Registre du personnel dématérialisé : comment le mettre en place ?
Le registre du personnel fait partie de ces obligations RH dont on se passerait volontiers. Pourtant, dès le premier salarié embauché, il est indispensable.
Et si vous avez déjà reçu la visite de l’inspection du travail, vous savez qu’il fait partie des premiers documents demandés.
Lorsque j’étais DRH dans le commerce de gros de pièces détachées automobiles, je devais en assurer la tenue pour plus de quarante agences.
Un vrai casse-tête : entrées, sorties, intérimaires, stagiaires… Chaque responsable d’agence avait mille priorités avant de recopier des lignes dans un cahier. Toutefois, impossible d’y échapper : un registre mal tenu, c’est une amende de 750 € par salarié (Art. R. 1227-7 du Code du travail).
C’est en cherchant une solution concrète à ce problème que j’ai mis en place un registre du personnel informatisé. Une innovation simple, conforme et efficace, encore trop méconnue aujourd’hui.
Je vous donne le mode opératoire pour la mettre en œuvre en toute sécurité, sur le plan juridique comme RH.
Pourquoi digitaliser votre registre du personnel ?
Le registre du personnel, souvent géré sous format papier, est chronophage et source d’erreurs.
Sa digitalisation permet de fiabiliser les données, d’assurer leur traçabilité et de simplifier les contrôles.
Elle s’inscrit pleinement dans la transformation digitale des services RH au même titre que la dématérialisation des bulletins de paie.
Quel est le contenu du registre du personnel ?
Avant de se lancer dans une dématérialisation de votre registre du personnel, la première étape est de vous assurer que vous disposerez de toutes les informations nécessaires dans votre base de données RH.
Les informations du registre en tant que tel
Ainsi, le registre du personnel doit comporter des mentions précises qui sont les suivantes : (Articles L.1221-13 – D1221-23 – D1221-23-1 du Code du travail)
- Les noms et prénoms des salariés et des stagiaires occupés, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, les dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
- Pour les travailleurs titulaires d’un CDD, la mention « contrat à durée déterminée » ;
- Pour les travailleurs temporaires, la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire
- Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs : la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse du groupement ;
- Pour les salariés à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel » ;
- Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
- Pour les stagiaires, doivent être mentionnés, en plus de leurs noms et prénoms, les dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage, les noms et prénoms du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire.
- La loi relative à l’égalité et à la citoyenneté a ajouté l’obligation de déclarer également sur le registre du personnel les personnes volontaires en service civique.
- Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation ;
Les annexes au registre du personnel
En plus de ces informations, certains documents doivent être annexés au registre du personnel.
C’est le cas de l’accusé réception de la déclaration de détachement pour un salarié détaché temporairement sur le territoire national par une entreprise non établie en France. (Articles L. 1221-15-1 et D. 1221-24-1 du Code du travail).
Idem pour les copies des titres des travailleurs étrangers assujettis à leur possession pour être autorisés à exercer une activité salariée : le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail. Article D. 1221-24 du Code du travail.
Sur la forme, le registre doit être tenu « dans l’ordre des embauches » et de façon indélébile.
Le registre du personnel dématérialisé : que prévoit le Code du travail ?
Le Code du travail autorise la tenue d’un registre du personnel informatisé, sous réserve que quatre garanties soient respectées (Articles D. 8113-2 et D.8113-3 du Code du travail).
- Disponibilité : le registre doit pouvoir être consulté immédiatement en cas de contrôle.
- Intégrité : aucune modification ou suppression sans traçabilité.
- Confidentialité : accès limité aux seules personnes habilitées.
- Édition papier possible : le registre doit pouvoir être imprimé à tout moment.
La jurisprudence précise que le registre peut être tenu au siège de l’entreprise, à condition qu’un représentant de l’employeur ait le pouvoir de recruter le personnel (Cass. crim., 17 janv. 1995, n° 93-85.078).
Quelles formalités pour le mettre en place ?
Avant la mise en œuvre, le passage au support numérique doit être soumis à l’avis du CSE. L’information porte notamment sur les modalités de consultation : accès sécurisé ou édition papier sur demande. (Art L.2315-5 du Code du travail).
Le procès-verbal de réunion et l’avis du CSE sont ensuite transmis à l’inspection du travail (Art. D. 1221-27 du Code du travail).
Sur le plan RGPD, la base légale repose sur l’obligation légale de l’employeur. L’accès doit être restreint, les droits clairement définis et la documentation mise à jour dans le registre interne RGPD. La durée de conservation est de cinq ans à compter du départ du salarié (Art. R. 1221-26 du Code du travail).
Les 8 étapes pour digitaliser votre registre du personnel
- Choisir le support : vérifiez que votre logiciel RH permet l’édition d’un registre certifié et sécurisé
- Paramétrer le registre : intégrez toutes les mentions obligatoires, particulièrement pour les intérimaires et stagiaires.
- Activer les sauvegardes automatiques et la traçabilité.
- Organiser l’archivage : export mensuel en PDF signé ou format sécurisé
- Informer et consulter le CSE, puis transmettre son avis à l’inspection du travail.
- Assurer l’accès effectif du registre aux personnes habilitées.
- Mettre à jour la documentation RGPD et limiter les accès.
- Contrôler régulièrement la capacité à produire le registre en cas de contrôle.
En pratique : testez chaque année la procédure d’édition pour vérifier la lisibilité et la complétude des données.
Conclusion sur le registre du personnel dématérialisé
Le registre du personnel reste un pilier de la conformité sociale. Sa digitalisation ne le simplifie que si elle respecte trois exigences : rigueur juridique, sécurisation technique et suivi RH régulier.
L’enjeu n’est pas seulement d’alléger la paperasse, mais de développer vos processus internes tout en garantissant la fiabilité des réponses apportées en cas de contrôle.
Une fois délesté de cette tâche essentielle, mais à faible valeur ajoutée, vos équipes pourront alors se consacrer utilement à créer de la valeur sur des sujets RH, stratégiques ou sensibles.
Vous aviez déjà mis en place un registre du personnel dématérialisé dans votre entreprise ?
Quelles sont les principales difficultés que vous avez rencontrées ?
Comment les avez-vous surmontées ?
Pour aller plus loin, découvrez notre article : « Pourquoi une gestion sociale efficiente est stratégique pour votre entreprise ?
À propos de l’auteur
Claude conseille les chefs d’entreprise sur les aspects juridiques et RH de leur gestion sociale. Il assure aussi leur défense devant les juridictions dans le cadre des litiges qui les opposent avec les salariés ou les administrations.
Chez Human Avocats, notre équipe d’avocats accompagnes les entreprises en proposant une démarche transverse des problématiques juridiques et opérationnelles des RH et de la paie.
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