et de formation des réservistes sanitaires (L.3133-4 du Code la santé publique),
• Le congé de représentation dans les associations et les mutuelles (L. 3142-62 du Code du travail),
• Le temps passé hors de l’entreprise pendant les heures de travail des salariés membres des chambres d’agriculture (L 515-3 du Code rural),
• Le temps passé hors de l’entreprise durant les heures de travail des salariés qui assurent la représentation d’associations familiales pour participer à leurs réunions (L.211-13 du CASSF),
• La période de suspension du contrat de travail pendant laquelle un réserviste effectue une période d’emploi ou de formation au titre de la réserve civile de la police nationale (L.411-13 du Code de la sécurité intérieure),
• Le temps passé à l’exercice des fonctions au sein des conseils de l’ordre des médecins, des pharmaciens, des infirmiers et des masseurs kinésithérapeutes (L.4125-3, L. 4233-4, L. 4321-19 du Code de la santé publique).

c. Les absences assimilées à du temps de travail effectif par la jurisprudence

• Les absences pour cause de maladie non professionnelle permettent désormais l’acquisition de congés payés (Cass. soc., 13 sept. 2023, no 22-17.340).
• Les absences consécutives à un accident du trajet sont assimilées aux périodes pendant lesquelles l’exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle (Cass. soc., 3 juill. 2012, n° 08-44.834).

• En cas de licenciement annulé par décision judiciaire, le salarié peut être réintégré dans son emploi. Il est en droit de faire valoir tous les droits au congé annuel payé acquis durant sa période d’éviction comprise entre la date de son licenciement illégal et la date de sa réintégration dans son emploi.  Pour cela, le salarié ne doit pas avoir occupé un autre emploi durant la période d’éviction comprise entre la date du licenciement nul et celle de la réintégration dans son emploi (Cass. soc., 1ᵉʳ mars 2023, n° 21-16.008). L’indemnité de congés payés est également due si le salarié n’a pas pu être réintégré parce qu’il avait fait valoir ses droits à la retraite (Cass. soc., 21 sept. 2022, no 21-13.552).

À lire aussi : la question de la méthodologie de calculs des absences en paie.

7. L’acquisition des congés payés et les règles d’équivalence

Le principe est que les absences non assimilées à du temps de travail effectif peuvent entrainer une réduction des droits à congé du salarié.

À défaut de dispositions conventionnelles plus favorables, les absences non assimilées à du temps de travail effectif peuvent être catégorisées de la manière suivante.

La réduction des droits à congé ne peut être que proportionnelle à la durée de l’absence.

Des équivalences sont prévues pour permettre de prendre en compte les mois de travail incomplets.

Ainsi, l’incidence de l’absence sur la durée des congés s’apprécie selon la règle la plus favorable au salarié parmi les trois modes de calcul possible.

• La règle normale de décompte de congé par mois de travail.
• La règle d’équivalence en semaines : 2,5 jours pour chaque période équivalente à 4 semaines.
• La règle d’équivalence en jours : 2,5 jours pour chaque période, selon la répartition de l’horaire, de 24 jours, 22 jours ou 20 jours.

Des absences dont la durée cumulée est inférieure ou égale à quatre semaines n’ont pas d’influence sur les droits à congé. En effet, le salarié peut bénéficier de la totalité des congés payés, puisqu’il suffit de 48 semaines (4×12) pour bénéficier de la totalité des congés payés.

8. Les impacts des arrêts du 13 septembre sur votre gestion des congés payés

Les règles changent, que convient-il d’ores et déjà de mettre en place ?

a. Revoir le paramétrage de votre logiciel de paie

Ce point est à réaliser à 2 niveaux.

i. Pour les absences maladie non-professionnelle

En application de la jurisprudence du 13 septembre 2023, les absences pour cause de maladie non professionnelle permettent désormais d’acquérir des congés payés.

Cet impact est tout relatif.

En effet, il ne vaut que pour les salariés qui ont une absence d’une durée supérieure à un mois ou 4 semaines en application des règles d’équivalence décrites ci-dessus.

À noter que non seulement le salarié absent pour cause de maladie non professionnelle acquiert des congés payés légaux, mais également les congés payés conventionnels.

Ces derniers sont en effet bien visés en tant que tels par la Cour de cassation dans ses deux premiers arrêts.

À lire aussi : tout savoir sur le traitement des arrêts maladie en paie.

ii. Pour les absences pour cause d’accident du travail et de maladie professionnelle

Dorénavant, il n’y a plus de limite dans le temps à l’acquisition de ces congés payés puisque la Cour de cassation a remis en cause le délai ininterrompu d’un an à l’issue duquel un salarié absent pour cause d’accident du travail (ou de maladie professionnelle) n’acquérait plus de congés payés.

À date, il n’a pas été évoqué la question de l’accident de trajet assimilé par la jurisprudence à l’accident de travail.

Il ne fait que peu de doute qu’il sera impacté de la même manière sur ce point, au même titre que les rechutes consécutives à un accident du travail ou à une maladie professionnelle d’ailleurs.

b. Faire un état des lieux actuel par rapport aux droits en cours des salariés présents

Cet état des lieux doit permettre de prendre la mesure des corrections à apporter au titre de l’année en cours et aussi au titre des deux dernières années sur lesquelles s’applique la prescription des congés.

Ce bilan comptable, une fois dressé, permettra donc d’évaluer les corrections éventuelles à apporter aux provisions pour congés payés et leur impact sur la gestion de l’entreprise.

c. Adapter la communication de l’entreprise sur le sujet

Beaucoup d’informations ont circulé depuis les arrêts de la Cour de cassation.

Une information de la direction adaptée à son contexte spécifique doit-être élaborée pour permettre une communication claire à destination des représentants du personnel, mais aussi des salariés suivants leur situation au regard des changements intervenus et à venir.

d. Revoir les processus de gestion des congés payés

C’est certainement le point le plus important pour assurer une bonne gestion des congés payés.

Rappelons que l’un des arrêts du 13 septembre (Cass. soc., 13 sept. 2013, no 22-10.529) porte sur la prescription.

Jusqu’à cet arrêt, ce point de départ était fixé à l’expiration de la période (légale ou conventionnelle) au cours de laquelle les congés auraient pu être pris.

Désormais, la Cour de cassation décide :

Que lorsque l’employeur oppose la fin de non-recevoir tirée de la prescription, le point de départ du délai de prescription de l’indemnité de congés payés doit être fixé à l’expiration de la période légale ou conventionnelle au cours de laquelle les congés payés auraient pu être pris, dès lors que l’employeur justifie avoir accompli les diligences qui lui incombent légalement afin d’assurer au salarié la possibilité d’exercer effectivement son droit à congé.

Concrètement, cela signifie que l’entreprise supporte la charge de la preuve sur ce point.

Pour opposer la prescription à un salarié, il apparaît nécessaire de respecter notamment les formalités légales suivantes :

• Les informations et consultations aux représentants du personnel ou à défaut l’information aux salariés sur la période des congés payés et sur l’ordre des départs en congés payés.
• Les obligations d’affichage (période d’ouverture des congés payés, ordre des départs).
• Le suivi de la prise effective des jours de congés dans le respect des règles (12 jours ouvrables continus…).

Sur cette question, l’analyse de la jurisprudence de la CJUE met en évidence que l’employeur est tenu d’une véritable obligation d’incitation et d’information (CJUE, 6 nov. 2018, no C-684/16, Max Planck) :

L’employeur doit inciter le travailleur «au besoin formellement» à prendre ses congés «tout en l’informant de manière précise et en temps utile pour garantir que lesdits congés soient encore propres à garantir à l’intéressé le repos et la détente auxquels ils sont censés contribuer, de ce que, s’il ne prend pas ceux-ci, ils seront perdus à la fin de la période de référence ou d’une période de report autorisée».

Il n’est donc plus possible pour l’entreprise de se retrancher derrière ses propres carences pour faire faire courir le délai de prescription.

Si tel n’est pas le cas, il est impératif d’instaurer des processus de gestion solides juridiquement et qui soient aussi très opérationnels.

Les enjeux en termes de protection de l’entreprise sont de taille.

Conclusion : une nouvelle gestion des congés s’impose suite aux arrêts du 13 septembre 2023 de la Cour de cassation

Par une série de 5 arrêts rendus le 13 septembre 2023, la Cour de cassation a aligné sa jurisprudence sur celle du droit européen.

Selon ces arrêts :

• Le salarié dont le contrat de travail est suspendu pour cause de maladie non professionnelle peut prétendre à des congés payés au titre de cette période.
• Le salarié victime d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle dont le contrat de travail a été suspendu au-delà d’une durée ininterrompue d’un an peut prétendre à des congés payés au titre de cette période.
• Les règles en matière de prescription pour l’indemnité de congés payés ont changé. Désormais, le point de départ du délai de prescription de l’indemnité de congés payés doit être fixé à l’expiration de la période légale ou conventionnelle au cours de laquelle les congés payés auraient pu être pris et à la condition que l’employeur justifie avoir accompli les diligences qui lui incombent légalement afin d’assurer au salarié la possibilité d’exercer effectivement son droit à congé.
• Lorsqu’un salarié s’est trouvé dans l’impossibilité de prendre ses congés payés annuels au cours de l’année de référence en raison de l’exercice de son congé parental, les congés payés acquis à la date du début du congé parental doivent être reportés à la date de reprise du travail.

À lire aussi : la question du report des congés payés non pris du fait d’une absence pour cause de maladie non-professionnelle.

Face à ces changements, les premières mesures à prendre sont notamment les suivantes :

• Revoir le paramétrage de votre logiciel de paie :
  • Pour les absences liées à la maladie non-professionnelle,
  • Pour les absences pour cause d’accident du travail, de maladie professionnelle,
  • Pour intégrer la règle d’équivalence si celle-ci n’est pas déjà intégrée.

• Évaluer les risques pour l’entreprise en réalisant un état des lieux actuel par rapport aux droits en cours des salariés présents.
• Adapter la communication de l’entreprise sur le sujet à l’égard des salariés et des représentants du personnel.
• Instaurer des processus de gestion des congés payés si vous n’en avez pas ou sécuriser ceux que vous avez mis en place le cas échéant.

Vous travaillez dans la restauration, la logistique, le commerce de détail, le BTP, la maintenance informatique….

Quel que soit votre secteur d’activité, les questions de santé et de sécurité au travail, et, plus largement, les conditions de travail, font sans aucun doute partie de vos préoccupations quotidiennes !

On se trompe ?

Non, bon alors on ne vous apprend rien si on vous dit que l’entreprise se doit d’assurer la sécurité de ses salariés.

Cette obligation de sécurité qui est mise à sa charge est une obligation de moyens renforcée.

L’employeur doit assurer la prévention des risques professionnels.

Précisément, c’est là que cela se complique. En effet, l’employeur engage sa responsabilité s’il ne respecte pas cette obligation.

En effet, ce non-respect constitue une faute inexcusable en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle.

Donc, en votre qualité d’employeur, si vous êtes accusé d’une telle faute, vous engagez votre responsabilité.

Le seul moyen de vous exonérer de toute responsabilité est de parvenir à démontrer que vous avez pris toutes les mesures générales de prévention nécessaires et suffisantes pour l’éviter.

Que devez-vous faire ?

Les mesures à prendre en matière d’hygiène et sécurité sont nombreuses, notamment en matière de prévention et d’analyse des risques.

Il serait fastidieux d’en dresser la liste.

Cependant, il y en a une que vous devez absolument retenir et mettre en œuvre.

Il s’agit de la formation initiale à la sécurité telle que prévue par l’article L. 4141-2 du Code du travail.

C’est même une des premières mesures à mettre en œuvre.

Cela vous parle ?

Un peu, pas du tout, tout à fait ?

Si tel n’est pas le cas, cela n’a rien de surprenant. En effet, dans les faits, peu d’entreprises respectent cette obligation pourtant essentielle.

Alors, on vous en dit plus sur le sujet.

1. Quel est le contenu de la formation initiale à la sécurité ?

Il existe un cadre juridique précis.

En effet, l’article L.4141-2 du Code du travail qui traite de ce sujet précise :

L’employeur organise une formation pratique et appropriée à la sécurité au bénéfice :

• Des travailleurs qu’il embauche ;
• Des travailleurs qui changent de poste de travail ou de technique ;
• Des salariés temporaires, à l’exception de ceux auxquels il est fait appel en vue de l’exécution de travaux urgents nécessités par des mesures de sécurité et déjà dotés de la qualification nécessaire à cette intervention ;
• À la demande du médecin du travail, des travailleurs qui reprennent leur activité après un arrêt de travail d’une durée d’au moins vingt et un jours.

Cette formation est répétée périodiquement dans des conditions déterminées par voie réglementaire ou par convention ou accord collectif de travail. »

Comme vous pouvez le constater, cette formation est à réaliser non seulement au moment de l’embauche, mais également dans de nombreuses situations.

Ainsi, c’est le cas quand votre salarié change de poste et que vous décidez conjointement de mettre en place une période probatoire.

Vous allez vous assurer que votre salarié va exercer ses nouvelles missions et qu’il maîtrise les règles de sécurité qui lui sont applicables dans ce nouveau contexte.

Il convient de bien repérer tous les cas possibles pour ne pas les oublier et voir sa responsabilité engagée.

2. Comment mettre en œuvre cette formation à la sécurité ?

2.1 Un bon processus d’on-boarding est efficace

La tâche n’est pas facile et il importe d’avoir mis en place des processus de gestion fiables et exhaustifs pour être sûr de respecter la législation en la matière.

Mais aussi et surtout pour vous protéger si d’aventure votre responsabilité venait à être recherchée.

Par exemple, le processus d’intégration de vos collaborateurs (salariés, intérimaires, stagiaires) encore appelé on–boarding doit prévoir systématiquement la dispense de cette formation dans le mois qui l’affectation du salarié à son poste de travail.

Lorsque ce processus est digitalisé, il devient plus efficace.

Vous pouvez découvrir celui que nous mettons en œuvre avec SILAE dont nous sommes le partenaire.

2.2 Des délégations de pouvoirs sont complémentaires

Vous pouvez mettre en place ces délégations de pouvoir auprès de votre encadrement et ainsi le responsabiliser.

En effet, vous ne pouvez pas être sur tous les fronts et vérifier que toutes les règles sont bien appliquées au sein de votre entreprise.

Ce seront à vos managers de s’assurer de la mise en application effective des mesures prescrites en matière de sécurité.

2.3 Il doit s’agir d’une véritable formation

Mais revenons à notre sujet central, celui de la formation à la sécurité.

Mentionnons qu’il doit s’agir d’une véritable formation qui doit se dérouler pendant l’horaire normal de travail.

Il est impossible de vous contenter d’une simple information.

Cette formation doit être :

• Pratique,
• Appropriée aux risques à prévenir,
• Et aux mesures de prévention prescrites par l’employeur.

Elle permet donc au collaborateur de connaître et de comprendre les risques auxquels il est soumis et les mesures de précaution qu’il doit mettre en œuvre.

Elle doit également tenir compte :

• De la formation du salarié,
• De son expérience professionnelle,
• De sa qualification,
• De la langue qu’il parle ou lit.

Une mise en situation est une des bonnes méthodes à appliquer pour s’assurer de la bonne compréhension des instructions que vous donnez.

3. Quels sont les domaines de cette formation à la sécurité ?

D’une manière générale, l’étendue de l’obligation d’information et de formation à la sécurité varie selon :

• La taille de l’établissement,
• La nature de son activité,
• Le caractère des risques qui y sont constatés,
• Le type d’emploi des salariés.

Pour être plus précis : la formation à la sécurité a pour objet d’instruire le salarié des précautions à prendre pour assurer sa propre sécurité et, le cas échéant, celle des autres personnes travaillant dans l’établissement.

Elle porte sur :

• Les conditions de circulation dans l’entreprise,
• Les conditions d’exécution du travail,
• La conduite à tenir en cas d’accident ou de sinistre.

Par conséquent, cette formation tient compte des risques :

• Propres à l’entreprise, à l’établissement ou au chantier,
• Auxquels le salarié est exposé et des tâches qui lui seront effectivement confiées.

En conclusion, sur les 3 points à connaître sur la formation initiale à la sécurité

Le non-respect par l’employeur des dispositions en matière d’hygiène et de sécurité fait l’objet d’un contentieux de plus en plus important.

En effet, la responsabilité des dirigeants est souvent recherchée, notamment dans le cadre du contentieux de la faute inexcusable.

Il est important pour un dirigeant de protéger sa personne et son entreprise.

Pour cela, il y a 3 points à connaître et à appliquer :

• La formation à la sécurité doit être dispensée au moment de l’embauche, mais aussi dans certaines situations bien précises,
• Mettre en place des processus permet de ne pas omettre de dispenser cette formation. Les délégations de pouvoir sont un bon complément,
• Il doit s’agir d’une véritable formation, matérialisée par un support cosigné par le collaborateur (salarié, intérimaire, stagiaire) et le formateur (dirigeant, manager…) à conserver en cas de besoin.

Ça y est, votre entreprise a atteint un seuil d’au moins 50 salariés pendant 12 mois consécutifs.

Votre CSE en place va donc exercer les attributions prévues pour les « grands CSE ».

Jusqu’à maintenant vous aviez l’habitude de traiter avec peu d’interlocuteurs avec un rôle limité et désormais vous allez devoir composer avec un CSE doté d’attributions élargies et de moyens spécifiques.

Vous allez aussi devoir endosser un nouveau rôle : celui de président de CSE.

Des changements en perspective auxquels il vaut mieux se préparer afin d’éviter d’improviser et ce au risque de commettre de graves erreurs dans le pire des cas, ou encore de donner de mauvaises habitudes à votre nouveau CSE.

Et là, vous vous dites que vous n’aurez jamais assez de temps pour être prêts à répondre à toutes ces nouvelles obligations.

Pas de panique !

Pour vous préparer vous disposez d’un délai d’un an à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint pendant 12 mois consécutifs.

Une occasion en or pour vous former.

En 2023, vous serez aussi de nombreuses entreprises à renouveler votre CSE, alors, au sein du cabinet  nous nous sommes dits  qu’un article sur les principaux points à mettre en œuvre pour bien débuter avec son CSE serait le bienvenu pour les chefs d’entreprise.

Et si toutefois vous n’avez encore pas déroulé les élections de votre CSE, cet article peut vous intéresser.

Voici notre contribution pour vous permettre de vous simplifier un peu la tâche pour la prise en mains de votre nouveau rôle.

C’est vous le Président !

Selon la forme juridique de votre entreprise c’est peut-être déjà un titre que vous avez déjà mais dans le cas du CSE il s’agit d’un statut à part entière qu’il vous faut connaître et maîtriser.

En effet, en tant qu’ employeur vous avez la responsabilité de présider le Comité Social et Économique mais aussi de participer à son fonctionnement, d’assurer son information et sa consultation sur tous les points pour lesquels le comité est compétent.

Votre rôle est à multiples facettes.

Nous allons aborder les principaux points qu’il convient de connaître.

1. Votre rôle en matière de préparation de l’ordre du jour des réunions

Sur ce sujet, le principe est que l’ordre du jour est élaboré conjointement par l’employeur et le secrétaire du comité.

Cependant, l’employeur ou le secrétaire du comité peut inscrire de plein droit des consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire, ou par un accord collectif de travail (source C. trav., art. L. 2315-29).

Il y a également une possibilité d’une inscription unilatérale d’un point à l’ordre du jour mais dans les cas limités aux désaccords constatés entre les deux parties (source Cass. Soc., 12 juill. 2010, no 08-40.821).

Celui du président ou du secrétaire qui inscrit unilatéralement un point à l’ordre du jour devra rapporter la preuve du désaccord antérieur et du blocage.

2. Votre rôle en matière de convocation aux réunions

Le président a seul le pouvoir de convoquer le comité (source C. trav., art. L. 2315-30).

C’est une responsabilité qui lui incombe de convoquer le CSE aux réunions ordinaires et extraordinaires.

Si d’un point de vue pratique,  le secrétaire peut se voir confier la mission de convoquer le CSE,  il agira toujours par délégation du président.

En tout état de cause,  l’employeur ne pourra pas se retrancher derrière le rôle dévolu au secrétaire pour échapper à sa responsabilité en la matière.

C’est lui qui fixe la date, l’heure et le lieu des réunions sauf à ce qu’il y ait des dispositions conventionnelles particulières.

Pour convoquer le comité, le président doit adresser les convocations au moins 3 jours à l’avance à l’ensemble des titulaires et des suppléants,  mais aussi aux représentants syndicaux s’il y en a.

Avec la convocation est adressée l’ordre du jour ainsi que tout document nécessaire à son examen en cours de réunion.

3. L’importance de la première réunion du CSE

Tout d’abord, précisons que pour cette première réunion, le secrétaire n’ayant pas encore été désigné c’est le président seul qui va adresser la convocation avec l’ordre du jour aux membres du CSE.

Cette première réunion est importante car elle comporte un certain nombre de points incontournables.

Quels sont les points à mettre obligatoirement à l’ordre du jour de cette première réunion ?

Il s’agit de points qui concernent quasi exclusivement le fonctionnement à venir du nouveau comité.

Seront ainsi portés à l’ordre du jour :

• La désignation du secrétaire, du trésorier (et de leurs adjoints). Il est important de prévoir un adjoint pour le secrétaire mais aussi un adjoint pour le trésorier afin d’éviter toute perturbation dans le fonctionnement du comité d’entreprise ;
• La désignation des représentants au conseil d’administration si nécessaire ;
• Le cas échéant, la mise en place de commissions et la désignation de leurs membres

Les points complémentaires suivants peuvent aussi être rajoutés :

• Le projet d’élaboration du règlement intérieur du comité. Ce règlement intérieur du CSE est obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés.

Dans le cas d’un CSE renouvelé, la question est de savoir si le règlement intérieur sera modifié ou   reconduit.

• Les modalités de fonctionnement (utilisation du crédit d’heures, utilisation du matériel, mise à disposition des locaux, modalités de versement des budgets…).

A l’occasion de cette première réunion l’employeur peut aussi remettre la documentation économique juridique et financière prévue par les dispositions légales (en l’absence d’accord) qu’il doit communiquer dans le délai d’un mois après l’élection du CSE (source C. trav., art. L. 2312-57).

Souvent, la première réunion est l’occasion pour les membres sortants d’opérer une « passation de pouvoirs » au profit des membres nouvellement élus.

À ce titre, vous pouvez inviter les membres élus titulaires et les suppléants des comités entrants et sortants afin notamment que la documentation attachée à la gestion du comité soit transmise.

Le CSE sortant pourra aussi présenter un compte rendu de sa gestion et de la comptabilité du comité.

C’est ce dernier point qui pourra ainsi figurer à l’ordre du jour de votre première réunion.

Vous vous en rendez compte, cette première réunion dans les entreprises d’au moins 50 salariés, est bien remplie,  alors que dans les entreprises d’au moins 11 salariés et de moins de 50 salariés, l’ordre du jour de cette première réunion se limite aux seules questions posées par les membres de la délégation du personnel au CSE.

4. Vous avez également une mission en matière de direction et de coordination des débats

Lors des réunions c’est le Président qui va donc diriger les débats.

Concrètement son rôle est de :

• Ouvrir et clore la séance ;
• Suspendre cette séance, de sa propre initiative ou à la demande de la majorité ;
• S’assurer de la présence du secrétaire lors de l’ouverture de la séance ;
• Organiser l’élection d’un secrétaire de séance en cas d’absence du secrétaire (ou de son suppléant) ;
• Énoncer l’ordre du jour tel qu’il a été fixé et dans l’ordre chronologique des questions ;
• Attribuer la parole à chacune des personnes qui souhaitent intervenir ;
• Mettre aux voix les résolutions et les décisions ;
• Proclamer les résultats des votes internes.

Il nous est souvent posé la question de savoir si le président participe au débat.

Le président est un membre du comité, de ce fait il anime et participe aux débats.

En revanche, selon le thème abordé le président ne peut pas toujours prendre part aux votes.

D’une manière générale il peut voter lorsque les décisions adoptées sont en lien avec la gestion du CSE. C’est le cas par exemple de la désignation du secrétaire du comité.

À noter que dans les entreprises d’au moins 50 salariés le président du CSE peut être assisté par 3 collaborateurs de son choix (source C. trav., art. L. 2315-23). Ces derniers auront voix consultative à l’identique des autres intervenants du comité tels les représentants syndicaux ou encore le médecin du travail.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l’employeur peut aussi se faire assister par des collaborateurs à la condition que, tous réunis, ils ne soient pas majoritaires par rapport aux représentants du personnel titulaires (source C. trav., art. L. 2315-21).

Enfin, le président où les membres du comité peuvent inviter des intervenants extérieurs si cela est prévu par la loi ou, à défaut, si l’ensemble des membres du comité sont d’accord.

5.  Votre rôle en matière d’information et de consultation du CSE est particulièrement important

Vous devez maitriser les règles et les sujets qui donnent lieu soit à des informations, soit à des consultations du CSE.

Une consultation du CSE consiste à lui demander son avis, ce qui n’est pas le cas quand il s’agit d’une simple information. La différence est de taille.

Les sujets sur lesquels le président doit informer et consulter le comité sont nombreux et il est important de bien les connaître sous peine de risquer d’être poursuivi pour délit d’entrave.

Non seulement le président doit communiquer toute la documentation nécessaire au CSE pour les points soumis à une information consultation mais il doit aussi rendre compte de façon motivée des suites données aux avis et aux vœux émis par le comité.

En conclusion

1. L’ordre du jour est arrêté par le Président et le secrétaire. Pas de décision unilatérale d’un côté ou de l’autre sauf exceptions légales ou blocages.

2. C’est le Président seul qui assume l’envoi des convocations aux membres du CSE et nous conseillons de garder la maîtrise de ce rôle. Cela était évident pour vous ? Tant mieux car dans beaucoup d’entreprises c’est le secrétaire qui s’en charge et cela est parfois source de difficultés.

3. La première réunion est importante. Il y a la passation à organiser entre l’ancien et le nouveau CSE peu réalisée en pratique mais tellement importante pour fixer les responsabilités. Et il y aussi la désignation du secrétaire et du trésorier. Il vaut mieux faire le choix de personnes compétentes (même si cela reste un point peu évident en pratique) car le travail par la suite en sera facilité.L’adoption d’un règlement intérieur est aussi un point délicat.

Les membres des CSE arrivent parfois avec des projets aussi pour tenter d’imposer des obligations supra-légales à l’entreprise.

Ils peuvent aussi être très/trop complets et donc mal appliqués car trop « lourds ».

4. Le Président anime et participe aux débats. Il est important de connaître les règles qui régissent la tenue des réunions.

5. Il est indispensable de connaître tous les sujets sur lesquels le comité doit être informé et/ou consulté. Cette distinction est importante, une consultation du CSE consiste à lui demander son avis ce qui n’est pas le cas quand il s’agit d’une simple information.

Il est également primordial de préparer minutieusement et consciencieusement les dossiers qui feront l’objet des informations/consultations du comité.

Alors vous vous sentez prêts pour votre prochain rôle de Président du CSE ?

Vous souhaitez vous former à votre rôle de Président ?