Savoir bien traiter les arrêts maladie en paie : 5 étapes clés à maîtriser
Focus sur les étapes à ne pas manquer
En tant que chef d’entreprise vous avez surement dû faire face à ce cas d’espèce.
Un de vos salariés ne se présente pas au travail, il se trouve être en arrêt maladie.
Au-delà de l’organisation interne à laquelle il va falloir apporter des modifications, cette absence vous oblige à traiter les aspects administratifs liés à la paie du salarié.
Ce n’est pas la plus facile des absences à gérer en paie.
Vous vous demandez comment retranscrire cette situation sur son bulletin de paie ?
Comment va-t-il être rémunéré le temps de cet arrêt maladie ?
Concrètement que devez-vous faire en tant qu’employeur à la suite de cet arrêt de travail ?
Nous allons vous indiquer la marche à suivre avec de précieux conseils pour ne pas commettre d’erreurs issues de expérience de gestion à 360 (Paie – Droit du travail – RH ) pour le compte de nos clients. Â
Le cadre est posé. Vous devez faire face à l’absence maladie de votre salarié
Revenons ensemble sur les étapes pour bien traiter cette absence en paie mais pas seulement.
1. Votre salarié doit vous informer de son absence
Votre salarié doit vous informer de son absence dans les plus brefs délais. Il peut le faire par écrit ou à l’oral. Et si jamais il se trouve dans l’impossibilité physiologique de le faire, cette information peut se faire par le biais d’un proche.
Un délai peut être indiqué dans la convention collective dont dépend votre entreprise, au sein d’un accord d’entreprise, voir au sein de votre règlement intérieur.
Si aucune de ces sources ne précise de délai, celui-ci est donc de 48 heures, délai permettant au salarié de bénéficier du complément employeur (source Code du travail, art. L1226-1 ).
Le délai prévu par votre règlement intérieur ne peut pas être moins favorable.
2. Votre salarié doit justifier son absence
En plus de l’information, votre salarié doit fournir un justificatif de son absence maladie.
Il faut pour cela, qu’il vous transmette le volet n° 3 du cerfa 10170*07 délivré par le médecin ayant prescrit l’arrêt de travail.
Ce formulaire est un document établi par la sécurité sociale et rempli par le médecin lors de la consultation.
Il est composé de 3 volets. Les volets n° 1 et 2 sont à transmettre par le salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie. Le 3ème volet vous est réservé.
Seul ce volet n° 3 ou un bulletin de situation d’hospitalisation, vaut justificatif d’arrêt de travail.
A savoir que depuis le 7 mai 2022, il existe un cerfa unique, quel que soit le motif d’arrêt de travail. Il vous faudra ainsi être doublement vigilant sur le motif de l’arrêt afin de ne pas passer à côté par exemple d’un accident de travail ou d’un arrêt pathologique.
Si votre salarié ne vous informe pas et/ou ne justifie pas de son absence, il prend le risque de se mettre en situation fautive.
Le salarié est alors en absence injustifiée. Il peut faire l’objet d’une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement.
Il est donc impératif de réagir dans les plus brefs délais afin de mettre en demeure le salarié de justifier de son absence.
3. Vous devez transmettre l’attestation de salaire à la CPAM
En tant qu’employeur, vous devez transmettre à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie une attestation de salaire (source Code Sécurité Sociale, art. R323-10).
Pour cela, vous devrez transmettre une DSN évènementielle au travers de votre logiciel dwe paie. Si celui ne le permet pas vous pouvez l’effectuer directement sur le site net-entreprises.
La transmission de l’attestation de salaire est obligatoire et primordiale car elle va permettre à la CPAM de calculer le montant des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS)  auxquelles le salarié aura droit s’il remplit les conditions pour en bénéficier.
Le défaut de production de l’attestation de salaire est un motif de non-versement des IJSS.
Que vous mainteniez ou non la rémunération du salarié, la transmission de l’attestation de salaire est obligatoire selon différents délais :
- Si vous ne pratiquez pas la subrogation, l’attestation de salaire doit être produite dans les 5 jours suivant la connaissance de l’arrêt de travail ;
- Si vous pratiquez la subrogation, l’attestation de salaire doit être produite au plus tard lors de la transmission de la DSN mensuelle.
De plus, prêtez attention à consulter les éventuels retours DSN, à savoir les fameux Compte Rendu Métiers (CRM DSIJ) qui peuvent contenir de précieuses informations sur des anomalies qui bloqueraient le versement des IJSS.
Ça y est vous avez les premières formalités avec la CPAM et votre salarié, vous allez pouvoir vous pencher sur sa paie.
Le salarié vous a informé et vous a transmis son justificatif vous devez donc saisir cette absence afin de la répercuter sur sa paie.
Vous allez devoir déduire l’absence maladie sur sa paie d’une part et il se peut que vous ayez à maintenir la rémunération de votre salarié en tout ou partie d’autre part.
4. Le maintien de salaire
Si votre salarié remplit certaines conditions, d’ancienneté notamment,  il va pouvoir prétendre à un complément  aux IJSS, à verser  par vos soins. C’est ce que l’on appelle communément le maintien de salaire.
Pour l’appliquer, vous devez dans un 1er temps vérifier si votre salarié à au moins un an ancienneté.
- S’il a moins d’un an d’ancienneté vérifiez que votre convention collective ne prévoit pas de disposition de condition d’ancienneté plus favorable. Si non, vous n’avez aucun maintien de salaire a effectué. Le salarié percevra uniquement les IJSS de la CPAM.
- Si le salarié a plus d’un an d’ancienneté, il va falloir comparer entre ce qui est prévu par la loi et ce qui est prévu par la convention collective.
Vous allez appliquer le maintien de salaire qui est le plus favorable pour le salarié.
5. La subrogation
La subrogation nécessite que vous ayez effectué un maintien total ou partiel de la rémunération du salarié.
De ce fait, vous pouvez faire le choix de percevoir directement les IJSS de la CPAM en lieu et place du salarié et lui reverser via son bulletin de paie.
La demande de subrogation est à faire sur l’attestation de salaire que vous allez transmettre à la CPAM au travers de la DSN événementielle.
Lorsque vous allez renseigner la date de fin de subrogation, veillez à ne pas forcément vous calquer sur la date de fin de l’arrêt.
Si vous le faites-vous risquez d’interrompre le versement des IJSS à votre profit.
En effet, admettons que le salarié bénéficie d’une prolongation et que vous ayez bordé la subrogation sur la date de fin de l’arrêt initial ; l’indemnisation se fera directement auprès du salarié pour le reste.
Ainsi pour éviter toute déconvenue, il vaut mieux saisir en date de fin, la durée maximum prévue par votre convention collective.
Bon,  alors j’espère que je ne vous ai pas perdu dans les détails techniques pour gérer un arrêt maladie.
Sinon voici en résumé les principaux points de vigilance et nos conseils :
Nos conseilsÂ
- L’envoi du volet n° 3 du Cerfa 10170*07.
Cet envoi à la CPAM revêt son importance car il va conditionner le versement des indemnités journalières de la sécurité sociale. En cas de transmission tardive la CPAM se réserve le droit d’infliger des sanctions pouvant impacter le versement des indemnités journalières.
Il est donc primordial pour vous, d’autant plus si vous pratiquez la subrogation, de communiquer régulièrement sur ce point à vos salariés.
- L’envoi de l’attestation de salaire par vos soins.
Les employeurs ont tendance à ne pas réaliser d’attestation de salaire pour les arrêts de moins de 3 jours estimant qu’il n’y a pas lieu, étant donné le délai de carence de 3 jours.
Sauf, qu’en agissant de la sorte, vous n’anticipez pas le fait que le salarié puisse être prolongé. De même, si votre salarié est en affection longue durée il est exempté de carence.
Ainsi, il est judicieux de faire systématiquement l’attestation de salaire quel que soit la durée de l’arrêt de travail initial afin d’anticiper ces cas.
- Reprise anticipée du travail par le salarié
Il arrive également que le salarié reprenne le travail de manière anticipée.
Cette reprise est également à encadrer.
Le salarié doit pouvoir fournir un certificat de reprise par son médecin.
De plus, il est important d’envoyer une attestation de reprise anticipée au travers de la DSN afin que la CPAM cesse le versement des IJSS.
- Point de vigilanceÂ
Si l’arrêt maladie a une durée d’au moins 30 jours, veillez à prévoir une visite médiale de reprise, soit le jour de la reprise ou au plus tard dans un délai de 8 jour calendaire à compter de la reprise du travail.
- Veillez à bien suivre l’application du maintien de salaire afin d’appliquer le taux de maintien adapté à la durée de l’arrêt maladie.
Vous pouvez ainsi tenir un tableau de suivi récapitulant les droits consommés et ceux restants ainsi que le taux de maintien associés.
C’est la base si vous n’avez pas un logiciel de paie performant mais cela reste très fastidieux et source d’erreurs chronophages.
- Tenir un suivi rigoureux du recouvrement des IJSS en paie. Si vous pratiquez la subrogation veillez :
- A ce que la CPAM ait bien versé la totalité des IJSS ;
- A ce que toutes les IJSS perçues de la CPAM soit bien reversées au salarié sur sa paie.
- Afin de réagir efficacement lors de la survenance d’un arrêt maladie, vous avez tout intérêt à mettre en place une procédure récapitulant de manière précise les différentes étapes et actions à mener ainsi que le suivi à opérer.
Le mot de la fin
Gérer les absences maladie nécessite de mettre en place des process bien rodés pour ne rien oublier.
Au sein du cabinet, nous sommes partenaire de SILAE, un des acteurs majeurs pour gérer la paie et c’est avec leurs solutions digitalisées que nous gérons la paie pour le compte de nos clients.
En complément nous mettons en place avec eux ces fameux process. Cela leur permet d’avoir une gestion sociale fiable et efficiente.
Vous voulez en savoir plus sur nos solutions digitalisées et notre expertise PAIE – RH – JURIDIQUE, nous sommes à votre écoute.
À propos de l’auteur
Claude conseille les chefs d’entreprise sur les aspects juridiques et RH de leur gestion sociale. Il assure aussi leur défense devant les juridictions dans le cadre des litiges qui les opposent avec les salariés ou les administrations.
Chez Human Avocats, notre équipe d’avocats et de consultants est dédiée à la gestion sociale des entreprises que nous accompagnons en proposant une démarche transverse des problématiques juridiques et opérationnelles des RH et de la paie.
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