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Congés payés : préparez-vous aux nouvelles règles [22 avril 2024]

Le texte de loi (loi n° 2024-364 du 22 avril 2024) qui fixe les nouvelles règles en cas d’acquisition des congés a été adopté le 10 avril par le Parlement et publié au Journal Officiel le 23 avril.

Il est donc officiellement entré en vigueur le 24 avril 2024.

Ce sujet a alimenté les débats depuis les arrêts de la Cour de cassation du 13 septembre 2023 (Cass. Soc., 13 sept.2023, nº 22-17.340 – 341 et 342).

Des arrêts qui avaient écarté les dispositions du Code du travail qui empêchent toute acquisition de congés payés :

  • Durant un arrêt de travail pour maladie ordinaire
  • Ainsi que celles limitant l’acquisition des congés en cas d’arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnel dépassant une durée d’un an

Le législateur a donc tranché et le moins que l’on puisse dire est que ce nouveau texte ne va pas dans le sens d’une simplification des démarches en matière de gestion sociale pour les entreprises.

Pour bien comprendre les impacts de cette nouvelle loi, nous avons opté pour un point complet sur les règles applicables en matière d’acquisition et de prise des congés payés.

En effet, selon notre expérience au sein du cabinet, au regard des échanges avec nos clients, il nous est apparu important de reprendre toutes les notions essentielles sur ce sujet assez technique.

Bien sûr, nous vous donnerons aussi nos premiers conseils pour mieux faire face aux changements à opérer et aussi pour pouvoir répondre aux questions qui se sont déjà posées ces dernières semaines.

1. Quels sont les bénéficiaires des congés payés ?

Le droit aux congés payés est un droit absolu.

En effet, tout salarié doit bénéficier de ce droit, et ce, peu importe :

  • Sa nationalité,
  • La nature de son contrat de travail : CDI, CDD, contrat d’apprentissage…
  • Sa catégorie professionnelle. Les cadres bénéficient de congés payés dans les mêmes conditions que les autres salariés, qu’ils soient ou non régis par des conventions de forfait en heures ou en jours.

Pour certains salariés, le congé est dû selon des modalités particulières, c’est le cas par exemple des concierges d’immeuble, des VRP, des gérants non-salariés, des employés de maison, des travailleurs à domicile…

2. Quelles sont les conditions d’ouverture du droit à congés payés ?

L’article L.3141-12 du Code du travail pose le principe selon lequel l’ouverture du droit à congé est effective dès le premier jour de travail.

Finies donc les dispositions antérieures qui subordonnaient l’ouverture du droit à congés payés à un minimum d’un mois de travail effectif, puis de 10 jours.

Il s’agissait déjà là d’une première étape vers la mise en conformité du droit national avec le droit de l’Union Européenne.

  • CJCE, 26 juin 2001, arrêt Bectu : les États membres doivent prendre les mesures nécessaires pour que tout travailleur bénéficie d’un congé annuel payé d’au moins 4 semaines. Le Code du travail ne peut pas limiter unilatéralement le droit au congé annuel payé conféré à tous les travailleurs en appliquant une condition d’ouverture, qui a pour effet d’exclure certains travailleurs du bénéfice du droit aux congés payés.
  • CJCE, 20 janvier 2009, affaire Schultz-Hoff et Stringer : le droit au congé annuel payé conféré par la directive 2003/88 ne peut être subordonné par un État membre à l’obligation d’avoir effectivement travaillé pendant la période de référence.
  • Confirmé par CJUE, 24 janvier 2012, arrêt Dominguez : la directive ne permet pas de subordonner le droit au congé annuel payé à une période de travail effectif de 10 jours durant la période de référence.

Votre salarié acquiert donc des congés payés lorsqu’il est en période d’essai.

Si cette période est rompue avant son terme, une indemnité compensatrice lui sera donc due et ce quel que soit le nombre de jours qu’il aura travaillé.

Notez au passage que si votre salarié prend des jours de congés pendant sa période d’essai, celle-ci sera alors prolongée du nombre de jours de congés pris.

Néanmoins, il ne peut y avoir prolongation de la période d’essai si l’absence du salarié est due à l’employeur (cas de l’absence pour cause de formation) ou encore du fait des jours fériés.

Il y a 2 cas particuliers.

  • Les salariés sous CDD qui ont droit à une indemnité compensatrice de congés payés quelle que soit la durée du contrat, dès lors que le régime des congés applicable dans l’entreprise ne leur permet pas de les prendre pendant la durée du contrat (Article L.1242-16 du Code du travail).
  • Les intérimaires qui ont droit à une indemnité de congés payés pour chaque mission qu’ils effectuent, peu importe la durée de cette dernière (Article L.1251-19 du Code du travail).

3. Sur quelle période de référence se baser pour l’acquisition des congés payés ?

Le Code du travail fixe la période de référence, qui ne coïncide pas avec l’année civile.

Cependant, une convention ou un accord collectif qui organise une répartition de la durée du travail sur tout ou partie de l’année peut toujours fixer le point de départ à une autre date.

PrincipeCas particulier : l’entreprise à l’obligation de s’affilier à une caisse de congés payés
  • La période de référence commence le 1ᵉʳ juin de l’année précédente et se termine le 31 mai de l’année en cours.
  • Au titre de l’année 2023, la période de référence s’étend du 1ᵉʳ juin 2023 au 31 mai 2024.
  • La période de référence s’étend du 1ᵉʳ avril au 31 mars.
  • Cela vise les professions du bâtiment et des travaux publics, les entreprises de manutention et de transport, les dockers et les entreprises du spectacle.

À retenir :

Lorsque votre salarié intègre l’entreprise en cours d’année, sa période de référence débute à compter de sa date d’arrivée dans l’entreprise.

Et dans le cas d’un départ en cours d’année, la période de référence prend fin à l’expiration du préavis.

Dans le cas où vous dispenseriez le salarié d’exécuter son préavis, la période de référence se termine à la date à laquelle le préavis aurait normalement expiré s’il avait été effectué par votre salarié (Cass. Soc., 24 nov. 1992, nº 90-42.764).

4. Comment calcule-t-on la durée des congés acquis ?

a. Principe : un salarié en activité acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif

Pour connaître le nombre de jours de congés acquis par un salarié, déterminez d’abord la période de référence qui le concerne.

Le nombre de jours de congé se calcule sur la période de référence qui court en principe du 1ᵉʳ juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.

Sur cette période de référence, le salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, sans que la durée totale du congé ne puisse excéder 30 jours ouvrables, c’est-à-dire 5 semaines (article L.3141-3 du Code du travail).

Lorsque le salarié a travaillé moins d’un mois, la durée du congé est proportionnelle au temps travaillé.

Cependant, il peut y avoir des dispositions plus favorables aux salariés.

Ainsi, cette durée légale peut être augmentée par les accords et conventions collectives, le contrat de travail ou encore les usages.

Cette durée du congé peut être majorée en raison de l’âge, de l’ancienneté ou encore du handicap.

Prenons un exemple.

Si M. DURAND a travaillé pendant 5 mois durant la période de référence, il a donc droit à 2,5 x 5 = 12,5 jours ouvrables, soit 13 jours de congés payés.

En effet, une règle prévoit que si le nombre de jours ouvrables de congés n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre immédiatement supérieur (Article L.3141-7 du Code du travail).

b. Exception : le cas particulier des arrêts maladie

La loi n° 2024-364 du 22 avril 2024 a instauré un régime dérogatoire pour les périodes d’arrêts maladie qu’elle considère désormais comme du travail effectif.

Nous reviendrons un peu plus loin sur cette notion qu’il est important de maîtriser.

Le salarié en arrêt de travail pour cause de maladie non professionnelle va désormais acquérir deux jours ouvrables de congé par mois, et ce, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence (Nouvel Article L3141-5-1 du Code du travail).

Concrètement, cela implique que vous allez devoir gérer deux compteurs de congés payés :

  • Un compteur pour comptabiliser les jours de congé acquis selon la règle d’acquisition de 2,5 jours ouvrables par mois ;
  • Un compteur pour comptabiliser les jours de congé acquis pendant le ou les arrêts maladie à hauteur de 2 jours ouvrables de congé par mois.

Prenons un exemple.

Mme DUPONT, a travaillé 8 mois durant la période de référence et a été absente 4 mois pour maladie non-professionnelle.

Elle va donc acquérir :

  • Compteur 1 :  8 x 2,5 = 20 jours ouvrables
  • Compteur 2 : 4 x 2 = 8 jours ouvrables

Elle a donc acquis un droit à congés de 28 jours ouvrables.

La loi adapte en conséquence le calcul de l’indemnité de congés payés.

Durant la période de suspension du contrat de travail pour cause d’arrêt de travail pour maladie non professionnelle, il sera pris en compte la rémunération à hauteur de 80 % pour le calcul de l’indemnité de congés payés selon la règle du dixième (Article L3141-24 du Code du Travail, 4°).

Poursuivons avec Mme DUPONT qui a un salaire mensuel de base de 1.900 € brut.

La base de calcul de son indemnité de congé pour le calcul selon la règle du dixième sera donc de : 21.280 € obtenue via le calcul suivant : (1900 X 8) + (1900 X 4 X 80 %).

À noter : ce pourcentage de 80 % est logiquement appliqué compte tenu du fait qu’un mois d’arrêt de travail pour maladie ordinaire n’ouvre droit qu’à deux jours ouvrables de congés payés, ce qui correspond à 80 % de 2,5 jours ouvrables de congés payés acquis hors période d’arrêt de travail.

c. Et pour les salariés à temps partiel, quel est le principe ?

Pour ces derniers, leur horaire de travail est inopérant sur la durée des congés.

En clair, les salariés à temps partiel ont les mêmes droits à congé que les salariés à temps complet.

Ainsi, un salarié qui travaille selon un horaire de 24 heures par semaine va acquérir deux jours et demi de congé à l’identique du salarié qui travaille 35 heures par semaine.

Le problème qui est souvent rencontré en matière de gestion des congés des salariés à temps partiel concerne moins le régime d’acquisition que le régime de décompte des jours de congés.

Sur ce dernier point, les erreurs sont fréquentes.

La même règle d’acquisition s’applique pour les congés supplémentaires d’origine conventionnelle.

Ils ne peuvent être réduits en fonction de la durée du travail ou de sa répartition dans la semaine.

5. Je souhaite calculer les droits à congés en jours ouvrés et non en jours ouvrables. Est-ce que j’en ai le droit ?

Précision :

  • Les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine, à l’exception du jour de repos hebdomadaire, donné généralement le dimanche (Code du travail, art. L. 3132-3) et des jours fériés habituellement non travaillés dans l’entreprise ;
  • Les jours ouvrés sont ceux qui sont collectivement travaillés dans l’entreprise. Ils correspondent aux jours d’ouverture.

Vous pouvez décompter les jours de congés en jours ouvrés.

Vous pouvez prendre cette décision dans le cadre d’un accord collectif. Cette exception peut aussi trouver à s’appliquer en vertu d’un usage dans l’entreprise ou encore, d’une décision unilatérale que vous pourriez prendre.

Il vous faudra cependant respecter une condition essentielle.

Ce mode de décompte en jours ouvrés ne doit pas aboutir en pratique à un résultat défavorable pour le salarié par rapport au régime légal de décompte en jours ouvrables tel que prévu par l’article L. 3141-3 du Code du travail qui détermine la durée des congés en jours ouvrables. (Cass. Soc., 27 mai 1992, n° 91-40.423 ; Cass. Soc., 8 juill. 1992, n° 90-42.746).

Qu’est-ce que cela signifie ?

Concrètement, une comparaison doit être faite entre le décompte en jours ouvrés et le décompte en jours ouvrables.

Cette comparaison s’effectue globalement sur l’ensemble de la durée du congé, et non pour les différentes périodes fractionnées (Cass. Soc., 30 oct. 1997, nº 95-41.947).

Prenons un exemple.

En 2023, le 11 novembre tombe un samedi.

Un salarié qui pose sa semaine de congés du 2 au 12 novembre se verra décompter :

  • Dans le cas d’un décompte en jours ouvrables : 5 jours ouvrables au lieu de 6 puisque le samedi 11 novembre est férié, il n’est pas compté comme jour de congé.
  • Dans le cas d’un décompte en jours ouvrés : 5 jours ouvrés parce que le samedi n’est jamais décompté dans ce type de calcul.

Par conséquent, le salarié qui se voit décompter les jours en ouvrés perd un jour de congé par rapport à un décompte en jours ouvrables.

En fin de période de prise des congés payés, vous devrez donc analyser la situation de chacun et voir si le décompte lui a été défavorable selon les périodes de ses prises de congé.

Dans le cas visé plus haut, il convient donc de rajouter un jour de congé au salarié concerné.

Si le décompte en jours ouvrés ne lui est pas défavorable, le salarié ne peut pas s’y opposer (Cass. Soc., 27 mars 1996, nº 92-43.655).

A noter :

  • Le décompte des congés payés effectué en heures est illégal et interdit (Cass. Soc., 11 mars 1998, nº 96-16.553).
  • Le décompte des congés payés pris ne peut se faire qu’en nombre de jours entiers (Cass. soc., 13 sept. 2023, n° 21-25.408).

 

6. L’importance de la notion de travail effectif pour l’acquisition des congés payés

Selon l’article L.3141-3 du Code du travail, un salarié a droit à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de 30 jours ouvrables, sauf accord plus favorable.

Ainsi, les droits du salarié sont calculés en fonction des périodes de travail effectif recensées au cours de la période de référence.

Que recouvre cette notion de travail effectif qui n’est pas défini par la loi, mais par la jurisprudence.

Elle correspond aux périodes réellement travaillées dans l’entreprise (Cass. Soc., 16 déc. 1981, nº 79-42.472).

a. Les périodes d’absence assimilées par la loi à des périodes de travail effectif

Depuis la nouvelle loi du 22 avril, l’article L.3141-5 du Code du travail qui définit les périodes considérées comme du temps de travail effectif a été modifié.

Cette nouvelle loi considère les périodes de suspension du contrat de travail pour maladie non-professionnelle comme étant du temps de travail effectif.

De plus, en cas de suspension du contrat de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle d’une durée supérieure à un an, le salarié continuera d’acquérir des congés payés. Avant ce texte de loi, cette durée d’acquisition était limitée à un an.

Selon le Conseil constitutionnel, la différence de traitement entre les salariés en arrêt pour maladie professionnelle ou non-professionnelle, ne porte pas atteinte au principe d’égalité (Cons. const., déc. n° 2023-1079, QPC, 8 févr. 2024).

Désormais, sont considérées comme du temps de travail effectif :

  • Les périodes de congé payé ;
  • Les périodes de congé de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant et d’adoption ;
  • Les contreparties obligatoires sous forme de repos prévues aux articles L. 3121-30, L. 3121-33 et L. 3121-38 ;
  • Les jours de repos accordés au titre de l’accord collectif conclu en application de l’article L. 3121-44 ;
  • Les périodes pendant lesquelles l’exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ;
  • Les périodes pendant lesquelles un salarié se trouve maintenu ou rappelé au service national à un titre quelconque ;
  • Les périodes pendant lesquelles l’exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d’arrêt de travail lié à un accident ou une maladie n’ayant pas un caractère professionnel.

b. Les autres textes qui assimilent les absences à du temps de travail effectif

  • La journée d’appel de préparation à la défense (art. L.3142-97 Code du travail),
  • Le congé individuel de formation (L.6322-13 du Code du travail),
  • Le congé pour effectuer un bilan de compétences (L.6322-46 du Code du travail),
  • Le congé pour faire valider les acquis de l’expérience professionnelle (L.6422-3 du Code du travail),
  • Le congé lié à un projet de transition professionnelle (L.6323-17-4 du Code du travail),
  • Le congé de formation économique, sociale et syndicale (L.2145-10 du Code du travail),
  • Le congé de formation à la sécurité (R.4141-5 du Code du travail),
  • Le congé de formation économique des membres du CSE (L.2315-63 du Code du travail),
  • Le congé de formation en santé, sécurité et conditions de travail à destination des membres du CSE (L.2315-18),
  • Le temps passé en heures de délégation par les représentants du personnel (L.2325-10 du Code du travail),
  • Le temps pour préparer et participer à la négociation annuelle dans l’entreprise (L.2232-18 du Code du travail),
  • Le congé de formation des cadres et animateurs pour la jeunesse (L.3142-55),
  • Le congé de formation des jeunes travailleurs (L.6322-61 du Code du travail),
  • Les congés légaux pour évènements familiaux (L.3142-2 du Code du travail),
  • Les absences pour dons d’ovocytes (L.1244-5 du Code de la santé publique et L.1225-16 du Code du travail),
  • Le congé accordé aux salariés candidats au Parlement, au Parlement européen ou un mandat local pour participer à la campagne électorale (L.3142-82 du Code du travail),
  • Les congés accordés aux membres des conseillers de prud’hommes pour participer à des stages de formation (L.1442-6 et L.2145-10 du Code du travail),
  • Les absences des futurs pères et mères pour se rendre aux examens médicaux obligatoires dans le cadre de la surveillance médicale de la grossesse et des suites de l’accouchement (L.1225-16 du Code du travail),
  • Le congé de formation des administrateurs d’une mutuelle (L.3142-37 du Code du travail),
  • Le temps passé par les conseillers prud’homaux salariés pour l’exercice de leurs fonctions (L.1442-6 du Code du travail),
  • Le temps d’exercice des fonctions d’assistance ou de représentation devant les conseils de prud’hommes par le défenseur syndical pendant les heures de travail (L.1453-6 du Code du travail),
  • Le temps passé hors de l’entreprise durant les heures de travail par les salariés membre d’un conseil ou administrateurs salariés des organismes de Sécurité sociale pour exercer leurs fonctions (L.231-9 du Code de la Sécurité sociale),
  • Le temps de mission et de formation des sapeurs-pompiers volontaires (L.723-14 du Code de la sécurité intérieure),
  • Le temps passé à l’exercice du droit d’expression (L.2281-4 du Code du travail),
  • Les périodes d’activité dans la réserve opérationnelle (L.3142-91 du Code du travail),
  • Le temps passé hors de l’entreprise pendant les heures de travail par le conseiller du salarié pour l’exercice de sa mission (L.1232-9 du Code du travail),
  • Les heures chômées au titre de l’activité partielle (R. 5122-11 du Code du travail),
  • La période d’absence correspondant à la prise de jours de repos cédés par d’autres salariés (L.1225-65-1 du Code du travail),
  • Le congé de solidarité internationale (L.3142-68 du Code du travail),
  • Le temps passé hors de l’entreprise pendant les heures de travail des salariés participant en tant que membre aux réunions du conseil d’administration du fond d’action sociale pour les travailleurs immigrés et leurs familles, d’une commission régionale pour l’insertion des populations immigrés ou du conseil national des populations immigrées (L. 85-772 du 25 juillet 1985 – Art.38),
  • La réserve de sécurité nationale (L.2171-4 du Code de la défense),
  • La période d’activité dans la réserve de la sécurité civile (L.724-9 du Code de la sécurité intérieure),
  • Les périodes d’emploi et de formation des réservistes sanitaires (L.3133-4 du Code la santé publique),
  • Le congé de représentation dans les associations et les mutuelles (L. 3142-62 du Code du travail),
  • Le temps passé hors de l’entreprise pendant les heures de travail des salariés membres des chambres d’agriculture (L 515-3 du Code rural),
  • Le temps passé hors de l’entreprise durant les heures de travail des salariés qui assurent la représentation d’associations familiales pour participer à leurs réunions (L.211-13 du CASSF),
  • La période de suspension du contrat de travail pendant laquelle un réserviste effectue une période d’emploi ou de formation au titre de la réserve civile de la police nationale (L.411-13 du Code de la sécurité intérieure),
  • Le temps passé à l’exercice des fonctions au sein des conseils de l’ordre des médecins, des pharmaciens, des infirmiers et des masseurs kinésithérapeutes (L.4125-3, L. 4233-4, L. 4321-19 du Code de la santé publique).

c. Les absences assimilées à du temps de travail effectif par la jurisprudence

  • Les absences consécutives à un accident du trajet sont assimilées aux périodes pendant lesquelles l’exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle (Cass. soc., 3 juill. 2012, n° 08-44.834).
  • En cas de licenciement annulé par décision judiciaire, le salarié peut être réintégré dans son emploi. Il est en droit de faire valoir tous les droits au congé annuel payé acquis durant sa période d’éviction comprise entre la date de son licenciement illégal et la date de sa réintégration dans son emploi.  Pour cela, le salarié ne doit pas avoir occupé un autre emploi durant la période d’éviction comprise entre la date du licenciement nul et celle de la réintégration dans son emploi (Cass. soc., 1ᵉʳ mars 2023, n° 21-16.008). L’indemnité de congés payés est également due si le salarié n’a pas pu être réintégré parce qu’il avait fait valoir ses droits à la retraite (Cass. soc., 21 sept. 2022, n° 21-13.552).

À lire aussi : la question de la méthodologie de calculs des absences en paie.

7. L’acquisition des congés payés et les règles d’équivalence

La loi n°2024-364 du 22 avril 2024 ne modifie pas les règles d’équivalence telles que fixées par l’article L. 3141-4 du Code du travail.

En application de cet article, les périodes équivalentes à quatre semaines ou vingt-quatre jours de travail sont assimilées à un mois de travail effectif pour la détermination de la durée du congé.

De plus, la règle selon laquelle 20, 22 ou 24 jours travaillés correspondent à un mois de travail effectif a été confirmée par la circulaire ministérielle du 15 mai 1956.

Le principe est que les absences non assimilées à du temps de travail effectif peuvent entraîner une réduction des droits à congé du salarié.

À défaut de dispositions conventionnelles plus favorables, les absences non assimilées à du temps de travail effectif peuvent être catégorisées de la manière suivante.

Nature de l’absence non assimilée à du temps de travail effectif
Absences liées à la santé du salarié
  • Cure Thermale
Congés liés à la formation ou au reclassement
  • Congé d’enseignement ou de recherche
  • Congé de reclassement (pour la période excédant la durée du préavis)
  • Absence prévue par le plan de sauvegarde de l’emploi
Absences liées à la vie familiale
  • Congé de présence parentale total
  • Congé de solidarité familial
  • Congé de soutien familial
  • Congé parental d’éducation total
  • Congé légal pour enfant malade
  • Congé de proche aidant
Autres
  • Mise à pied
  • Préavis non exécuté à la demande du salarié
  • Grève
  • Absences pour assurer la mission de juré ou de témoin
  • Congé de solidarité internationale
  • Congé pour création d’entreprise (à temps plein)
  • Congé sabbatique
  • Chômage-intempéries avec semaine calendaire complète

La réduction des droits à congé ne peut être que proportionnelle à la durée de l’absence.

Des équivalences sont prévues pour permettre de prendre en compte les mois de travail incomplets.

Ainsi, l’incidence de l’absence sur la durée des congés s’apprécie selon la règle la plus favorable au salarié parmi les trois modes de calcul possibles.

La règle normale de décompte de congé par mois de travail.

La règle d’équivalence en semaines : 2,5 jours pour chaque période équivalente à 4 semaines.

La règle d’équivalence en jours : 2,5 jours pour chaque période, selon la répartition de l’horaire, de 24 jours, 22 jours ou 20 jours.

Des absences dont la durée cumulée est inférieure ou égale à quatre semaines n’ont pas d’influence sur les droits à congé. En effet, le salarié peut bénéficier de la totalité des congés payés, puisqu’il suffit de 48 semaines (4×12) pour bénéficier de la totalité des congés payés.

Règle d’équivalence en semaines : périodes équivalentes à 4 semaines assimilées à un mois de travail effectif Le salarié justifiant de 48 semaines de travail a droit à un congé intégral
Règle d’équivalence en jours : périodes équivalentes à 24 jours de travail assimilées à un mois de travail Pour un horaire réparti sur 6 jours par semaine

6 x 4 = 24

288 jours de travail sont nécessaires pour ouvrir droit à un congé de 30 jours ouvrables (ou de 25 jours ouvrés)

288 / 24 = 12

12 x 2,5 = 30

Pour un horaire réparti sur 5 jours et demi

5,5 x 4 = 22

264 jours de travail ouvrent droit à 30 jours de congé (ou de 25 jours ouvrés)

264 / 22 = 12

12 x 2,5 = 30

Pour un horaire réparti sur 5 jours

5 x 4 = 20

240 jours de travail ouvrent droit à 30 jours de congé (ou de 25 jours ouvrés)

240 / 20= 12

12 x 2,5 = 30

8. Quels sont les autres impacts de la nouvelle loi sur les congés payés ?

a. Une période de report de 15 mois pour prendre les congés

Un salarié peut avoir été dans l’impossibilité de prendre tout ou partie de ses droits acquis au titre des congés payés du fait de son absence pour cause de maladie ou d’accident (professionnel ou non) durant la période de prise des congés.

Cette nouvelle loi garantit, la prise des congés payés tout en prenant en compte le temps d’absence du salarié, par la mise en place d’un délai de report de 15 mois.

À noter : une période de report supérieure peut-être fixée par accord d’entreprise, ou d’établissement ou, à défaut, par une convention ou un accord de branche.

Le point de départ de ce délai diffère selon que les congés ont été acquis avant ou pendant l’arrêt maladie (d’origine professionnelle ou non).

Congés payés acquis avant l’arrêt maladie (C. trav., art. L. 3141-19-1)

Prenons pour exemple celui de M. LOPEZ.

Si M. LOPEZ est en arrêt maladie du 1er mars 2024 au 31 juillet 2024. Il reprend le travail le 1er août 2024 et reçoit à cette date l’information de son employeur sur ses droits à congés (voir ci-après).

Il avait un solde de 6 jours à prendre avant le 31 mai 2024.

Dans son cas, la période de report de 15 mois pour prendre ses congés va débuter lorsqu’il recevra de son employeur, les informations sur ses droits à congés payés après sa reprise du travail. Il devra donc prendre 8 jours de congés avant le 31 octobre 2025.

Passé cette date, ils seront donc perdus.

Congés payés acquis pendant l’arrêt maladie (C. trav., art. L. 3141-19-2)

Dans ce cas, deux situations doivent être distinguées

  • Si l’arrêt maladie a une durée inférieure à un an : le délai de report débute à compter de l’information du salarié (v. ci-avant) ;
  • Si l’arrêt maladie dure depuis au moins un an et couvre toute la période de référence : le point de départ du délai de report est la date d’achèvement de la période de référence au cours de laquelle les congés payés sont acquis.

Ainsi, si M. LOPEZ est absent du 1ᵉʳ janvier 2024 au 1ᵉʳ juillet 2026, il faut faire le point sur 3 compteurs de congés :

  • Congés 2024 (congés acquis entre le 1er juin 2023 et le 31 mai 2024), le premier arrêt de travail sur cette période a duré moins d’un an : le point de départ du report de 15 mois est la date à laquelle M. LOPEZ recevra l’information sur ses droits à congés payés. Si celle-ci lui est donnée le 15 juillet 2026, M. LOPEZ aura donc jusqu’au 15 octobre 2027 pour prendre ses jours de congés 2024 ;
  • Congés 2025 (24 jours acquis entre le 1er juin 2024 et le 31 mai 2025), le premier arrêt de travail sur cette période a duré 1 an : le point de départ du report de 15 mois est la fin de la période d’acquisition des congés, soit le 31 mai 2025. M. LOPEZ aura donc jusqu’au 31 août 2026 pour prendre les 24 jours de congés 2025 ;
  • Congés 2026 (24 jours acquis entre le 1er juin 2025 et le 31 mai 2026), l’arrêt a duré un an, le report de 15 mois court à compter de la fin de la période d’acquisition soit le 31 mai 2026. M. LOPEZ devra donc prendre ses 24 jours de congé au plus tard le 31 août 2027 ;

Pour les congés au titre de 2027 (acquis entre le 1er juin 2026 et le 31 mai 2027), la question du report ne se pose pas puisque M. LOPEZ a repris le travail le 1er août 2026, au cours de la période d’acquisition.

b. Une nouvelle obligation d’information de l’employeur

En tant qu’employeur, vous devrez désormais informer votre salarié qui reprend son travail à l’issue d’un arrêt de travail pour maladie ou accident (professionnel ou non), quelle que soit sa durée :

  • Du nombre de jours de congés dont il dispose ;
  • De la date jusqu’à ce que ces congés puissent être pris.

Cette information est à réaliser dans le mois suivant la reprise du travail, par tout moyen conférant date certaine à cette communication (C. trav., art. L. 3141-19-3).

À noter : Cette information peut se faire via le bulletin de paie.

Concrètement, cela signifie que l’entreprise supporte la charge de la preuve sur ce point.

9. Est-ce que la nouvelle loi sur les congés payés est rétroactive ?

Les règles relatives à l’acquisition, au calcul de l’indemnité de congé, au report et à l’obligation d’information, s’appliquent de manière rétroactive à partir du 1ᵉʳ décembre 2009 jusqu’à l’entrée en vigueur de la loi soit le 24 avril 2024.

Il n’y a pas de rétroactivité pour la mesure qui supprime la limite d’un an pour l’acquisition des congés durant un arrêt de travail professionnel (AT – MP).

Attention ! La loi limite ses effets par rapport aux congés supplémentaires.

Sur une même période de référence, et après prise en compte des jours déjà acquis, un salarié ne pourra pas acquérir plus de 24 jours ouvrables.

10. Quid de la prescription ?

À compter de cette nouvelle loi, vous pouvez vous attendre à deux types de demandes. Celles des salariés encore présents dans l’entreprise et celles de ceux qui ont quitté l’entreprise.

a. Pour les salariés présents dans l’entreprise

Les salariés présents dans l’entreprise ne peuvent vous demander qu’un rappel de jours de congé, qu’ils auraient dû acquérir.

Ils peuvent remonter jusqu’au 1er décembre 2009.

Et ils ont 2 ans pour formuler leur demande, soit jusqu’au 23 avril 2026 (L. nº 2024-364, art. 37, II, al. 3).

b. Pour les salariés qui ont quitté l’entreprise

Les salariés qui ont quitté l’entreprise avant le 24 avril 2024 peuvent vous demander le paiement d’une indemnité compensatrice de congé payé.

Cette demande est soumise à la prescription de 3 ans applicable aux salaires.

11. Les impacts de cette nouvelle loi sur votre gestion des congés payés

Les règles changent, que convient-il d’ores et déjà de mettre en place ?

a. Revoir le paramétrage de votre logiciel de paie

Ce point est à réaliser à 2 niveaux.

Pour les absences maladie ordinaires (non professionnelle)

En application de cette nouvelle loi, les absences pour cause de maladie non professionnelle permettent désormais d’acquérir des congés payés.

Cet impact est tout relatif.

En effet, il ne vaut que pour les salariés qui ont une absence d’une durée supérieure à un mois ou 4 semaines en application des règles d’équivalence décrites ci-dessus.

À noter que non seulement le salarié absent pour cause de maladie non professionnelle acquiert des congés payés légaux, mais également les congés payés conventionnels.

À lire aussi : tout savoir sur le traitement des arrêts maladie en paie.

Concrètement, cela implique de mettre en place deux compteurs d’acquisition des congés payés :

  • L’un au titre des périodes de travail qui permet l’acquisition de 2,5 jours de congés par mois
  • L’autre au titre des périodes d’absence pour maladie non professionnelle qui permet l’acquisition de 2 jours ouvrables de congés par mois

Le calcul de l’indemnité de congés payés selon la règle du 1/10e doit-être adaptée pour tenir compte de la prise en compte à seulement 80% des de la rémunération correspondant aux périodes d’arrêt maladie.

Pour les absences pour cause d’accident du travail et de maladie professionnelle

Dorénavant, il n’y a plus de limite dans le temps à l’acquisition de ces congés payés puisque le législateur a remis en cause le délai ininterrompu d’un an à l’issue duquel un salarié absent pour cause d’accident du travail (ou de maladie professionnelle) n’acquérait plus de congés payés.

b. Faire un état des lieux actuel par rapport aux droits en cours des salariés présents

Cet état des lieux doit permettre de prendre la mesure des corrections à apporter au titre de l’année en cours et aussi au titre des années depuis 2009 sur lesquelles s’applique la prescription des congés dans leur cas.

Ce bilan comptable, une fois dressé, permettra donc d’évaluer les corrections éventuelles à apporter aux provisions pour congés payés et leur impact sur la gestion de l’entreprise.

c. Évaluer les impacts des régularisations éventuelles pour les salariés qui ont quitté l’entreprise

Le point concerne les salariés partis dans les 3 ans qui précèdent la publication de la loi.

d. Adapter la communication de l’entreprise sur le sujet

Beaucoup d’informations ont circulé depuis les arrêts de la Cour de cassation du 13 septembre 2023 et la publication de cette loi.

Une information de la direction adaptée à son contexte spécifique doit-être élaborée pour permettre une communication claire à destination des représentants du personnel, mais aussi des salariés suivant leur situation au regard des changements intervenus et à venir.

e. Revoir les processus de gestion des congés payés

C’est certainement le point le plus important pour assurer une bonne gestion des congés payés.

L’obligation d’information qui pèse désormais sur l’entreprise fait courir la période de report des congés et donc le délai de prescription pour la prise des congés payés.

Concrètement, cela signifie que l’entreprise supporte la charge de la preuve sur ce point.

Pour opposer la prescription à un salarié, il est donc impératif de respecter non seulement cette nouvelle obligation d’information sur ses droits à congés payés et la date jusqu’à laquelle il peut les prendre, mais aussi selon nous les formalités légales suivantes :

  • Les informations et consultations aux représentants du personnel ou à défaut l’information aux salariés sur la période des congés payés et sur l’ordre des départs en congés payés.
  • Les obligations d’affichage (période d’ouverture des congés payés, ordre des départs).
  • Le suivi de la prise effective des jours de congés dans le respect des règles (12 jours ouvrables continus…).

Conclusion

Le texte de loi (n° 2024-364 du 22 avril 2024) qui fixe les nouvelles règles en cas d’acquisition des congés a été adopté le 10 avril par le Parlement et publié au Journal Officiel le 23 avril.

Il est donc officiellement entré en vigueur le 24 avril 2024.

Selon cette loi :

  • Le salarié dont le contrat de travail est suspendu pour cause de maladie non professionnelle acquiert 2 jours ouvrables de congés payés par mois dans la limite de 24 jours ouvrables.
  • Le calcul de l’indemnité de congé selon la règle du 1/10e doit-être adaptée pour tenir compte de la prise en compte à seulement 80% des de la rémunération correspondant aux périodes d’arrêt maladie.
  • Le salarié victime d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle dont le contrat de travail a été suspendu au-delà d’une durée ininterrompue d’un an acquiert désormais des congés payés au titre de cette période.
  • L’employeur a une obligation d’information à l’égard du salarié qui reprend son travail à l’issue d’une période d’arrêt de travail pour maladie ou accident (professionnel ou non). Il doit porter à sa connaissance dans le mois suivant sa reprise du travail :
  • Le nombre de jours de congé dont il dispose ;
  • La date jusqu’à laquelle ces jours de congé peuvent être pris
  • Une période de report de 15 mois est mise en place pour permettre la prise de congés au salarié empêché de prendre les congés en raison d’un arrêt pour maladie ou accident (professionnel ou non).

Cette période de report débute à la date à laquelle le salarié a reçu les informations ci-dessus de son employeur, postérieurement à sa reprise du travail,

  • Les salariés présents dans l’entreprise ont jusqu’au 24 avril 2016 pour faire valoir leurs droits issus de cette nouvelle loi et peuvent remonter jusqu’au 1er décembre 2009.
  • Le délai de prescription de 3 ans s’applique pour les salariés qui ont quitté l’entreprise.

Face à ces changements, les premières mesures à prendre sont notamment les suivantes :

  • Revoir le paramétrage de votre logiciel de paie :
  • Évaluer les risques pour l’entreprise en réalisant un état des lieux actuel par rapport aux droits en cours des salariés présents mais aussi des salariés partis
  • Adapter la communication de l’entreprise sur le sujet à l’égard des salariés et des représentants du personnel.
  • Instaurer des processus de gestion des congés payés si vous n’en avez pas où sécuriser ceux que vous avez mis en place le cas échéant.
Litiges devant le Conseil de prud’hommes : Comment la synergie Avocat-Chef d’entreprise contribue au succès de votre affaire ?

Litiges devant le Conseil de prud’hommes : comment la synergie Avocat-Chef d’entreprise contribue au succès de votre affaire ?

Cette question peut paraître surprenant au premier abord non ?

C’est le cas si l’on adopte le point de vue de certains chefs d’entreprise.

Il en est qui estiment qu’une fois la rupture du contrat de travail consommée, le dossier relève avant tout de l’avocat si d’aventure le salarié intentait une action devant le Conseil de prud’hommes.

Pour autant, la question se pose de savoir si le chef d’entreprise doit accompagner son avocat lors d’une audience devant le Conseil de prud’hommes ?

Je connais des confrères qui préfèrent ne pas avoir les clients auprès d’eux.

Ils redoutent une intervention malheureuse de leur part s’ils étaient interrogés par l’un des conseillers.

Je vous donne mon avis sur le sujet. Il n’a pas changé depuis 30 ans !

C’est le même avis partagé par le DRH que j’étais et qui représentait son entreprise, et l’avocat que je suis devenu il y a 10 ans.

Il tient au simple fait que j’ai toujours considéré mes avocats comme des partenaires.

Et désormais, ce partenaire, je le suis devenu pour mes clients dont certains d’entre vous font partie.

Ce partenariat se noue en amont, dans le cadre de la préparation du travail à réaliser.

Celui de la future rupture du contrat de travail par exemple.

Il se poursuit dans le suivi de la procédure et la rédaction de la lettre de licenciement.

Exit les modèles divers et variés ! Le diable se cache dans les détails.

Et enfin, ce partenariat est présent au stade du contentieux.

Devant le Conseil de prud’hommes, le principe est que “les parties se défendent elles-mêmes” et “ont la faculté de se faire assister ou représenter” (Article R 1453-1 du Code du travail).

Pour autant, il est essentiel pour le chef d’entreprise de se faire assister par un avocat en droit du travail.

Cela va lui donner plus d’atouts en vue de régler son litige et aussi d’éviter les nombreux pièges liés à la procédure judiciaire.

La défense va alors se préparer en commun, car il va falloir notamment :

  • Définir les pièces à récupérer,
  • Affuter les arguments
  • Trouver les moyens de contrer ceux de la partie adverse.

Je vois alors plusieurs raisons pour que le chef d’entreprise ou un de ses représentants soit présent aux différentes étapes de la procédure devant le Conseil de prud’hommes.

Étape 1 : l’audience de conciliation

Pour rappel, cette audience devant le Bureau d’Orientation et de Conciliation est, sauf exceptions, la première étape d’examen du dossier par le Conseil de prud’hommes.

À ce stade, les conseillers employeurs et salariés n’examinent pas l’affaire au fond, c’est-à-dire qu’ils ne rentrent pas dans les détails de l’argumentation juridique et de l’analyse des faits.

Leur objectif est de tenter de rapprocher les parties en vue de trouver un accord à leur différend (Article L.1411-1 du Code du travail).

L’article R.1454-10 du Code du travail précise :

« Le bureau de conciliation et d’orientation entend les explications des parties et s’efforce de les concilier.

Un procès-verbal est établi.

En cas de conciliation totale ou partielle, le procès-verbal mentionne la teneur de l’accord intervenu.

Il précise, s’il y a lieu, que l’accord a fait l’objet en tout ou partie d’une exécution immédiate devant le bureau de conciliation et d’orientation. »

En pratique, cela donne très peu de résultats positifs.

Ainsi, en 2020, devant le Conseil de prud’hommes de Lyon, seules 8,65 % des affaires se terminent grâce à la conciliation (Source : Données Statistiques 2020 – Conseil de prud’hommes de Lyon).

C’est l’une des raisons qui explique le développement du recours à la médiation par les parties qui prennent alors en mains leur litige afin de se donner les moyens de trouver ensemble la solution qui va leur permettre de mettre un terme à leurs différends.

En savoir plus sur la médiation

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Au stade de la conciliation, la présence du chef d’entreprise ou de son représentant est recommandée.

Dès lors qu’il est représenté par un avocat, son absence n’est pas sanctionnable bien entendu.

Cependant, certains Conseils questionnent sur les raisons de l’absence d’un représentant de l’entreprise.

C’est le cas lors de l’audience de conciliation

Un employeur absent envoie un message implicite : il ne souhaite pas transiger.

Bien sûr, l’avocat peut conduire seul les négociations.

Par contre, cette pratique montre vite ses limites tant les rebondissements d’une négociation sont nombreux et ne se limitent pas toujours à proposer une somme d’argent pour mettre un terme au litige.

En cas de volonté de conclure un accord total ou partiel sur les demandes du salarié, il est important d’être présent pour discuter des termes de l’accord.

Dès le stade de la conciliation, l’accompagnement par un avocat est essentiel pour mener les négociations, parvenir à l’accord souhaité, s’assurer des termes et des conséquences de ce dernier.

La présence du chef d’entreprise permet, outre de montrer son intérêt pour son dossier aux conseillers, de participer utilement à la négociation et à la définition des termes mêmes de l’accord éventuel qui pourrait voir le jour.

Votre avocat est aussi là pour argumenter face à des demandes provisionnelles qui peuvent être formulées par le salarié lors de la saisine du Conseil de prud’hommes.

En effet, cette phase peut être le moment propice pour formuler de telles demandes. Une stratégie cruciale parfois mise en œuvre pour obtenir des mesures temporaires en attendant une décision définitive.

Il est donc tout autant stratégique de pouvoir contrer de telles demandes avec les arguments juridiques appropriés.

En effet, Le bureau de conciliation et d’orientation dispose de pouvoirs juridictionnels.

C’est-à-dire qu’il peut ordonner (Article R.1454-14 du Code du travail) :

  • La délivrance, le cas échéant, sous peine d’astreinte, de certificats de travail, de bulletins de paie et de toute pièce que lemployeur est tenu légalement de délivrer  ;
  • Lorsque l’existence de l’obligation n’est pas sérieusement contestable :
    • Le versement de provisions sur les salaires et accessoires du salaire ainsi que les commissions ;
    • Le versement de provisions sur les indemnités de congés payés, de préavis et de licenciement ;
    • Le versement de l’indemnité compensatrice et de l’indemnité spéciale de licenciement en cas d’inaptitude médicale consécutives à un accident du travail ou à une maladie professionnelle mentionnées à l’article L. 1226-14 ;
    • Le versement de l’indemnité de fin de contrat prévue à l’article L. 1243-8 et de l’indemnité de fin de mission mentionnée à l’article L. 1251-32 ;
  • Toutes mesures d’instruction, à la demande des parties ou de sa propre initiative, même d’office ;
  • Toutes mesures nécessaires à la conservation des preuves ou des objets litigieux.

Le Conseil de prud’hommes peut donc prendre des décisions immédiates, sous astreinte. Tout cela varie en fonction des cas de litige.

Lorsque la conciliation échoue, ou en cas de conciliation partielle, les parties sont convoquées devant le Bureau de Jugement.

Étape 2 : l’audience de jugement

À ce stade de la procédure, l’affaire est examinée au fond.

Devant le Conseil de prud’hommes, la procédure est orale (Article R.1453-3 du Code du travail).

Cependant, les parties peuvent se référer aux prétentions et aux moyens qu’elles auraient formulés par écrit.

Les observations des parties et leurs prétentions, lorsqu’elles ne sont pas tenues de les formuler par écrit, sont notées au dossier ou consignées au procès-verbal (Article R.1453-4 du Code du travail).

Il est essentiel de souligner le principe fondamental du contradictoire qui régit la procédure.

Chaque partie a le droit d’être informée des éléments avancés par l’autre et de les contester.

La préparation minutieuse du dossier revêt une importance primordiale.

Votre avocat est votre partenaire clé dans la constitution de votre défense dans le respect des règles.

En effet, lorsque toutes les parties comparantes formulent leurs prétentions par écrit et sont assistées ou représentées par un avocat, elles sont tenues, dans leurs conclusions, de formuler expressément les prétentions ainsi que les moyens en fait et en droit sur lesquels chacune de ces prétentions est fondée, avec indication pour chaque prétention des pièces invoquées (Article R.1453-5 du Code du travail).

Là encore, le chef d’entreprise peut choisir de se faire assister ou représenter.

Dans le premier cas, il est présent aux côtés de son avocat, à l’inverse du second cas.

Pour autant, si sa comparution personnelle n’est pas obligatoire, elle est fortement recommandée.

Nous l’avons dit, devant le Conseil de prud’hommes, la procédure est orale.

Même si les questions des conseillers prud’homaux ne sont pas systématiques, elles sont néanmoins possibles.

En effet, le président et les juges peuvent inviter les parties à fournir les explications de droit ou de fait qu’ils estiment nécessaires ou à préciser ce qui paraît obscur (Article 442 du Code de Procédure Civile).

Le chef d’entreprise ou son représentant va ainsi pouvoir éclairer des points sur l’organisation de son entreprise, un savoir-faire métier…

Ces précisions sont complémentaires à l’argumentation de celles de son conseil qui ne peut connaître son entreprise aussi bien que lui.

Pour notre part, au sein du cabinet, nous nous attachons à bien cerner les activités et l’organisation des entreprises de nos clients.

Cette connaissance est indispensable pour apporter une valeur ajoutée aux conseils dispensés dans le cadre des consultations.

C’est évident, elle a aussi toute sa place dans la gestion des dossiers contentieux.

Dans le cadre de la préparation du dossier en amont, le chef d’entreprise et son conseil se coachent donc mutuellement.

Et puis le chef d’entreprise peut aussi ressentir la nécessité de rebondir sur des arguments de son adversaire

Celui-ci peut tout autant être interrogé par le Conseil.

Être présent dans ces cas-là, c’est se donner un droit de réponse en complément de l’argumentation développée par son avocat.

Conclusion sur la synergie Avocat-Chef d’entreprise au conseil de prud’hommes

Le recours à un avocat pour vous défendre devant le Conseil de prud’hommes est primordial.

Dans ce cas, la comparution personnelle du chef d’entreprise ou de son représentant n’est pas obligatoire lors des différentes étapes de la procédure devant le Conseil.

Elle est cependant fortement souhaitable.

L’audience de conciliation, bien que souvent peu fructueuse en termes d’accord, constitue une opportunité pour le chef d’entreprise d’exprimer son intérêt pour le dossier et de participer activement aux négociations.

La présence du chef d’entreprise envoie un message fort quant à sa volonté de trouver une solution amiable. Même au stade de la conciliation, l’accompagnement de l’avocat est crucial pour contrer les éventuelles demandes provisionnelles du salarié, avec des arguments juridiques appropriés.

L’audience de jugement, où l’affaire est examinée au fond, nécessite une préparation minutieuse du dossier.

En cas de questions des conseillers, la comparution personnelle du chef d’entreprise permet de fournir des explications complémentaires sur l’organisation de l’entreprise, des savoir-faire métier….

Cette collaboration entre le chef d’entreprise et son avocat renforce la défense du dossier.

En somme, la présence active du chef d’entreprise tout au long du processus, en partenariat avec son avocat, maximise les chances de régler le litige de manière favorable et évite les écueils liés à la procédure.

Ce partenariat précoce et continu entre le chef d’entreprise et son avocat se révèle essentiel pour anticiper, négocier et défendre efficacement les intérêts de l’entreprise devant le Conseil de prud’hommes.

Un ancien salarié vous a assigné devant le Conseil de prud’hommes ?

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Combien va me couter mon dossier ?

Règlement intérieur : le guide complet en 11 points pour les chefs d'entreprise

Je suis certain que la diversité et la complexité des documents, à mettre en place dans votre entreprise, soulèvent de nombreuses questions…

En effet, ce n’est pas facile de s’y retrouver et de parvenir à bien cerner toutes vos obligations.

D’ailleurs, je vous le précise à cette occasion, mais un audit social vous permet de savoir si votre entreprise est en zone de risques ou pas sur ce sujet.

Mais revenons à notre sujet principal.

Dans notre article, nous ne traiterons donc que du règlement intérieur.

Le sujet se suffit à lui-même comme vous allez le constater.

Il figure en effet parmi les documents qu’un dirigeant d’entreprise doit rédiger et mettre en place.

Si vous ne l’avez pas encore fait, vous vous posez sans doute une multitude de questions sur ce sujet.

  • À partir de quand cette obligation s’impose-t-elle à votre entreprise ?
  • Quel est son processus d’élaboration ?
  • Comment devez-vous assurer sa diffusion en interne ?
  • Quels sont aussi les acteurs externes que vous devez solliciter dans le cadre des formalités de dépôt ?
  • Quels sont les risques encourus si vous ne respectez pas ces obligations en termes de mise en place, de contenu et de diffusion ?

Toutes ces questions sont effectivement celles qu’il convient de se poser lorsque l’on est obligé ou que l’on souhaite mettre en place un règlement intérieur dans son entreprise.

Oui, vous pouvez volontairement mettre en place un règlement intérieur alors que la loi ne vous ordonne aucune obligation en la matière.

Convenons-en, des éclaircissements s’imposent.

Avec ce guide en 11 points, vous devriez pouvoir évacuer toutes les zones d’ombre sur le règlement intérieur et ses impacts sur la gestion sociale de votre entreprise.

Comme à notre habitude, notre objectif est surtout que vous sachiez ce qu’il convient de faire ou de ne pas faire dans votre entreprise.

1. Un règlement intérieur obligatoire ? Êtes-vous concerné ?

C’est une bonne question à vous poser.

En effet, depuis le 1ᵉʳ janvier 2020, les règles ont changé.

Vous êtes obligé de mettre en place un règlement intérieur si vous remplissez deux conditions.

  • Premièrement, vous êtes un employeur de droit privé ou un établissement public à caractère industriel et commercial (source article L. 1311-1 du Code du travail).
  • Deuxièmement, vous devez employer au moins 50 salariés (source article. L. 1311-2 du Code du travail) contre 20 salariés avant le 1er janvier 2020.

Cependant, si vous êtes dans ce cas, vous n’êtes peut-être pas concerné par une mise en place immédiate.

En effet, les règles d’appréciation de l’effectif sont particulières.

Il faut que l’effectif de 50 salariés ait été franchi pendant 12 mois consécutifs (source : article R. 1321-5 du Code du travail).

C’est le même principe que pour les élections du CSE, mais avec un seuil d’effectif plus bas.

Cet effectif s’apprécie au niveau de l’entreprise. Il est important de le signaler pour les entreprises qui comportent des établissements distincts.

Pour vous y retrouver, la démarche à suivre, telle que précisée par l’administration, est la suivante : (DRT, circ. nº 5-83, 15 mars 1983, BOMT nº 83/16).

  • Si aucun des établissements n’atteint le seuil de 50 salariés, le règlement intérieur est mis en place au niveau de l’entreprise.
  • Si un ou plusieurs établissements atteignent le seuil, la mise en place du règlement intérieur doit se faire au niveau de chacun de ces établissements.

Toutefois, dans ce dernier cas, vous pouvez aussi tout à fait adopter un seul règlement intérieur à la condition que les caractéristiques de travail soient identiques au sein des différents établissements.

Cette position a été validée par la jurisprudence (CE, 8 juill. 1988, nº 85392).

2. Vous venez de créer votre entreprise. Quelles sont les règles ?

Dans ce cas, vous devez avoir atteint le seuil de 50 salariés pendant 12 mois consécutifs suivant la création de votre entreprise.

Une fois cette première étape franchie, vous disposez de 12 mois pour établir votre règlement intérieur (source article R. 1321-5 du Code du travail).

Ce délai s’impose aux entreprises créées à compter du 1ᵉʳ janvier 2020.

En effet, auparavant, le règlement intérieur devait être instauré dans les 3 mois suivant l’ouverture de l’entreprise.

3. Une entreprise de moins de 50 salariés peut-elle mettre en place un règlement intérieur ?

Ce souhait peut être légitime.

Notre cabinet a d’ailleurs accompagné plusieurs entrepreneurs dans ce projet avec un effectif de 15 ou de 30 collaborateurs.

Quelles étaient leurs principales motivations ?

  • Disposer d’un support écrit fixant clairement les règles applicables,
  • Rappeler les attendus en termes de savoir-vivre en collectivité aux salariés présents,
  • Utiliser ce support dans le cadre de l’intégration des nouveaux collaborateurs pour faire écho à la formation à la sécurité par exemple,
  • Disposer d’une échelle personnalisée en matière de sanction,
  • In fine, montrer une certaine forme d’autorité de la direction avant que ne s’amplifient certains comportements jugés inacceptables.

Alors oui, cela est possible à la condition toutefois de bien respecter toutes les règles d’élaboration et diffusion du règlement intérieur prévues par le Code du travail (source DRT, circ. nº 5-83, 15 mars 1983, BO Trav. nº 83/16).

À défaut, votre règlement intérieur n’aura pas la même valeur juridique.

Ainsi, par exemple, la sanction prise à l’encontre d’un salarié qui aurait enfreint une règle édictée par le règlement intérieur sera nulle.

Ce serait dommage et le résultat produit serait alors contraire à celui attendu, à savoir : faire respecter les règles et sanctionner les écarts.

4. Quelles sont les règles d’élaboration qu’il convient de respecter ?

Il y a tout d’abord tous les points qui concernent le contenu même du règlement intérieur et ensuite toutes les règles relatives au dépôt et à la publicité du règlement intérieur.

Le contenu du règlement intérieur : pas de place pour improviser !

En effet, le contenu du règlement intérieur est strictement défini par le législateur.

Les matières sur lesquelles il peut porter sont limitatives (source article L. 1321-1 du Code du travail).

Cependant, il y a aussi des informations qui se doivent obligatoirement de figurer dans le règlement intérieur (source : Article L. 1321-2 et  L. 321-4 du Code du travail).

 Domaines exclusifs du règlement intérieur Mentions obligatoires
  • Mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement
    Exemples : interdiction de fumer dans les locaux, obligation pour les salariés d’informer l’employeur de tout accident dont il serait victime ou témoin, interdiction de pénétrer dans l’établissement en état d’ébriété ou sous l’emprise de la drogue, obligation de se soumettre aux examens médicaux légaux et réglementaires auprès de la médecine du travail
  • Les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés définis aux articles L. 1332-1 à L. 1332-3 du Code du travail ou par la convention collective applicable
  • Conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l’employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu’elles apparaîtraient compromises.
    Exemple : Port d’un masque en cas d’épidémie
  • Règles générales et permanentes relatives à la discipline.
    Exemples : respect des horaires de travail, justification des absences, modalités d’accès à l’entreprise s’appliquant aux salariés et aux personnes extérieures, obligation de loyauté, de discrétion, l’interdiction de divulguer des informations confidentielles
  • L’existence du dispositif de protection des lanceurs d’alerte prévu par la loi relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (Loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016)
    NB : disposition applicable depuis le 1ᵉʳ septembre 2022
  • Nature et échelle des sanctions que peut prendre l’employeur
    Exemples : avertissement, mise à pied disciplinaire (durée maximale), mutation, rétrogradation, licenciement…
  • Date d’entrée en vigueur

Rappel : en matière de santé et de sécurité au travail, il vous appartient de prendre les mesures de prévention nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (source article L. 4121-1 du Code du travail).

Pour en savoir plus sur le sujet et notamment dans quels cas vous devez diligenter une enquête interne.

5. Quelles sont les clauses exclues et les clauses interdites du règlement intérieur ?

Clauses exclues Clauses interdites
  • Le contenu du règlement intérieur étant strictement délimité, sont exclues toutes les clauses, même facultatives, ayant pour objet des matières autres que celles qui sont citées dans les domaines exclusifs (Cf. tableau ci-dessus)
  • Ces clauses relèvent d’autres documents tels les livrets d’accueil, les contrats de travail, les notes de service ou les accords collectifs.
  • Clauses contraires aux lois et règlements
  • Clauses contraires aux conventions collectives
  • Clauses contraires ou qui portent une atteinte disproportionnée et injustifiée aux libertés individuelles et collectives des salariés
  • Toutes les clauses discriminatoires

Focus : La clause de neutralité : de quoi s’agit-il ?

Dans le cadre des règles générales et permanentes relatives à la discipline, il vous est possible d’inclure une clause de neutralité.

Son objet est de restreindre la manifestation des convictions des salariés (source article L.1321-2-1 du Code du travail).

Pour être valable, les restrictions apportées par cette clause doivent se justifier soit :

  • Par l’exercice d’autres libertés et droits fondamentaux ;
  • Ou par les nécessités du bon fonctionnement de l’entreprise (respect des règles sanitaires, de santé ou de sécurité, contact permanent avec des enfants, la clientèle…).

Il faut également qu’elles soient proportionnées au but recherché.

6. À qui s’applique le règlement intérieur de votre entreprise ?

Tout d’abord, il s’applique à tous vos salariés, et ce quelle que soit leur date d’embauche par rapport au moment où vous mettez en place votre règlement intérieur.

Sont concernés les stagiaires, mais aussi les intérimaires ou encore toute personne d’une entreprise extérieure, peu importe la forme de son intervention.

Ainsi, toutes ces personnes doivent respecter les règles en lien avec la discipline, mais aussi celles relatives à l’hygiène et à la sécurité.

Concernant les intérimaires par exemple, c’est la raison pour laquelle vous devez leur dispenser une formation initiale à la sécurité au moment de leur prise de poste.

Point important : vous ne pouvez exercer votre pouvoir disciplinaire qu’à l’égard des salariés de votre entreprise.

Cela signifie que toutes les dispositions de votre règlement intérieur relatives à la nature et à l’échelle des sanctions, ainsi qu’à la procédure disciplinaire ne s’appliquent pas à ces personnes extérieures (CE, 4 mai 1988, nº 74589).

7. Quel est le processus d’élaboration et de diffusion du règlement intérieur ?

Vous voulez être certain de la validité de votre futur règlement intérieur ?

Alors, respectez bien toutes les étapes décrites dans le schéma ci-dessous.

le processus d’élaboration et de diffusion du règlement intérieur

4 étapes pour élaborer et diffuser votre règlement intérieur

Étape 1 : Informer et consulter votre CSE

Ce règlement intérieur est important au niveau de votre entreprise et pour vos salariés.

Jusqu’à ce que ce projet soit déployé, les règles qui étaient plus ou moins informelles seront désormais formalisées et serviront de référence.

Compte tenu de son impact pour votre entreprise, votre CSE doit être informé et consulté (source : article L. 1321-4 du Code du travail).

L’absence de consultation de vos représentants du personnel aurait pour effet de rendre votre règlement intérieur inopposable aux salariés (source Cass. soc., 10 nov. 2021, nº 20-12.327).

La même solution s’applique si vous n’êtes pas en mesure de justifier d’un procès-verbal de carence lorsque, selon le volume de vos effectifs, vous devriez avoir des représentants du personnel.

Il s’agit bien d’un avis consultatif, c’est-à-dire que le CSE doit voter sur l’adoption ou non du projet de règlement intérieur qui lui est soumis. Il sera peut-être aussi conduit à formuler des propositions de modifications.

Pour autant, et même si vous n’êtes pas lié par cet avis, il est important d’avoir en tête que celui-ci sera transmis à l’inspection du travail en même temps que votre projet de règlement intérieur.

Le compte rendu de la réunion sera, lui aussi, affiché dans vos locaux.

Cette étape avec votre CSE sera donc l’occasion éventuelle de procéder à quelques “ajustements” de votre projet initial.

Étape 2 : Communiquer le règlement intérieur à l’inspecteur du travail

Après avoir consulté votre CSE, vous devez ensuite communiquer votre règlement intérieur en deux exemplaires à l’inspecteur du travail accompagné de l’avis de votre CSE (source : articles L. 1321-4   et R.1321-4 du Code du travail).

Si vous mettez en place votre règlement intérieur au niveau de l’entreprise, l’inspecteur du travail compétent sera celui du siège de votre entreprise.

Si vous avez plusieurs établissements, nous l’avons vu un peu avant, vous avez plusieurs possibilités.

  • Vous avez établi autant de règlements intérieurs que vous avez d’établissements. Alors, ce seront les inspecteurs des établissements qui seront compétents pour examiner votre projet.
  • Vous avez mis en place un règlement intérieur unique au niveau de votre entreprise. Dans ce cas, ce sera l’inspecteur du travail du siège de votre entreprise qui sera compétent.

Étapes 3 et 4 : Les formalités de dépôt et de publicité

Dans les faits, ces deux étapes sont concomitantes à celle de l’envoi de votre règlement intérieur à l’inspection du travail.

Vous devez déposer votre règlement intérieur au greffe du Conseil de prud’hommes du ressort de votre entreprise ou de l’établissement (source article R.1321-2 du Code du travail).

Si vous avez établi un seul règlement intérieur pour votre entreprise, vous aurez donc seulement à effectuer ce dépôt au conseil de prud’hommes du siège de votre entreprise (Cass. soc., 26 juin 2019, nº 17-31.328).

Le règlement intérieur doit-être porté par tous moyens à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche. (source article R.1321-1 du Code du travail).

Pour assurer la communication de votre règlement intérieur, vous avez donc plusieurs possibilités.

Si vous disposez d’un intranet, c’est un moyen de le mettre à disposition de vos salariés.

Par la suite, vous pouvez aussi le remettre de manière systématique aux nouveaux embauchés.

Dans tous les cas, l’affichage au sein de vos locaux reste le moyen le plus sûr de le porter à la connaissance de tous.

N’oubliez pas que les personnes extérieures sont aussi concernées. Par exemple, elles doivent pouvoir prendre connaissance des consignes à respecter en cas d’incendie.

Vous avez décliné toutes les étapes ? Parfait !

Maintenant, la question est de savoir à quel moment votre règlement intérieur va pouvoir entrer en vigueur ?

8. Quelle est la date d’entrée en vigueur du règlement intérieur ?

Cette date fait partie des mentions obligatoires. Vous vous souvenez ?

Vous devez fixer celle-ci au moins un mois après l’accomplissement des formalités de dépôt auprès du greffe du conseil de prud’hommes, et de publicité auprès des personnes ayant accès aux lieux de travail (source article L. 1321-4 du Code du travail).

Ce délai d’un mois court à compter de la dernière en date des formalités de publicité et de dépôt (source article R. 1321-3 du Code du travail).

Un mois, c’est le délai laissé à l’inspection du travail pour lui permettre de faire parvenir à votre entreprise ses éventuelles observations sur votre règlement intérieur.

Si l’inspection du travail ne fait pas de retour dans ce délai d’un mois, cela n’a pas pour effet de suspendre l’entrée en vigueur de votre règlement intérieur (DRT, circ. nº 5-83, 15 mars 1983, BOMT nº 83/16).

9. Et si un jour, vous souhaitez modifier votre règlement intérieur, comment devrez-vous procéder ?

C’est simple, vous devrez déployer le même processus que celui décrit précédemment.

En cas de modification ou de retrait des clauses du règlement intérieur, il est indispensable de consulter à nouveau vos représentants du personnel et de procéder aux formalités de communication et de dépôt (source article L. 1321-4 du Code du travail).

Si vous ne le faites pas, la modification est inopposable (Cass. soc., 11 févr. 2015, nº 13-16.457 P).

Il y a une exception, comme toujours en droit.

Vous n’avez pas à consulter votre CSE si vous modifiez votre règlement intérieur à la demande de l’inspection du travail, car vous êtes obligés de vous conformer à ses demandes (Cass. soc., 26 juin 2019, nº 18-11.230 PB).

Pour autant, il faut bien que vos salariés soient au courant des modifications apportées. Il vous faudra donc réaliser une nouvelle communication à leur égard.

Et enfin, pour finir, vous aurez également à faire un nouveau dépôt au greffe du conseil de prud’hommes (Cass. soc., 23 juin 2021, nº 19-15.737 B).

10. Quid des notes de service sur des sujets en lien avec les domaines du règlement intérieur ?

C’est une question à se poser.

En effet, il arrive fréquemment que des notes de service en matière d’hygiène et de sécurité soient élaborées.

Hormis s’il s’agit d’un rappel des dispositions de votre règlement intérieur, ces notes de service peuvent être considérées comme des adjonctions au règlement intérieur.

Ce sera le cas, dès lors qu’elles comportent des obligations générales et permanentes en matière de santé et de sécurité ou en matière de discipline (source article L. 1321-5 du Code du travail).

Par conséquent, pour qu’elles puissent être valablement appliquées, vous devrez alors respecter à nouveau la réglementation applicable au règlement intérieur, qu’il s’agisse du contenu de celui-ci, ou de son processus d’élaboration.

Il y a une exception à ce principe. Si l’urgence justifie que vous élaboriez des obligations en matière de santé et de sécurité.

Dans ce cas, vous aurez uniquement à communiquer la note de service à votre secrétaire du CSE et à l’inspection du travail (source article L. 1321-5 du Code du travail).

En revanche, dans tous les cas, il n’est pas utile d’annexer formellement ces notes de service à votre règlement intérieur pour les rendre contraignantes (Cass. soc., 5 mai 2021, nº 19-25.699 P).

11. Quels sont les risques en cas de non-respect des modalités d’élaboration du règlement intérieur ?

Ils sont à apprécier à deux niveaux sur le plan pénal et sur le plan civil.

Sur le plan pénal

Le non-respect des dispositions légales et réglementaires relatives au règlement intérieur est puni d’une amende de quatrième classe, soit 750 € (source article R. 1323-1 du Code du travail).

De plus, le défaut de consultation du CSE constitue un délit d’entrave puni d’une amende de 7.500 € (source article L. 2317-1 du Code du travail).

Sur le plan civil

Les effets liés au non-respect des modalités d’élaboration du règlement intérieur sont identiques à ceux relatifs à l’absence de mise en place du règlement intérieur.

Ainsi, vous ne pourrez pas vous appuyer sur votre réglement intérieur pour reprocher des manquements de ses dispositions par un de vos salariés si vous n’avez pas :

  • Consulter votre CSE sur le projet de règlement intérieur (Cass. soc., 9 mai 2012, nº 11-13.687),
  • Transmis celui-ci à l’inspection du travail,
  • Réaliser le dépôt au greffe du conseil de prud’hommes,
  • Porté celui-ci à la connaissance des salariés (Cass. soc., 1er juill. 2020, nº 18-24.556).

C’est ainsi qu’un salarié a pu valablement contester son licenciement au motif que la procédure disciplinaire prévue par le règlement intérieur n’avait pas été respectée.

L’employeur n’a pas été entendu lorsqu’il indiquait que son règlement intérieur n’était pas valable parce qu’il n’avait pas été soumis à l’inspection du travail (Cass. soc., 28 mars 2000, nº 97-43.411 P).

Conclusion sur le Réglement Intérieur en entreprise

Si vous avez 50 salariés dans votre entreprise, vous pouvez être concerné par la mise en place obligatoire d’un règlement intérieur.

Avec un effectif moindre, vous pouvez aussi faire le choix d’élaborer ce document et de le diffuser dans votre société.

Dans les deux cas, le formalisme est de rigueur car :

  • Le contenu du règlement intérieur est strictement défini par la loi
  • Les formalités de dépôt et de publicité sont les mêmes

Ne pas respecter ce formalisme, c’est exposer son entreprise à des risques importants.

Des sanctions pénales sont prévues et surtout cela rend votre règlement intérieur inapplicable.

Rédiger et diffuser son règlement intérieur dans le respect des règles permet donc notamment de disposer d’un outil au service de votre gestion sociale.

En effet, la formalisation, la diffusion ainsi que le rappel des règles de vie en entreprise sont des points importants.

Sur ce dernier point, il faut souligner que les informations à délivrer aux salariés ont évoluées depuis le 30 octobre 2023.

Vous avez désormais 15 informations à leur fournir.

Mais surtout, c’est leur bonne compréhension et donc leur respect par vos collaborateurs qui contribue au maintien d’un bon climat social.

Bien utilisé, le règlement intérieur est donc, au-delà d’un document qui fixe des règles, un outil au service de votre management et plus largement de votre politique sociale pour le bien de votre entreprise.

Vous souhaitez mettre à jour votre règlement intérieur ?

Contactez-nous pour une consultation gratuite d’une 1/2h !

 

Décret du 30 octobre 2023 : Quelles sont les 15 informations à délivrer aux salariés ?

Vous trouvez que votre entreprise croule sous les contraintes légales et réglementaires ?

La situation s’est encore compliquée depuis le 1ᵉʳ novembre 2023.

En effet, depuis cette date, les entreprises doivent communiquer à leurs salariés une liste d’informations sur les éléments clés de la relation de travail.

Cette liste est définie par un décret du 30 octobre 2023, pris en application de la loi du 9 mars 2023 portant diverses dispositions d’adaptation au droit de l’Union européenne.

Ce décret détaille également les modalités selon lesquelles les salariés en CDD ou en intérim sont informés sur les postes à pourvoir en CDI dans l’entreprise.

Comme à notre habitude, nous allons donc passer en revue les nouvelles obligations qui vous incombent de telle sorte à sécuriser votre gestion sociale du mieux qui soit.

Ainsi, vous saurez exactement quelles informations transmettre, sous quel délai, mais aussi sous quel format.

Nous verrons aussi comment faire pour les transmettre de manière efficiente.

1. Quelles sont les informations relatives à la relation de travail que vous devez transmettre aux salariés ?

Selon l’article L. 1221-5-1 du Code du travail, l’employeur remet au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail.

Dans le tableau de synthèse ci-dessous, vous trouvez :

  • La liste des informations que vous devez communiquer a minima,
  • Le délai dans lequel elles doivent être communiquées,
  • La possibilité ou non de faire un renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou conventionnelles applicables.
DISPOSITIONS APPLICABLES EN GÉNÉRAL

Art. R. 1221-34 et R. 1221-35 du Code du travail

Informations à communiquerDélai de communicationRenvoi possible aux dispositions législatives et réglementaires ou conventionnelles applicables
L’identité des parties à la relation de travail7 jours au plus tard à compter de la date d’embaucheNON
Le lieu où les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur
L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi
La date d’embauche
Dans le cas d’une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci
La durée et les conditions de la période d’essai, le cas échéant7 jours au plus tard à compter de la date d’embaucheOUI
Les éléments constitutifs de la rémunération mentionnés à l’article L. 3221-3, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunérationOUI
La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence lorsqu’il est fait application des dispositions des articles L. 3121-41 à L. 3121-47, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantesOUI
Dans le cas du salarié temporaire mentionné à l’article L. 1251-1, l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’estUn mois au plus tard à compter de la date d’embaucheNON
Le droit à la formation assuré par l’employeur (cf. article 6321-1 du Code du travail)OUI
 La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette duréeOUI
La procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travailOUI
Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissementNON
Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachéesOUI
DISPOSITIONS APPLICABLES AUX SALARIÉS APPELÉS À TRAVAILLER À L’ÉTRANGER POUR UNE DURÉE SUPÉRIEURE A 4 SEMAINES CONSÉCUTIVES

Art. R. 1221-36-1 et R. 1221-37 du Code du travail

Informations à communiquerDélai de communicationRenvoi possible aux dispositions législatives et réglementaires ou conventionnelles applicables
 Le ou les pays dans lesquels le travail à l’étranger est effectué et la durée prévue

AU PLUS TARD AVANT LE DÉPART

(Inclus également toutes les informations applicables au cas général)

NON
 La devise servant au paiement de la rémunérationOUI
Des renseignements indiquant si le rapatriement est organisé et, s’il l’est, les conditions de rapatriement du salariéNON
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES POUR LE SALARIE DÉTACHÉ (CF DIRECTIVE 96/71/ CE) APPELÉ À TRAVAILLER DANS UN AUTRE ÉTAT MEMBRE DE L’UNION EUROPÉENNE OU DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN 
Rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable de l’État d’accueil

AU PLUS TARD AVANT LE DÉPART

(Inclus également toutes les informations applicables au cas général)

OUI
Allocations propres au détachement et modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture, le cas échéantNON
Adresse du site internet national mis en place par l’État d’accueilNON

2. Comment ces nouvelles dispositions s’appliquent-elles pour les salariés dont le contrat est en cours ?

Lorsqu’une ou plusieurs informations mentionnées et relatives à la relation de travail n’ont pas été communiquées à un salarié recruté antérieurement au 1ᵉʳ novembre 2023, ce dernier peut vous en demander communication à tout moment.

Vous êtes alors tenu de lui répondre dans le délai de sept jours calendaires ou d’un mois selon le délai d’exigibilité de l’information tel que mentionné dans le tableau ci-dessus.

Si votre salarié travaille à l’étranger, seul le délai de sept jours calendaires s’applique.

3. Sous quelle forme transmettre ces informations ?

Selon l’article R. 1221-39 du Code du travail, vous disposez de deux options pour transmettre ces informations.

Soit, vous les transmettez sous format papier par tout moyen conférant date certaine.

Soit, vous lui adressez sous format électronique, sous réserve que :

  • Le salarié dispose d’un moyen d’accéder à une information sous format électronique.
  • Les informations puissent être enregistrées et imprimées.
  • Vous conserviez un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.

4. Que faire en cas de modifications des informations ?

Comme l’indique l’article R. 1221-40 du Code du travail, en cas de modifications des informations transmises au salarié, vous devez lui remettre un document indiquant ces modifications dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet de cette modification.

Là aussi, la communication peut se faire soit sous format papier, soit sous format électronique (voir ci-avant).

Par exception, cette communication n’est pas obligatoire lorsque la modification des informations résulte exclusivement d’un changement des dispositions législatives et réglementaires ou des stipulations conventionnelles en vigueur.

5. Quels sont les risques encourus pour défaut de communication des informations ?

Il est prévu qu’en l’absence de respect des délais de communication des informations, ou, en cas de communication incomplète, le salarié puisse saisir le Conseil de prud’hommes (source article L1221-5-1 du Code du travail).

Cependant, au préalable, il doit avoir mis son employeur en demeure de les lui communiquer ou de les compléter.

À défaut de communication des informations sollicitées sous un délai de sept jours à compter de la réception de la mise en demeure, la saisine du Conseil de prud’hommes est alors possible (source article R. 1221-41 du Code du travail).

6. Comment satisfaire au mieux à ces nouvelles obligations ?

Laissons de côté le cas des salariés qui travaillent à l’étranger pour prendre le cas général.

Une analyse détaillée des informations à transmettre permet de constater que beaucoup de celles-ci peuvent être mentionnées dans le contrat de travail.

Dès lors, ce contrat peut utilement être complété par une notice d’information avec un contenu a minima qui pourra être utilisé tant pour informer les nouveaux embauchés que les salariés déjà en poste.

Une attention particulière est à apporter à la rédaction des avenants aux contrats de travail qui servent de support aux modifications des informations qui concernent très directement le salarié.

C’est le cas notamment si vous mettez en place une période probatoire pour un salarié promu.

7. Information des salariés en CDD ou en intérim sur les postes en CDI

De nouvelles obligations d’informations existent aussi à l’égard des salariés en CDD ou en intérim.

Ainsi, un salarié titulaire d’un contrat de travail à durée déterminée justifiant d’une ancienneté continue d’au moins six mois dans l’entreprise peut vous demander de l’informer des postes en contrat à durée indéterminée à pourvoir au sein de l’entreprise (source article L1242-17 du Code du travail).

Cette demande peut être réalisée par tout moyen donnant date certaine à sa réception à compter du 1ᵉʳ novembre 2023, précise le décret.

Il convient alors de lui fournir par écrit la liste des postes en contrat à durée indéterminée à pourvoir qui correspondent à sa qualification professionnelle, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

À noter que vous n’êtes toutefois pas tenu par les exigences prévues à l’alinéa précédent lorsque le salarié a déjà formulé deux demandes dans l’année civile en cours.

Une autre dérogation concerne le cas de l’employeur qui est un particulier ou une entreprise de moins de 250 salariés.

Dans ces cas, une réponse peut être apportée par oral à compter de la deuxième demande du salarié, si la réponse est inchangée par rapport à celle apportée à la première demande.

Les mêmes dispositions et obligations sont applicables à l’égard des travailleurs temporaires qui en remplissent les conditions, si vous utilisez les services d’une entreprise de travail temporaire.

Tout ceci est précisé dans les articles D. 1248-1 et D. 1251-3-1 du Code du travail.

Il va sans dire qu’il convient d’avoir toujours une liste actualisée des postes à pourvoir en CDI afin de satisfaire au mieux à ces nouvelles exigences.

Conclusion sur les nouvelles obligations d’information pour l’employeur

  • Les nouvelles obligations d’informations relatives à la relation de travail sont entrées en vigueur depuis le 1ᵉʳ novembre 2023.
  • Une analyse de vos pratiques s’impose pour savoir si votre entreprise satisfait ou non à ces nouvelles obligations.
  • Sur ce sujet, l’analyse des dispositions de votre convention collective doit aussi être réalisée afin de cerner les obligations qu’elle peut vous imposer.
  • Beaucoup de ces informations peuvent être mentionnées dans le contrat de travail de manière directe ou sous la forme d’un renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou conventionnelles applicables.
  • Ce contrat peut être complété par une notice d’information qui servira tant pour les nouveaux salariés que pour ceux déjà en poste.
  • La mise en place de processus d’embauche digitalisés reste le moyen le plus sûr de ne pas oublier de réaliser toutes les formalités requises à l’embauche. C’est le cas notamment pour la formation à la sécurité, tellement importante, pourtant “oubliée” par beaucoup d’entreprises.
  • Les salariés sous CDD et les travailleurs temporaires qui justifient d’une condition d’ancienneté ont aussi des nouveaux droits à information sur les postes à pourvoir en CDI.

Besoin de précisions pour adapter ces nouvelles règles au sein de votre entreprise ?

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Guide sur l'Enquête Interne et vos impératifs de sécurité

Vous avez déjà été confronté à une alerte sur des faits de harcèlement moral ?

De harcèlement sexuel ?

Ou encore à la mise en œuvre de son droit de retrait par un salarié ?

Si tel a été le cas, vous savez alors qu’une enquête doit être diligentée en application de l’obligation de sécurité qui pèse sur votre entreprise.

Comment faire ?

En procédant à l’audition des parties en cause, c’est-à-dire l’auteur du signalement bien sûr, la personne visée, l’entourage professionnel, voire également les représentants du personnel.

Mais la question se pose aussi de savoir qui doit mener cette enquête.

L’employeur lui-même ou son DRH ?

Un cabinet externe spécialisé ?

Un avocat ?

Oui, c’est possible !

Les élus doivent-ils être conviés ?

Quelle doit-être la forme du rapport d’enquête ?

Autant de casse-têtes qui se posent lorsque l’on est confronté à l’obligation de devoir diligenter une enquête interne, que l’on soit dirigeant ou encore manager RH.

Et c’est bien normal.

En effet, le sujet est hautement sensible et avec des enjeux importants à court et moyen terme.

Si une sanction disciplinaire doit-être prise sur la base de cette enquête, il ne s’agit pas de se retrouver en difficulté par la suite à l’occasion d’un éventuel contentieux prud’homal.

Cela fait beaucoup de points.

Pour l’heure, l’objectif est uniquement de cerner les contours de l’obligation de sécurité qui pèse sur l’entreprise et de son devoir de prévention qui en découle.

Nous aborderons ensuite les situations dans lesquelles votre entreprise se doit de conduire une enquête interne de manière impartiale et loyale.

L’objectif de cette enquête est principalement d’éviter une  mise en cause de sa responsabilité au titre de manquement à son obligation de sécurité.

1. Le devoir de prévention toujours et encore

En votre qualité d’employeur, vous êtes tenus à une obligation de sécurité à l’égard de vos salariés.

Cette notion d’obligation de sécurité se situe en amont de la réparation.

Elle vise à la suppression même du risque, à sa prévention.

L’article L.4121-1 du Code du travail nous éclaire.

L’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs.

Ces mesures comprennent :

  • Des actions de prévention des risques professionnels, y compris ceux mentionnés à l’article L. 4161-1,
  • Des actions d’information et de formation,
  • La mise en place d’une organisation et de moyens adaptés.

L’employeur veille à l’adaptation de ces mesures pour tenir compte du changement des circonstances et tendre à l’amélioration des situations existantes.

S’agissant de la santé mentale et plus particulièrement du harcèlement moral, nous faisons l’amer constat que ce sujet est bien souvent au cœur de la majorité des dossiers contentieux.

C’est dire si le sujet est important.

C’est la raison pour laquelle le management de l’entreprise est placé au cœur même de cette question.

Il se doit d’être exempt de tout harcèlement, cela coule de source.

Mais ce n’est pas suffisant.

En votre qualité d’employeur, vous devez là aussi agir sur le terrain de la prévention.

Les textes en lien avec le harcèlement moral sont clairs.

Aucun salarié ne doit subir les agissements répétés de harcèlement moral qui ont pour objet ou pour effet une dégradation de ses conditions de travail susceptible :

  • De porter atteinte à ses droits et à sa dignité,
  • D’altérer sa santé physique ou mentale
  • Ou de compromettre son avenir professionnel (Art. L1152-1 du Code du travail).

Il s’agit là d’une obligation très forte qui implique pour l’employeur de prendre toutes dispositions nécessaires en vue de prévenir les agissements de harcèlement moral (Art. L.1152-4 du Code du travail).

2. Comment mettre en œuvre cette prévention ?

Vous ne trouverez pas de dispositions légales pour définir précisément le contenu de cette obligation de prévention.

Dès lors, vous pouvez prendre toutes les mesures qui vont dans un sens de faciliter l’information et la formation de vos salariés sur ces sujets.

Dans tous les cas, vous devez assurer une formation à la sécurité à l’ensemble de vos salariés au sein de laquelle une rubrique peut concerner ces différents sujets.

D’autre part, dispenser une formation sur les bonnes pratiques managériales à tous vos managers est un prérequis pour exercer cette fonction.

Les capacités managériales du salarié promu peuvent aussi être testées dans le cadre d’une période probatoire.

En effet, un bon technicien ne devient pas si facilement que cela un bon manager.

La plupart du temps, un salarié ne quitte pas une entreprise, mais son supérieur hiérarchique.

La raison principale est qu’il n’accepte pas/plus un style de management qui peut être basé sur des pratiques harcelantes.

Ces problèmes de harcèlement moral surgissent donc à cause d’un management inadapté dont l’auteur ne prend même pas forcément conscience.

Malheureusement pour l’entreprise, le harcèlement peut être reconnu indépendamment de l’intention de nuire de son auteur (Cour de cassation, 15 novembre 2011, 10-30.463).

Vous ne pouvez pas rester sans réaction face aux signaux qui vous sont envoyés par les salariés telles que des démissions à répétition par exemple. Celles-ci peuvent refléter des situations de souffrance au travail.

Vous pouvez aussi former vos managers à la gestion des conflits.

  • Combien de salariés ont du ressentiment à cause d’une situation conflictuelle avec un collègue qui n’a pas été géré correctement ?
  • Combien de salariés ont quitté une entreprise à cause de cela ?
  • Ces situations vous parlent ? Vous avez dû les gérer ?
  • Avez-vous mis en œuvre des actions pour éviter qu’elles ne se reproduisent ?

Dotés des bonnes techniques pour gérer les situations délicates, vos managers se sentent alors plus forts.

En plus, ils deviennent plus légitimes pour intervenir en direct ou en soutien de leur N+1 ou du service RH.

Et si vous êtes le seul maître à bord de l’entreprise, alors vous êtes le premier concerné.

Vous pouvez aussi mettre en place une charte de prévention et de gestion du harcèlement moral.

Lors de son élaboration, puis de sa diffusion, vous avez donc de multiples occasions d’aborder régulièrement ce sujet avec tous les acteurs internes et externes de l’entreprise (managers, salariés, élus, médecin du travail…)

Bref, faites preuve d’imagination dans le cadre de l’élaboration de votre politique des ressources humaines.

Et surtout, prenez les mesures adaptées à la culture de votre entreprise et à sa maturité managériale.

Nous sommes dans la conduite du changement et pas uniquement dans l’adoption de règles formelles.

3. Vous avez tout de même des obligations. Lesquelles ?

Si votre entreprise compte au moins 250 salariés, vous devez procéder à la désignation d’un référent parmi les membres du Comité Social et Économique.

Quel est son rôle ?

Il est chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes (Article L1153-5-1 du Code du travail).

Celui-ci pourra ainsi notamment :

  • Réaliser des actions de formation et de sensibilisation auprès du personnel,
  • Orienter les salariés vers les autorités compétentes,
  • Mettre en œuvre des procédures internes permettant de faciliter le signalement et le traitement des faits de harcèlement sexuel et d’agissements sexistes,
  • Réaliser des enquêtes.

Vous devez mentionner obligatoirement dans votre règlement intérieur les dispositions du Code du travail relatives aux harcèlements moral et sexuel ainsi qu’aux agissements sexistes.

C’est un minimum et là encore, vous pouvez aller plus loin en rappelant que le respect de la dignité de chacun au travail est impératif par exemple.

Vous devez afficher sur le lieu de travail, ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche, les dispositions des articles :

  • 222-33-2 du Code pénal relatif au harcèlement moral sur les lieux de travail,
  • 222-33 du Code pénal sur le harcèlement sexuel, ainsi que les actions contentieuses, civiles et pénales ouvertes en matière de harcèlement sexuel et les coordonnées des autorités et services compétents

Malgré toutes les mesures que vous avez pu prendre, vous pouvez être confronté à une alerte dont les sources sont très diverses.

Quelles sont-elles précisément ?

4. Les 5 différentes sources des alertes ?

a. Le droit d’alerte du Comité Économique et Social

Vous avez mis en place un CSE ?

Vos élus disposent d’un droit d’alerte prévu par les articles L. 2312-59 et L. 2312-60 du Code du travail.

Ainsi, si un membre du CSE constate, notamment par l’intermédiaire d’un salarié, qu’il existe une atteinte aux droits des personnes, à leur santé physique et mentale ou aux libertés individuelles dans l’entreprise qui ne serait pas justifiée par la nature de la tâche à accomplir, ni proportionnée au but recherché, il peut vous en saisir sans délai.

Cette atteinte peut notamment résulter de faits :

  • De harcèlement sexuel ou moral,
  • Ou de toute mesure discriminatoire en matière d’embauche, de rémunération, de formation, de reclassement, d’affectation, de classification, de qualification, de promotion professionnelle, de mutation, de renouvellement de contrat, de sanction ou de licenciement.

Vous devez alors procéder sans délai à une enquête avec le membre du CSE et prendre les dispositions nécessaires pour remédier à cette situation.

Cette alerte peut prendre une tournure contentieuse dans le cas où vous vous abstenez de diligenter une enquête ou en cas de divergence sur la nécessité de réaliser cette dernière.

Dans ce cas de figure, le membre du CSE peut saisir le bureau de jugement du conseil de prud’hommes, à la condition préalable que le salarié concerné par l’atteinte à sa santé ou sa sécurité (averti par écrit) ne s’y oppose pas.

Dès lors qu’il est saisi, le juge peut ordonner toutes mesures propres à faire cesser cette atteinte et assortir sa décision d’une astreinte qui sera liquidée au profit du Trésor.

Ce membre élu à l’origine de cette alerte peut donc tout à fait être le référent harcèlement sexuel / agissements sexistes, désigné parmi les membres du CSE.

Ce même droit d’alerte existe également en cas de danger grave et imminent.

b. Les alertes qui émanent des salariés

Mais ce sont aussi vos salariés qui peuvent aussi être à l’origine d’une alerte pour des faits similaires.

Ainsi, lorsque dans un premier temps l’alerte émane du CSE, le salarié concerné par l’atteinte à sa santé ou sa sécurité dispose aussi du droit de saisir le Conseil de prud’hommes pour faire en sorte qu’il soit ordonné des mesures destinées à mettre un terme au trouble constaté.

Cela suppose bien entendu, dans ce cas-là aussi, que vous n’ayez pas non plus réalisé d’enquête.

En cas d’alerte en direct de l’un de vos salariés sur des faits supposés de harcèlement moral, diligenter une enquête est donc indispensable pour éviter que votre responsabilité ne soit mise en cause.

En effet, en l’absence d’enquête, ce dernier pourra obtenir la réparation de son préjudice, que les agissements soient constitués ou non (Cass. Soc., 27 nov. 2019, no 18-10.551).

Vous devez aussi avoir ce même réflexe dans le cas de la mise en œuvre de son droit de retrait par l’un de vos salariés (Article L4131-1 – Code du travail).

c. Cette alerte peut aussi émaner de votre médecin du travail

D’une manière générale, il convient d’être attentif aux observations qui peuvent être formulées par ce dernier et surtout de veiller à ce qu’il y soit donné suite.

Ainsi, votre médecin du travail peut vous recommander de procéder à une enquête dans le cas où il constaterait une situation de souffrance au travail au sein de votre entreprise.

Cette enquête vous permettra de démontrer que vous avez satisfait à votre obligation de santé et de sécurité. (Cours Appel Lyon 2 déc. 2020, n°18/01741 ; Cours Appel Paris, 28 oct. 2020, n°18/06494).

d. L’inspection du travail

L’inspection du travail peut aussi vous conduire à diligenter une enquête pour faire cesser les troubles dont elle aura été informée sur la base d’une plainte des salariés.

Sachez également qu’en cas d’alerte du CSE sur un danger grave et imminent, et à défaut d’avoir trouvé un accord avec vos élus, vous devez saisir immédiatement l’inspecteur du travail.

Il est habilité à intervenir pour vous mettre en demeure de procéder aux mises en conformité (Article L4132-4 – Code du travail).

e. Les lanceurs d’alerte créés par la loi SAPIN II

Ce sont aussi les lanceurs d’alerte créés par la LOI SAPIN II qui peuvent être à l’origine d’un signalement :

  • Relatif à une violation grave et manifeste de la loi ou du règlement (excès de pouvoir, non-respect des règles d’hygiène ou de sécurité…),
  • Ainsi qu’en cas de danger grave et imminent.

À défaut de réaliser une enquête dans le but de déterminer la réalité et la matérialité des faits rapportés et par la suite de traiter cette alerte dans un délai de trois mois, des allégations d’atteintes aux personnes ou de danger grave et imminent peuvent être rendues publiques, diffusées par voie de presse (médias, associations, ONG ou syndicats).

Comme vous pouvez le constater, les sources des alertes sont nombreuses et imposent toutes la même réaction : diligenter une enquête.

En effet, votre obligation de prévention des risques professionnels doit vous pousser à réagir dans des délais courts afin d’éviter une mise en cause de votre responsabilité (Cour de cassation, 16-10.885).

Les points à retenir sur les enquêtes internes et obligations de Sécurité

  • L’obligation de sécurité qui pèse sur l’entreprise l’oblige à mettre en place de moyens de prévention pour éviter que ne se produisent des situations qui mettent en danger la santé physique et mentale des salariés
  • Malgré ces moyens de prévention, vous pouvez être confronté à une alerte relative à des faits de harcèlement moral par exemple.
  • Les sources des alertes sont nombreuses : élus du CSE, salariés, inspecteur du travail, médecin du travail… Les identifier est une première étape.
  • Quelle que soit l’origine de l’alerte, pour éviter que ne soit mise en cause votre responsabilité au titre de votre obligation de sécurité, DILIGENTEZ UNE ENQUÊTE.

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Formation initiale à la sécurité : 3 points essentiels à connaître

Vous travaillez dans la restauration, la logistique, le commerce de détail, le BTP, la maintenance informatique….

Quel que soit votre secteur d’activité, les questions de santé et de sécurité au travail, et, plus largement, les conditions de travail, font sans aucun doute partie de vos préoccupations quotidiennes !

On se trompe ?

Non, bon alors on ne vous apprend rien si on vous dit que l’entreprise se doit d’assurer la sécurité de ses salariés.

Cette obligation de sécurité qui est mise à sa charge est une obligation de moyens renforcée.

L’employeur doit assurer la prévention des risques professionnels.

Précisément, c’est là que cela se complique. En effet, l’employeur engage sa responsabilité s’il ne respecte pas cette obligation.

En effet, ce non-respect constitue une faute inexcusable en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle.

Donc, en votre qualité d’employeur, si vous êtes accusé d’une telle faute, vous engagez votre responsabilité.

Le seul moyen de vous exonérer de toute responsabilité est de parvenir à démontrer que vous avez pris toutes les mesures générales de prévention nécessaires et suffisantes pour l’éviter.

Que devez-vous faire ?

Les mesures à prendre en matière d’hygiène et sécurité sont nombreuses, notamment en matière de prévention et d’analyse des risques.

Il serait fastidieux d’en dresser la liste.

Cependant, il y en a une que vous devez absolument retenir et mettre en œuvre.

Il s’agit de la formation initiale à la sécurité telle que prévue par l’article L. 4141-2 du Code du travail.

C’est même une des premières mesures à mettre en œuvre.

Cela vous parle ?

Un peu, pas du tout, tout à fait ?

Si tel n’est pas le cas, cela n’a rien de surprenant. En effet, dans les faits, peu d’entreprises respectent cette obligation pourtant essentielle.

Alors, on vous en dit plus sur le sujet.

1. Quel est le contenu de la formation initiale à la sécurité ?

Il existe un cadre juridique précis.

En effet, l’article L.4141-2 du Code du travail qui traite de ce sujet précise :

L’employeur organise une formation pratique et appropriée à la sécurité au bénéfice :

  • Des travailleurs qu’il embauche ;
  • Des travailleurs qui changent de poste de travail ou de technique ;
  • Des salariés temporaires, à l’exception de ceux auxquels il est fait appel en vue de l’exécution de travaux urgents nécessités par des mesures de sécurité et déjà dotés de la qualification nécessaire à cette intervention ;
  • À la demande du médecin du travail, des travailleurs qui reprennent leur activité après un arrêt de travail d’une durée d’au moins vingt et un jours.

Cette formation est répétée périodiquement dans des conditions déterminées par voie réglementaire ou par convention ou accord collectif de travail. »

Comme vous pouvez le constater, cette formation est à réaliser non seulement au moment de l’embauche, mais également dans de nombreuses situations.

Ainsi, c’est le cas quand votre salarié change de poste et que vous décidez conjointement de mettre en place une période probatoire.

Vous allez vous assurer que votre salarié va exercer ses nouvelles missions et qu’il maîtrise les règles de sécurité qui lui sont applicables dans ce nouveau contexte.

Il convient de bien repérer tous les cas possibles pour ne pas les oublier et voir sa responsabilité engagée.

2. Comment mettre en œuvre cette formation à la sécurité ?

2.1 Un bon processus d’on-boarding est efficace

La tâche n’est pas facile et il importe d’avoir mis en place des processus de gestion fiables et exhaustifs pour être sûr de respecter la législation en la matière.

Mais aussi et surtout pour vous protéger si d’aventure votre responsabilité venait à être recherchée.

Par exemple, le processus d’intégration de vos collaborateurs (salariés, intérimaires, stagiaires) encore appelé onboarding doit prévoir systématiquement la dispense de cette formation dans le mois qui l’affectation du salarié à son poste de travail.

Lorsque ce processus est digitalisé, il devient plus efficace.

Vous pouvez découvrir celui que nous mettons en œuvre avec SILAE dont nous sommes le partenaire.

2.2 Des délégations de pouvoirs sont complémentaires

Vous pouvez mettre en place ces délégations de pouvoir auprès de votre encadrement et ainsi le responsabiliser.

En effet, vous ne pouvez pas être sur tous les fronts et vérifier que toutes les règles sont bien appliquées au sein de votre entreprise.

Ce seront à vos managers de s’assurer de la mise en application effective des mesures prescrites en matière de sécurité.

2.3 Il doit s’agir d’une véritable formation

Mais revenons à notre sujet central, celui de la formation à la sécurité.

Mentionnons qu’il doit s’agir d’une véritable formation qui doit se dérouler pendant l’horaire normal de travail.

Il est impossible de vous contenter d’une simple information.

Cette formation doit être :

  • Pratique,
  • Appropriée aux risques à prévenir,
  • Et aux mesures de prévention prescrites par l’employeur.

Elle permet donc au collaborateur de connaître et de comprendre les risques auxquels il est soumis et les mesures de précaution qu’il doit mettre en œuvre.

Elle doit également tenir compte :

  • De la formation du salarié,
  • De son expérience professionnelle,
  • De sa qualification,
  • De la langue qu’il parle ou lit.

Une mise en situation est une des bonnes méthodes à appliquer pour s’assurer de la bonne compréhension des instructions que vous donnez.

3. Quels sont les domaines de cette formation à la sécurité ?

D’une manière générale, l’étendue de l’obligation d’information et de formation à la sécurité varie selon :

  • La taille de l’établissement,
  • La nature de son activité,
  • Le caractère des risques qui y sont constatés,
  • Le type d’emploi des salariés.

Pour être plus précis : la formation à la sécurité a pour objet d’instruire le salarié des précautions à prendre pour assurer sa propre sécurité et, le cas échéant, celle des autres personnes travaillant dans l’établissement.

Elle porte sur :

  • Les conditions de circulation dans l’entreprise,
  • Les conditions d’exécution du travail,
  • La conduite à tenir en cas d’accident ou de sinistre.

Par conséquent, cette formation tient compte des risques :

  • Propres à l’entreprise, à l’établissement ou au chantier,
  • Auxquels le salarié est exposé et des tâches qui lui seront effectivement confiées.

En conclusion, sur les 3 points à connaître sur la formation initiale à la sécurité

Le non-respect par l’employeur des dispositions en matière d’hygiène et de sécurité fait l’objet d’un contentieux de plus en plus important.

En effet, la responsabilité des dirigeants est souvent recherchée, notamment dans le cadre du contentieux de la faute inexcusable.

Il est important pour un dirigeant de protéger sa personne et son entreprise.

Pour cela, il y a 3 points à connaître et à appliquer :

  • La formation à la sécurité doit être dispensée au moment de l’embauche, mais aussi dans certaines situations bien précises,
  • Mettre en place des processus permet de ne pas omettre de dispenser cette formation. Les délégations de pouvoir sont un bon complément,
  • Il doit s’agir d’une véritable formation, matérialisée par un support cosigné par le collaborateur (salarié, intérimaire, stagiaire) et le formateur (dirigeant, manager…) à conserver en cas de besoin.

Vous trouvez cela compliqué ?

Téléchargez gratuitement notre modèle de fiche de Formation à la Sécurité
Réussir les elections de votre CSE

Réussir les elections de votre CSE

Les effectifs de votre entreprise grossissent peu à peu et  vous devez faire face à de nouvelles obligations en matière de représentation du personnel ?

Plusieurs hypothèses doivent être mises en perspectives.

  • Votre entreprise a dépassé le seuil de 11 salariés,: vous êtes tenus d’organiser des élections professionnelles afin de mettre en place pour la première fois votre Comité Social et Économique.
  • Vous avez d’ores et déjà mis en place votre premier Comité Social et Économique, les mandats arrivent à échéance, vous devez donc organiser de nouvelles élections.

Ces sujets sont brulants et essentiels pour la gestion sociale de votre entreprise.

En effet, à défaut de mise en place dans les délais requis, celle-ci peut s’exposer à un délit d’entrave.

Bien pire, cela peut aboutir à paralyser certaines de vos décisions qui nécessiteraient  juridiquement une information ou une consultation du CSE.

Le rôle du CSE qui porte sur les réclamations individuelles ou collectives des salariés auprès de l’employeur va évoluer et se renforcer en fonction de la taille de l’entreprise.

Mais c’est aussi le rôle du Président du CSE qui évolue selon la taille de l’entreprise.

Quand devez-vous organiser vos élections professionnelles ?

Premier cas : Votre entreprise vient de franchir le seuil de 11 salariés

Les élections conduisant à la désignation des membres du Comité Social et Économique doivent être mises en place dès lors que votre entreprise a atteint 11 salariés pendant 12 mois consécutifs.

Mais comment déterminer précisément vos effectifs ?

Sont pris en compte dans les effectifs:

  • L’ensemble des salariés en CDI, CDD (à l’exception des CDD pour remplacement de salarié absent),
  • Les travailleurs temporaires,
  • Les salariés d’entreprises extérieures s’ils sont régulièrement présent dans les locaux depuis plus d’un an.

Sont donc exclus:

  • Les mandataires sociaux,
  • Les salariés en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation,
  • Les stagiaires,
  • Les salariés en dispense d’activité.

Concernant les salariés à temps partiel, il conviendra d’opérer un prorata selon leurs durées du travail (prorata temporis de la durée du travail.

Par exemple pour un salarié à temps partiel travaillant 25 h par semaine, il conviendra de le décompter en équivalent temps plein (ETP) comme suit : 25/35 = 0,71.

Il en va de même pour les salariés en CDD dont le calcul devra être adapté au regard du temps de présence dans l’entreprise.

Il s’agit là bien souvent de calculs fastidieux qui sont grandement facilités quand on dispose d’une base de données solide et aussi d’un outil de requête qui permet de simplifier, de fiabiliser et d’obtenir rapidement les bons chiffres.

Par exemple, dans notre cabinet nous utilisons SILAE pour gérer les paies de nos clients mais aussi  pour faire les élections.

Avec l’outil de requête SILAE BI qui « attaque » directement les données de la DSN.

Deuxième cas : Vous devez renouveler votre CSE actuel

Vous pouvez également disposer d’ores et déjà d’un CSE et vos élections doivent également être mises en place à l’issue d’un mandat de 4 années.

Il convient de préciser qu’un accord collectif peut adapter cette temporalité et prévoir une durée de mandat de 2 ou 3 ans.

En cas de baisse de effectifs postérieurement aux élections, aucune incidence sur le CSE nommé n’interviendra.

Toutefois cette baisse pourra impacter le renouvellement du CSE ou de ses attributions à l’issue des 4 années.

Ainsi, lorsque l’entreprise a subi une baisse de ses effectifs qui a abouti à un effectif de moins de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs, le CSE ne sera pas renouvelé.

Comment déterminer le périmètre de mise en place de votre CSE ?

Vous avez désormais identifié que vous deviez mettre en place ou renouveler votre CSE. Il convient à présent de déterminer le périmètre de mise en place de votre CSE.

En effet, en fonction de la structure de l’entreprise, plusieurs CSE pourront être mis en place.

Et notamment, il convient en effet d’identifier si l’entreprise dispose « d’établissements distincts ».

Vous devez avant toute mise en place de CSE vous interroger sur l’existence ou non d’établissements distincts. Ce périmètre permettra de définir le niveau de mise en place du CSE.

De quoi s’agit-il ?

Il ne s’agit pas nécessairement d’un établissement physique mais il peut également s’agir, par exemple, de branches d’activités.

Les établissements distincts pourront être appréciés « compte tenu de l’autonomie de gestion du responsable de l’établissement, notamment en matière de gestion du personnel ».

Il est ainsi nécessaire de pouvoir dégager une certaine autonomie de gestion dans chacun des établissements afin qu’il puisse être considérés comme distincts.

Le nombre et le périmètre des établissements distincts sont fixés par accord d’entreprise majoritaire avez vos syndicats si vous en disposez ou, à défaut, par accord avec le CSE s’il existe.

À défaut une décision unilatérale de l’employeur peut être prise.

Il est ainsi recommandé de conclure un accord ou une décision unilatérale sur le périmètre du CSE avant toute mise en place des élections et ce même si aucun établissement distinct n’est identifié.

Quelles sont les principales étapes à respecter en amont du vote ?

Vous devez en tout premier lieu informer les salariés de la date du vote.

A titre d’information, dans les entreprises de 11 à 20 salariés, si aucun salarié ne se porte candidat dans un délai de 30 jours à compter de l’information, l’employeur n’est pas tenu d’organiser les élections.

Par la suite, l’employeur doit inviter les syndicats à négocier un Protocole d’Accord Préélectoral (P.A.P) pour organiser les élections et en définir les modalités.

Il conviendra d’inviter les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ou celles qui ont constitué une section dans l’entreprise, les organisations représentatives au niveau national et interprofessionnel, ainsi que toute autre organisation syndicale intéressée.

Si aucune organisation syndicale ne prend part au PAP, vous pourrez fixer unilatéralement les modalités de l’élection.

Ce document devra prévoir notamment, les collèges électoraux, leur composition et le nombre de siège, la proportion de femmes et d’hommes dans chaque collège, les modalités d’organisation et de déroulement du scrutin (date de dépôt des listes de candidats, date du vote, modalités du vote, etc).

Par la suite, le vote pourra être organisé dans les 90 jours qui suivent l’information des salariés.

Comment se déroule le scrutin ?

L’élection doit avoir lieu au scrutin secret sous enveloppe ou par vote électronique ou par correspondance.

Ces modalités auront dû être définies au sein du PAP.

Ainsi au premier tour, seules des listes établies par les organisations syndicales peuvent être présentées.

Si le nombre des votants est inférieur à la moitié des électeurs, ou en cas de carence ou d’insuffisance de candidatures, un second tour doit être organisé dans un délai de 15 jours.

Lors de cet éventuel deuxième tour, des listes de candidatures non établies par une organisation syndicale peuvent alors être présentées.

Qui peut être candidat et qui peut voter ?

Peuvent être candidats afin d’intégrer la délégation des membres du CSE, les salariés âgés de 18 ans révolus, travaillant dans l’entreprise depuis un 1 an au moins.

Les proches de l’employeur ne sont pas éligibles (conjoint, partenaire de Pacs, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré).

Les salariés travaillant à temps partiel dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une d’entre elles.

Ce sont les Organisations Syndicales qui composent les listes de candidats.

Celles-ci doivent refléter la proportion de femmes et d’hommes au sein des différents collèges.

En cas de non-respect de cette disposition, l’élection de certains membres peut être impactée.

Peuvent voter aux élections du CSE tous les salariés âgés de 16 ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise quelle que soit leur nationalité.

A noter que depuis le 1er novembre 2022 les salariés qui représentent l’employeur peuvent aussi participer au vote.

Nos Conseils

  • Il est impératif de suivre régulièrement et précisément ses effectifs pour anticiper la mise en place du CSE ou un renouvellement vers un CSE de taille supérieure
  • La rédaction de l’accord ou de la décision unilatérale portant sur le périmètre du CSE est essentielle. Il convient de veiller à ce point même lorsque le périmètre de votre entreprise semble évident. Cela peut être également l’occasion de négocier un accord global sur le fonctionnement du CSE.
  • Le protocole d’accord préélectoral doit-être suffisamment précis afin d’anticiper toute difficulté le jour de l’élection.

Vous avez pour projet de renouveler ou de mettre en place votre CSE ?

Nous aidons les entreprises avec des solutions digitalisées qui se complètent avec notre expertise en droit du travail.

Président du CSE...

Président du CSE...

Ça y est, votre entreprise a atteint un seuil d’au moins 50 salariés pendant 12 mois consécutifs.

Votre CSE en place va donc exercer les attributions prévues pour les « grands CSE ».

Jusqu’à maintenant vous aviez l’habitude de traiter avec peu d’interlocuteurs avec un rôle limité et désormais vous allez devoir composer avec un CSE doté d’attributions élargies et de moyens spécifiques.

Vous allez aussi devoir endosser un nouveau rôle : celui de président de CSE.

Des changements en perspective auxquels il vaut mieux se préparer afin d’éviter d’improviser et ce au risque de commettre de graves erreurs dans le pire des cas, ou encore de donner de mauvaises habitudes à votre nouveau CSE.

Et là, vous vous dites que vous n’aurez jamais assez de temps pour être prêts à répondre à toutes ces nouvelles obligations.

Pas de panique !

Pour vous préparer vous disposez d’un délai d’un an à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint pendant 12 mois consécutifs.

Une occasion en or pour vous former.

En 2023, vous serez aussi de nombreuses entreprises à renouveler votre CSE, alors, au sein du cabinet  nous nous sommes dits  qu’un article sur les principaux points à mettre en œuvre pour bien débuter avec son CSE serait le bienvenu pour les chefs d’entreprise.

Et si toutefois vous n’avez encore pas déroulé les élections de votre CSE, cet article peut vous intéresser.

Voici notre contribution pour vous permettre de vous simplifier un peu la tâche pour la prise en mains de votre nouveau rôle.

C’est vous le Président !

Selon la forme juridique de votre entreprise c’est peut-être déjà un titre que vous avez déjà mais dans le cas du CSE il s’agit d’un statut à part entière qu’il vous faut connaître et maîtriser.

En effet, en tant qu’ employeur vous avez la responsabilité de présider le Comité Social et Économique mais aussi de participer à son fonctionnement, d’assurer son information et sa consultation sur tous les points pour lesquels le comité est compétent.

Votre rôle est à multiples facettes.

Nous allons aborder les principaux points qu’il convient de connaître.

1. Votre rôle en matière de préparation de l’ordre du jour des réunions

Sur ce sujet, le principe est que l’ordre du jour est élaboré conjointement par l’employeur et le secrétaire du comité.

Cependant, l’employeur ou le secrétaire du comité peut inscrire de plein droit des consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire, ou par un accord collectif de travail (source C. trav., art. L. 2315-29).

Il y a également une possibilité d’une inscription unilatérale d’un point à l’ordre du jour mais dans les cas limités aux désaccords constatés entre les deux parties (source Cass. Soc., 12 juill. 2010, no 08-40.821).

Celui du président ou du secrétaire qui inscrit unilatéralement un point à l’ordre du jour devra rapporter la preuve du désaccord antérieur et du blocage.

2. Votre rôle en matière de convocation aux réunions

Le président a seul le pouvoir de convoquer le comité (source C. trav., art. L. 2315-30).

C’est une responsabilité qui lui incombe de convoquer le CSE aux réunions ordinaires et extraordinaires.

Si d’un point de vue pratique,  le secrétaire peut se voir confier la mission de convoquer le CSE,  il agira toujours par délégation du président.

En tout état de cause,  l’employeur ne pourra pas se retrancher derrière le rôle dévolu au secrétaire pour échapper à sa responsabilité en la matière.

C’est lui qui fixe la date, l’heure et le lieu des réunions sauf à ce qu’il y ait des dispositions conventionnelles particulières.

Pour convoquer le comité, le président doit adresser les convocations au moins 3 jours à l’avance à l’ensemble des titulaires et des suppléants,  mais aussi aux représentants syndicaux s’il y en a.

Avec la convocation est adressée l’ordre du jour ainsi que tout document nécessaire à son examen en cours de réunion.

3. L’importance de la première réunion du CSE

Tout d’abord, précisons que pour cette première réunion, le secrétaire n’ayant pas encore été désigné c’est le président seul qui va adresser la convocation avec l’ordre du jour aux membres du CSE.

Cette première réunion est importante car elle comporte un certain nombre de points incontournables.

Quels sont les points à mettre obligatoirement à l’ordre du jour de cette première réunion ?

Il s’agit de points qui concernent quasi exclusivement le fonctionnement à venir du nouveau comité.

Seront ainsi portés à l’ordre du jour :

  • La désignation du secrétaire, du trésorier (et de leurs adjoints). Il est important de prévoir un adjoint pour le secrétaire mais aussi un adjoint pour le trésorier afin d’éviter toute perturbation dans le fonctionnement du comité d’entreprise ;
  • La désignation des représentants au conseil d’administration si nécessaire ;
  • Le cas échéant, la mise en place de commissions et la désignation de leurs membres

Les points complémentaires suivants peuvent aussi être rajoutés :

  • Le projet d’élaboration du règlement intérieur du comité. Ce règlement intérieur du CSE est obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés.

Dans le cas d’un CSE renouvelé, la question est de savoir si le règlement intérieur sera modifié ou   reconduit.

  • Les modalités de fonctionnement (utilisation du crédit d’heures, utilisation du matériel, mise à disposition des locaux, modalités de versement des budgets…).

A l’occasion de cette première réunion l’employeur peut aussi remettre la documentation économique juridique et financière prévue par les dispositions légales (en l’absence d’accord) qu’il doit communiquer dans le délai d’un mois après l’élection du CSE (source C. trav., art. L. 2312-57).

Souvent, la première réunion est l’occasion pour les membres sortants d’opérer une « passation de pouvoirs » au profit des membres nouvellement élus.

À ce titre, vous pouvez inviter les membres élus titulaires et les suppléants des comités entrants et sortants afin notamment que la documentation attachée à la gestion du comité soit transmise.

Le CSE sortant pourra aussi présenter un compte rendu de sa gestion et de la comptabilité du comité.

C’est ce dernier point qui pourra ainsi figurer à l’ordre du jour de votre première réunion.

Vous vous en rendez compte, cette première réunion dans les entreprises d’au moins 50 salariés, est bien remplie,  alors que dans les entreprises d’au moins 11 salariés et de moins de 50 salariés, l’ordre du jour de cette première réunion se limite aux seules questions posées par les membres de la délégation du personnel au CSE.

4. Vous avez également une mission en matière de direction et de coordination des débats

Lors des réunions c’est le Président qui va donc diriger les débats.

Concrètement son rôle est de :

  • Ouvrir et clore la séance ;
  • Suspendre cette séance, de sa propre initiative ou à la demande de la majorité ;
  • S’assurer de la présence du secrétaire lors de l’ouverture de la séance ;
  • Organiser l’élection d’un secrétaire de séance en cas d’absence du secrétaire (ou de son suppléant) ;
  • Énoncer l’ordre du jour tel qu’il a été fixé et dans l’ordre chronologique des questions ;
  • Attribuer la parole à chacune des personnes qui souhaitent intervenir ;
  • Mettre aux voix les résolutions et les décisions ;
  • Proclamer les résultats des votes internes.

Il nous est souvent posé la question de savoir si le président participe au débat.

Le président est un membre du comité, de ce fait il anime et participe aux débats.

En revanche, selon le thème abordé le président ne peut pas toujours prendre part aux votes.

D’une manière générale il peut voter lorsque les décisions adoptées sont en lien avec la gestion du CSE. C’est le cas par exemple de la désignation du secrétaire du comité.

À noter que dans les entreprises d’au moins 50 salariés le président du CSE peut être assisté par 3 collaborateurs de son choix (source C. trav., art. L. 2315-23). Ces derniers auront voix consultative à l’identique des autres intervenants du comité tels les représentants syndicaux ou encore le médecin du travail.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l’employeur peut aussi se faire assister par des collaborateurs à la condition que, tous réunis, ils ne soient pas majoritaires par rapport aux représentants du personnel titulaires (source C. trav., art. L. 2315-21).

Enfin, le président où les membres du comité peuvent inviter des intervenants extérieurs si cela est prévu par la loi ou, à défaut, si l’ensemble des membres du comité sont d’accord.

5.  Votre rôle en matière d’information et de consultation du CSE est particulièrement important

Vous devez maitriser les règles et les sujets qui donnent lieu soit à des informations, soit à des consultations du CSE.

Une consultation du CSE consiste à lui demander son avis, ce qui n’est pas le cas quand il s’agit d’une simple information. La différence est de taille.

Les sujets sur lesquels le président doit informer et consulter le comité sont nombreux et il est important de bien les connaître sous peine de risquer d’être poursuivi pour délit d’entrave.

Non seulement le président doit communiquer toute la documentation nécessaire au CSE pour les points soumis à une information consultation mais il doit aussi rendre compte de façon motivée des suites données aux avis et aux vœux émis par le comité.

En conclusion

1. L’ordre du jour est arrêté par le Président et le secrétaire. Pas de décision unilatérale d’un côté ou de l’autre sauf exceptions légales ou blocages.

2. C’est le Président seul qui assume l’envoi des convocations aux membres du CSE et nous conseillons de garder la maîtrise de ce rôle. Cela était évident pour vous ? Tant mieux car dans beaucoup d’entreprises c’est le secrétaire qui s’en charge et cela est parfois source de difficultés.

3. La première réunion est importante. Il y a la passation à organiser entre l’ancien et le nouveau CSE peu réalisée en pratique mais tellement importante pour fixer les responsabilités. Et il y aussi la désignation du secrétaire et du trésorier. Il vaut mieux faire le choix de personnes compétentes (même si cela reste un point peu évident en pratique) car le travail par la suite en sera facilité.L’adoption d’un règlement intérieur est aussi un point délicat.

Les membres des CSE arrivent parfois avec des projets aussi pour tenter d’imposer des obligations supra-légales à l’entreprise.

Ils peuvent aussi être très/trop complets et donc mal appliqués car trop « lourds ».

4. Le Président anime et participe aux débats. Il est important de connaître les règles qui régissent la tenue des réunions.

5. Il est indispensable de connaître tous les sujets sur lesquels le comité doit être informé et/ou consulté. Cette distinction est importante, une consultation du CSE consiste à lui demander son avis ce qui n’est pas le cas quand il s’agit d’une simple information.

Il est également primordial de préparer minutieusement et consciencieusement les dossiers qui feront l’objet des informations/consultations du comité.

Alors vous vous sentez prêts pour votre prochain rôle de Président du CSE ?

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Comment bien réagir face à un accident du travail

Comment bien réagir face à un accident du travail

Savez-vous bien réagir lorsqu’un salarié vous déclare avoir été victime d’un accident dans le cadre de son travail ?

Les formalités à accomplir dépassent largement le seul cadre administratif.

Êtes-vous bien au courant des recours à votre disposition ?

Pouvez-vous contester l’existence de l’accident ?

Son caractère professionnel ?

Quels sont les moyens d’action de l’entreprise face à un salarié qui s’estimerait victime d’un accident du travail ?

Revenons ensemble sur les étapes importantes de cette procédure complexe avec des enjeux non négligeables….

La connaissance de l’accident

Le salarié qui s’estime victime d’un accident du travail doit vous en informer (ou vous en faire informer) dans la journée durant laquelle l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures, sauf cas de force majeure, motif légitime ou impossibilité absolue.

Aucun formalisme particulier n’est prévu quant à cette information.

Il convient toutefois de préciser que le dépassement du délai de 24 heures par votre salarié pour vous prévenir n’est pas sanctionné. En effet, le salarié pourra toujours tenter de faire reconnaitre son accident du travail pendant deux ans en saisissant directement la CPAM.

Néanmoins, vous aurez alors tout loisir de contester l’existence de l’accident et son origine professionnelle, et ce, d’autant plus au regard de la tardiveté de la déclaration.

Les réserves à formuler lors de la déclaration de l’accident du travail

Lorsqu’un de vos salariés vous alerte sur l’existence d’un accident du travail, vous êtes tenu de procéder à une déclaration d’accident de travail dans un délai maximum de 48 heures.

Il est possible d’effectuer cette démarche en ligne depuis le site net entreprise.

Lors de cette déclaration, vous ne pouvez juger de la gravité des lésions. Vous devez vous en tenir à la déclaration du salarié victime de l’accident.

Point important : vous pouvez émettre des réserves auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie.

Vous pouvez le faire soit au moment de la déclaration, soit à posteriori, dans un délai de 10 jours francs à compter de la date de la déclaration.

Depuis le 18 janvier 2023 vous pouvez émettre vos réserves en ligne, toujours à partir du site de net entreprise.

Si nous n’avez pas procédé à la déclaration d’accident de travail, le salarié peut s’en charger lui-même.

Dans ce cadre, vous disposerez également de 10 jours francs à compter de la date de réception du double de la déclaration pour transmettre vos réserves.

Afin que vos réserves soient prises en compte par la Caisse Primaire d’Assurance Maladie, vous devez les motiver.

Vous pourrez alors transmettre tout élément portant sur les circonstances de temps et de lieu de l’accident ou sur la survenance d’une cause totalement étrangère au travail.

Il convient cependant de noter qu’il n’est pas nécessaire d’évoquer la réalité de la lésion ou son influence sur l’état de santé du salarié qui ne sont pas considérée par la CPAM comme constituant des réserves.

Vous pouvez toutefois mettre en lumière l’absence totale de témoins dans l’accident ou au contraire l’existence d’autres témoins qui peuvent avoir une version différente des faits à l’origine de l’accident.

La possibilité d’établir des réserves est souvent méconnue ou mal maitrisée, ce qui conduit très souvent la caisse à ne pas instruire les dossiers et à ne pas prendre en compte l’éventuelle contestation de l’employeur.

La procédure d’instruction de la CPAM

Lorsque des réserves motivées ont été formulées, la Caisse Primaire d’Assurance Maladie doit entamer une procédure d’instruction contradictoire  du dossier dans un délai de 30 jours francs à compter de la déclaration.

Cette procédure d’enquête pourra être menée pendant un délai global de 90 jours francs à compter de la date de réception par la caisse de la déclaration d’accident.

En l’absence de réponse de la caisse dans le délai de 90 jours, le caractère professionnel de l’accident est établi.

Ainsi, il convient de noter que deux types de décisions peuvent être rendus par la CPAM :

  1. Une décision explicite qui sera notifiée à l’ensemble des parties,
  2. Ou une décision implicite d’acceptation.

La contestation de la décision de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie

En cas de reconnaissance par la caisse du caractère professionnel de l’accident, vous pourrez procéder à la saisine de la Commission de Recours Amiable de la Caisse.

Vous avez deux mois pour le faire.

À ce titre, afin d’obtenir une remise en cause du caractère professionnel de l’accident ou a minima, l’inopposabilité de la décision à l’entreprise, vous pourrez émettre des observations :

  • Sur l’origine professionnelle de l’accident,
  • Et sur le respect du principe du contradictoire par la CPAM.

La Commission de Recours Amiable dispose alors d’un délai de 2 mois pour statuer sur le dossier.

Il est en réalité très courant que la commission ne statue pas dans ce délai. Dans ce cas, une décision implicite de rejet de la contestation est alors rendue.

Vous pourrez alors saisir le Tribunal Judiciaire pour contester cette décision.

Nos conseils pour bien réagir face à un accident du travail

En synthèse, voici les 5 conseils clés pour faire face à un accident du travail :

  • Dans le cadre d’une déclaration d’accident de travail, il est impératif de réagir rapidement. La déclaration doit être effectuée immédiatement et les premiers éléments de preuve et/ou témoignages doivent être collectés.
  • La phase de rédaction des réserves motivées est essentielle à une éventuelle contestation d’un accident du travail. Ces dernières doivent être particulièrement motivées et porter essentiellement sur les circonstances de temps et de lieu de l’accident ou sur la survenance d’une cause totalement étrangère au travail.
  • Une enquête interne à l’entreprise peut également être menée en fonction des circonstances de l’accident déclaré, cela permettra alors à l’entreprise d’apporter des éléments complémentaires dans le cadre de l’instruction réalisée par la caisse.
  • Les conséquences liées à la reconnaissance d’un accident du travail sont nombreuses (majoration du taux Accident du travail/Maladie Professionnelle de l’entreprise et donc de ses cotisations, demande de reconnaissance a posteriori de la faute inexcusable de l’employeur par le salarié avec demande de dommages et intérêts…).
  • Il est donc impératif de mettre en place en amont les outils de prévention adaptés à l’entreprise afin de prévenir tout accident. Une formation initiale à la sécurité est un minimum obligatoire.
  • A posteriori, des processus rigoureux de suivi des accidents déclarés sont tout aussi indispensables pour suivre vos taux d’accidents du travail et pour remplir vos obligations d’information à l’égard des représentants du personnel le cas échéant.

Besoin d’aide pour formuler des réserves pour un accident du travail

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Face à la dénonciation de faits de harcèlement moral : Enquêtez !

Face à la dénonciation de faits de harcèlement moral : Enquêtez !

Selon l’Article L.1152-1 du Code du travail,

aucun salarié ne doit subir des agissements répétés de harcèlement moral qui ont pour objet ou pour effet une dégradation de ses conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité, d’altérer sa santé physique ou mentale ou de compromettre son avenir professionnel

L’Entreprise est alors placée au cœur de la prévention des risques psychosociaux et peut voir sa responsabilité civile et pénale engagée pour des faits commis par des salariés.

Ainsi, progressivement, les obligations mises à la charge des entreprises se sont développées et leur mise en œuvre est aujourd’hui essentielle pour prévenir tout risque de condamnation et pour entretenir un climat apaisé dans l’entreprise.

En amont, la prévention des risques est rendue nécessaire afin d’empêcher que des situations de harcèlement se développent.

En effet, l’employeur doit pouvoir prendre les mesures adéquates pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs.

Mettre en place une organisation du travail et des moyens adaptés dans l’entreprise, mais également des mesures de prévention, de formation permet à l’employeur d’apaiser les relations sociales et de sécuriser ses pratiques devant les Tribunaux (Cass. soc., 1er juin 2016, n° 14-19.702 ; Cass. soc., 5 oct. 2016, n° 15-20.140).

Toutefois, et en dépit des mesures préventives mises en œuvre, l’Entreprise peut faire face une alerte d’un salarié ou d’un membre du Comité Social et Économique concernant des faits qui pourraient s’apparenter à du harcèlement moral.

Cette alerte ou la connaissance de ces faits doit déclencher la réaction immédiate de l’entreprise.

En effet, la gestion des conflits entre salariés peut entraîner des conséquences importantes et parfois invisibles au premier abord sur les équipes et le climat social, de sorte qu’il est indispensable de les traiter rapidement et de communiquer tant avec les instances représentatives du personnel qu’avec les différents protagonistes.

En outre, d’un point de vue juridique, il ne sera considéré que l’employeur a respecté son obligation de protection de la santé des salariés que dès lors qu’il aura pris les mesures propres à faire cesser les faits immédiatement lorsqu’il en aura été informé.

D’ailleurs, il a été considéré qu’un Directeur des Ressources Humaines commet une faute professionnelle s’il reste inactif face à des comportements pouvant s’apparenter à du harcèlement moral de la part de ses collègues, mais également de son supérieur hiérarchique (Cass. Soc., 8 mars 2017, n° 15-24.406).

Ainsi, il est désormais impératif de diligenter une enquête après la dénonciation de faits s’apparentant à des faits de harcèlement par un salarié, et ce même si l’employeur estime qu’aucun harcèlement moral ne semble être établi. (Cass. soc., 27 nov. 2019, n° 18-10.551).

Cette enquête doit permettre d’établir la réalité et la matérialité des faits dénoncés le cas échéant

Si aucune disposition légale n’impose ni n’encadre les modalités de l’enquête interne, la jurisprudence de la Cour de Cassation en précise toutefois peu à peu les contours

En pratique, il est ainsi recommandé d’inviter le salarié affirmant avoir subi lesdits faits à s’exprimer, mais aussi la ou les personnes visée(s).

Les salariés amenés à collaborer avec les protagonistes pourrons par ailleurs être entendus.

À l’issue de chaque entretien, un compte rendu sera établi et signé par la personne « auditionnée » de sorte qu’un compte rendu global puisse être réalisé pour permettre de dégager une position et un plan d’action pour faire cesser le trouble.

Cette enquête peut être organisée et accomplie par l’employeur ou encore par un avocat, ce qui a pour avantage dans ce dernier cas de mettre en avant la neutralité de l’entreprise.

L’Avocat Enquêteur réalisera l’enquête en respectant ses principes déontologiques.

Toutefois, le compte rendu ne sera pas couvert par le secret professionnel, ce qui permettra, le cas échéant, sa production devant les juridictions pour assurer notamment la défense des intérêts de l’entreprise.

Enfin, il est à noter que le législateur a expressément prévu en matière de harcèlement moral la mise en place d’une procédure de médiation sur demande, soit de la personne s’estimant victime, soit de la personne mise en cause par les faits décrits.

Il est ainsi, dans ces situations, essentiel d’être à l’écoute des collaborateurs et de communiquer.

Les entreprises font de plus en plus face à ces problématiques dont le contentieux devant le Conseil de Prud’hommes ne tarit pas.

Aussi, et dans un contexte économique particulièrement changeant, les réorganisations impliquent une gestion de l’humain indispensable pour maintenir un bon climat social, mais aussi pour sécuriser les risques juridiques et financiers.

Vous voulez savoir comment mener une enquête interne ?

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