Pourquoi une gestion sociale efficiente est stratégique pour votre entreprise ?
La gestion sociale regroupe toutes les tâches et missions liées à la gestion de votre personnel.
La paie, bien entendu, mais pas seulement.
Cette gestion sociale est très importante.
Elle fait partie des 6 facteurs clés de succès pour votre entreprise.
Lesquels ?
- L’argent,
- La gestion,
- Le marketing et les ventes,
- Les produits et services
- Le processus et les systèmes.
Si vous souhaitez faire progresser votre entreprise dans ces pratiques en identifiant ses forces et ses faiblesses, il peut être intéressant de réaliser, au préalable, un audit général.
Cela a pris du temps.
Mais il est désormais acquis que les compétences de chaque collaborateur, son travail personnel, mais aussi les interactions entre tous les hommes et les femmes de l’entreprise sont déterminants dans les résultats obtenus par une entreprise.
Pour faire court, cette évolution est liée essentiellement aux études menées au début des années 30 par Elton MAYO au sein de la Western Electric de Cicero (source Wikipédia).
Elles ont permis d’amorcer le mouvement des relations humaines en management et de mettre sur le devant de la scène l’importance du capital humain.
Mais revenons-en à des considérations plus business.
Cette gestion sociale est multiforme.
Dans les grandes entreprises il est question de Gestion des Ressources Humaines.
Une stratégie est définie en la matière, laquelle s’intègre dans la stratégie globale.
Pour les plus petites entreprises, la gestion des ressources humaines ne peut être totalement ignorée, mais elle reste souvent cantonnée aux activités les plus opérationnelles et administratives.
Si vous dirigez une entreprise de petite taille ou de taille moyenne vous ne le savez que trop.
Vous êtes sur tous les fronts pour piloter votre gestion sociale !
Il n’est pas un jour qui s’écoule sans que vous n’ayez :
- À traiter des questions administratives,
- À gérer les difficultés de relations entre les membres des équipes,
- Ou encore à chercher la perle rare qui va dynamiser vos ventes.
Sans parler du fait que vous devez aussi vous préoccuper de faire évoluer les compétences de vos collaborateurs.
C’est important pour être en mesure de proposer la meilleure qualité de votre offre et ainsi rester compétitif dans votre secteur d’activité.
Toutes ces missions, que vous assumez bien souvent seul, avec l’aide d’un(e) assistant(e) ou encore épaulé par votre expert-comptable, sont très diverses.
Dans tous les cas, que ce soit pour une grande ou pour une plus petite entreprise, disposer d’une gestion sociale efficiente est stratégique.
Peu importe le niveau où elle se situe.
Pourquoi ?
Je vous propose un tour d’horizon complet sur ce sujet.
Ces aspects réglementaires constituent le socle de la gestion sociale de votre entreprise.
Ils sont très opérationnels.
Il s’agit pour vous de vous conformer aux règles sociales en vigueur, issues des lois et règlements, mais aussi de la convention collective applicable à votre entreprise.
Pour cela, vous devez donc remplir différentes missions parmi lesquelles :
- Établir les bulletins de paye et réaliser un suivi des rémunérations,
- Tenir à jour les différents registres et documents obligatoires (registre du personnel, Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels, Affichages obligatoires…),
- Assurer le suivi du temps de travail de vos salariés,
- Mettre en place des mesures pour garantir leur santé et la sécurité, notamment la formation à la sécurité,
- Réalisez les missions en lien avec les entrées-sorties de votre personnel (contrat de travail, procédure de licenciement, solde de tout compte…),
- Assurer la tenue des entretiens obligatoires : entretiens professionnels, entretien annuel pour les salariés en forfait jour…
- Mettre en place les contrats de prévoyance et de complémentaire santé obligatoires…
2. Les principaux enjeux des aspects réglementaires
a. Un enjeu de conformité
La raison pour laquelle ces aspects constituent le socle de la gestion sociale de votre entreprise est tout simplement évidente.
En l’absence de conformité aux règles sociales, votre entreprise est en risque.
Elle est en risque à l’égard entre autres :
- De l’inspection du travail, chargée de contrôler l’application de la durée du travail, mais aussi des règles d’hygiène et sécurité et de la tenue des registres obligatoires…
- De l’URSSAF, en charge de collecter les cotisations sociales prélevées sur les salaires,
- Des salariés qui ne manquent pas de faire valoir leurs droits le moment venu.
Écrire cela semble relever de l’évidence.
Pourtant, en pratique, compte tenu de la complexité croissante de la législation et de son volume, être à jour de toutes ces obligations est un véritable challenge.
Ce dernier point peut être illustré à partir de la mission de la paie.
Il s’agit d’une obligation légale.
Avoir des paies justes, c’est se conformer aux règles.
C’est aussi primordial pour garantir le premier niveau de satisfaction de ses collaborateurs.
Lorsque les paies sont justes et que les salaires sont réglés aux bonnes échéances, alors les paies ne sont pas un sujet de débat au sein de l’entreprise.
En revanche, dès lors que des dysfonctionnements sont constatés, le personnel ne tarde jamais à manifester son insatisfaction.
Des erreurs, même minimes, mais répétées, peuvent altérer la confiance des salariés à l’égard de leur entreprise.
Des erreurs qui peuvent coûter cher.
Cela est d’autant plus regrettable que ces missions de conformité aux règles sociales n’ont pas de valeur ajoutée.
Elles sont aussi parfois ingrates.
Il est donc important d’en minimiser les coûts.
C’est un enjeu d’efficacité.
b. Un enjeu d’efficacité
Produire à moindre coût est une préoccupation légitime dans le cadre de sa gestion sociale.
Pour cela, il faut gagner du temps.
Parvenir à se maintenir à jour des dernières évolutions légales prend du temps.
Cela prend aussi beaucoup de temps pour Intégrer ces changements au niveau :
- Des bulletins de paie,
- Des contrats de travail,
- Des règles d’hygiène et sécurité,
- Des relations avec les administrations.
Il est donc important d’avoir une gestion administrative du personnel qui soit efficiente.
Pour cela, elle doit être :
- Experte sur ces aspects de réglementation dans le but de satisfaire aux obligations légales,
- Gestionnaire de gaspillage et donc capable de répondre aux besoins à moindre coût et ainsi assurer la maîtrise des coûts financiers dans son domaine.
Et tout cela avec le maximum de fiabilité à l’égard de tous ses partenaires.
Pour toutes ces raisons, il peut être intéressant de réaliser un audit de conformité sociale de son entreprise pour :
- Identifier les forces et les faiblesses de sa gestion sociale,
- Combler les zones à risques,
- Améliorer son efficacité.
Disposer des bonnes bases pour votre gestion sociale permet :
- De mieux se concentrer sur les aspects en lien avec la gestion des Ressources Humaines,
- Et ainsi de répondre avec efficacité aux enjeux de cette dernière.
La gestion sociale intègre aussi un volet Ressources Humaines avec des missions à plus forte valeur ajoutée.
De quoi parle-t-on exactement ?
Ces missions dépassent largement le seul cadre quantitatif et comptable inhérents aux missions opérationnelles.
Il s’agit alors pour votre entreprise de :
- Savoir attirer les talents,
- Savoir fidéliser ces talents et réduire ainsi son turn-over,
- Anticiper les évolutions de ses métiers,
- Faire évoluer ses collaborateurs en lien avec les évolutions de leur métier et du marché,
- Garantir un bon climat social interne,
- Assurer la réalisation du travail dans des conditions d’hygiène et de sécurité satisfaisantes,
- Mettre en place une politique de rémunération dynamique,
- Maîtriser sa masse salariale,
- Garantir un bon niveau de motivation de son personnel…
- Veiller à l’équilibre de sa pyramide des âges
Votre rôle et vos actions dans ce sens caractérisent votre politique de gestion sociale, en d’autres termes votre politique des Ressources Humaines.
Cette politique RH est la déclinaison, via des plans d’action, d’une stratégie RH élaborée à partir de vos ambitions, vos objectifs business.
Elle est la vision à plus ou moins long terme des orientations stratégiques à suivre pour faire de vos collaborateurs les premiers contributeurs de la croissance de l’entreprise.
Votre stratégie RH va donc être la vision de la cohérence entre vos ressources humaines et vos objectifs de compétitivité.
D’une manière générale, les dirigeants des plus petites entreprises pensent que cette stratégie RH concerne plutôt les grandes entreprises. Ce n’est pas forcément le cas car certains enjeux RH sont indépendants de la taille de l’entreprise.
4. Les enjeux liés à la gestion des ressources humaines
Votre gestion des ressources humaines conditionne la performance à court et moyen terme de votre entreprise, voire aussi son existence à plus long terme.
Il est surtout primordial que vous sachiez accompagner vos collaborateurs dans le cadre de tous les changements de votre entreprise pour qu’ils s’approprient cette culture du changement.
Pourquoi ?
Parce qu’il est stratégique d’encourager des comportements jugés plus efficaces, économiquement parlant.
Quoi qu’il en soit, stratégie RH ou pas, une entreprise qui se développe doit :
- Faire face à de nouveaux sujets,
- Gérer de nouveaux risques et aussi de nouvelles obligations,
- Structurer sa gestion sociale en conséquence pour rester compétitive. Par exemple, l’évolution de vos effectifs peut vous amener à collaborer avec de nouveaux profils.
Ainsi dès lors que vous avez au moins 11 salariés, vous devez organiser les élections du Comité Social et Économique. En l’absence de carence, vous aurez donc un CSE à piloter et devrez composer avec des élus, voire avec des délégués syndicaux.
C’est donc un nouveau rôle auquel il faut vous préparer, celui de président du CSE et plus largement, vous devez savoir appréhender le sujet des relations sociales.
- L’implication et la fidélisation de vos salariés devient un élément clef de votre stratégie,
- Si vous vous développez grâce à de la croissance externe, les conditions de sa réussite sont avant tout d’ordre social (intégration des équipes et des savoir-faire, harmonisation juridique…),
- Votre politique de rémunération… va évoluer en fonction de vos effectifs pour se mettre au service d’une plus grande implication individuelle, mais aussi pour renforcer votre collectif. Pour cela, il existe des dispositifs d’épargne salariale (contrats d’intéressement, contrat de participation, plan d’épargne d’entreprise…),
- Le développement des activités de votre entreprise… va nécessairement s’accompagner d’arrivées et de départs qui peuvent engendrer d’éventuels contentieux.
- Le développement de nouvelles activités nécessite… une prise en compte des compétences individuelles dans le cadre collectif, mais aussi un management différent et d’autres formes de communication.
- L’organisation de votre entreprise va devoir évoluer. Certains salariés sont promus et il ne faut pas vous tromper ni dans vos choix, ni dans la formalisation des nouvelles relations contractuelles.
C’est pourquoi pour relever tous ces challenges et mener à bien tous les projets RH qu’ils contiennent, il est stratégique de disposer d’une gestion sociale adaptée.
a. Externaliser des missions
Cette externalisation est généralement pratiquée par les TPE et les PME. En effet, elles ne disposent pas toujours des ressources internes pour assumer les missions de gestion administrative de leur personnel.
L’externalisation vers un prestataire a donc pour principaux objectifs, la prise en charge de la réalisation des bulletins de paie, voire d’un premier niveau de conseil sur la partie juridique.
Face aux questions juridiques les plus complexes, mais aussi en cas de contentieux, elles font alors appel à un cabinet d’avocat.
b. Digitaliser vos processus
Cette digitalisation devient un enjeu fort pour gagner en productivité et en efficience.
Elle est au cœur même des changements les plus importants qui transforment notre quotidien, dans les relations avec les administrations, nos fournisseurs, …
Tout cela, vous le savez.
Appliquée à la gestion sociale, elle vise à transformer les processus traditionnels de gestion de la paie, des congés payés, des notes de frais, par exemple, grâce à des technologies digitales afin de les rendre plus performants.
Par exemple, que de temps gagné :
- Pour transmettre les bulletins de paie à vos collaborateurs lorsqu’ils sont dématérialisés via un coffre-fort électronique sécurisé,
- Lorsque votre collaborateur saisit directement ses congés, ses notes de frais, ses demandes d’acompte et que vous les validez en un clic,
- Lorsque vous pouvez saisir les primes via une interface qui reprend votre plan de paie en lieu et place d’un fichier Excel.
c. Organiser mieux l’accès aux informations
C’est un point important.
Avez-vous déjà fait le constat de la perte de temps occasionnée par la recherche d’informations sur papier ou en ligne ?
Parfois cela prend plusieurs heures.
Cette perte de temps inutile perturbe le développement de vos activités.
Dans tous les cas, que votre gestion sociale soit externalisée ou non, cette question se pose.
Pour un travail coordonné et efficace, l’accès aux informations doit-être une de vos préoccupations.
Une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) contribue à faciliter cet accès aux informations par tous et rapidement.
Pour une bonne mise en œuvre de cette solution, il est essentiel de disposer d’une base de données sociales qui soit la plus complète et la plus centralisée possible.
Pour piloter la gestion sociale, vous avez besoin aussi de tableaux de bord tel qu’un bilan social ou une Base de Données Économiques et Sociales.
Ces données sont aussi destinées à être disponibles pour être analysées dans le cadre d’une activité de contrôle de gestion sociale présente ou non au sein de votre service finance et comptabilité.
Le partage des données sociales au sein de l’entreprise avec des niveaux d’accès différents selon le niveau d’intervention des interlocuteurs permet la formalisation de processus.
Ainsi, par exemple, il devient plus facile et plus fluide de réaliser des entretiens professionnels ou de gérer les ressources (téléphone, ordinateur, …) affectées à un collaborateur.
C’est ainsi que, indirectement, nous avons aussi abordés un des autres facteurs clés de succès : celui des processus et des systèmes.
La digitalisation, l’externalisation et l’organisation des activités ne sont pas exclusives les unes par rapport aux autres, mais se combinent pour produire le meilleur résultat au moindre coût.
Mettre en place les bons outils informatiques, faire le choix du meilleur système d’informations pour traiter, disposer, structurer et analyser les données sociales est tout simplement stratégique.
Tous ces points sont applicables, même pour les plus petites entreprises.
Votre gestion sociale prend alors toute sa dimension dans votre entreprise afin de réussir à atteindre vos objectifs business.
- La gestion sociale d’une entreprise compte parmi ses facteurs clés de succès.
- Globalement, elle revêt donc un caractère stratégique.
- Peu importe la taille de l’entreprise, elle englobe des aspects réglementaires et de Gestion des Ressources Humaines, toutes deux, sources de multiples enjeux.
- Pour les aspects réglementaires :
- Un enjeu de conformité aux règles pour éviter des risques coûteux,
- Un enjeu d’efficacité pour produire au moindre coût.
- Pour les aspects de Gestion des Ressources Humaines :
- Savoir s’adapter aux nouveaux défis imposés par le développement des activités et des effectifs,
- Disposer des ressources et compétences pour le développement de son entreprise,
- Accompagner les collaborateurs dans toutes les phases de changement.
- Pour les aspects réglementaires :
- Parmi les moyens pour améliorer l’efficience de votre gestion sociale, vous pouvez :
- Externaliser des missions en lien avec la paie, mais aussi les conseils juridiques et la Gestion des missions de Gestion des Ressources Humaines,
- Accroître la digitalisation,
- Améliorer l’accès aux informations et vos processus de gestion.
Disposer d’une gestion sociale efficace, c’est donner à votre entreprise les meilleurs atouts pour atteindre vos objectifs de dirigeant.
Ces objectifs, qui sont les fruits de votre vision et de vos ambitions.
À propos de l’auteur
Claude conseille les chefs d’entreprise sur les aspects juridiques et RH de leur gestion sociale. Il assure aussi leur défense devant les juridictions dans le cadre des litiges qui les opposent avec les salariés ou les administrations.
Chez Human Avocats, notre équipe d’avocats et de consultants est dédiée à la gestion sociale des entreprises que nous accompagnons en proposant une démarche transverse des problématiques juridiques et opérationnelles des RH et de la paie.
Merci pour cet article, vous avez su démontrer que la gestion des ressources humaines ne se limite pas aux tâches administratives, mais qu’elle a un impact direct sur la performance globale de l’entreprise.
Merci à vous pour votre commentaire. En effet au travers de nos articles nous essayons de faire progresser cette idée et aussi que la gestion des ressources humaines n’est pas un concept réservé aux plus grandes entreprises voire aux groupes mais que les TPE et les PME sont concernées.
Les avocats, dont notre cabinet fait partie sont des partenaires pour aider à la mise en place d’outils et de stratégies dans ce domaine.