La gestion sociale regroupe toutes les tâches et missions liées à la gestion de votre personnel.

La paie, bien entendu, mais pas seulement.

Cette gestion sociale est très importante.

Elle fait partie des 6 facteurs clés de succès pour votre  entreprise.

Lesquels ?

• L’argent,
• La gestion,
• Le marketing et les ventes,
• Les produits et services
• Le processus et les systèmes.

Si vous souhaitez faire progresser votre entreprise dans ces pratiques en identifiant ses forces et ses faiblesses, il peut être intéressant de réaliser, au préalable, un audit général.

Cela a pris du temps.

Mais il est désormais acquis que les compétences de chaque collaborateur, son travail personnel, mais aussi les interactions entre tous les hommes et les femmes de l’entreprise sont déterminants dans les résultats obtenus par une entreprise.

Pour faire court, cette évolution est liée essentiellement aux études menées au début des années 30 par Elton MAYO au sein de la Western Electric de Cicero (source Wikipédia).

Elles ont permis d’amorcer le mouvement des relations humaines en management et de mettre sur le devant de la scène l’importance du capital humain.

Mais revenons-en à des considérations plus business.

Cette gestion sociale est multiforme.

Dans les grandes entreprises il est question de Gestion des Ressources Humaines.

Une stratégie est définie en la matière, laquelle s’intègre dans la stratégie globale.

Pour les plus petites entreprises, la gestion des ressources humaines ne peut être totalement ignorée, mais elle reste souvent cantonnée aux activités les plus opérationnelles et administratives.

Si vous dirigez une entreprise de petite taille ou de taille moyenne vous ne le savez que trop.

Vous êtes sur tous les fronts pour piloter votre gestion sociale !

Il n’est pas un jour qui s’écoule sans que vous n’ayez :

• À traiter des questions administratives,
• À gérer les difficultés de relations entre les membres des équipes,
• Ou encore à chercher la perle rare qui va dynamiser vos ventes.

Sans parler du fait que vous devez aussi vous préoccuper de faire évoluer les compétences de vos collaborateurs.

C’est important pour être en mesure de proposer la meilleure qualité de votre offre et ainsi rester compétitif dans votre secteur d’activité.

Toutes ces missions, que vous assumez bien souvent seul, avec l’aide d’un(e) assistant(e) ou encore épaulé par votre expert-comptable, sont très diverses.

Dans tous les cas, que ce soit pour une grande ou pour une plus petite entreprise, disposer d’une gestion sociale efficiente est stratégique.

Peu importe le niveau où elle se situe.

Pourquoi ?

Je vous propose un tour d’horizon complet sur ce sujet.

1. Satisfaire aux obligations réglementaires : le premier niveau à atteindre par votre gestion sociale

Ces aspects réglementaires constituent le socle de la gestion sociale de votre entreprise.

Ils sont très opérationnels.

Il s’agit pour vous de vous conformer aux règles sociales en vigueur, issues des lois et règlements, mais aussi de la convention collective applicable à votre entreprise.

Pour cela, vous devez donc remplir différentes missions parmi lesquelles :

• Établir les bulletins de paye et réaliser un suivi des rémunérations,
• Tenir à jour les différents registres et documents obligatoires (registre du personnel, Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels, Affichages obligatoires…),
• Assurer le suivi du temps de travail de vos salariés,
• Mettre en place des mesures pour garantir leur santé et la sécurité, notamment la formation à la sécurité,
• Réalisez les missions en lien avec les entrées-sorties de votre personnel (contrat de travail, procédure de licenciement, solde de tout compte…),
• Assurer la tenue des entretiens obligatoires : entretiens professionnels, entretien annuel pour les salariés en forfait jour…
• Mettre en place les contrats de prévoyance et de complémentaire santé obligatoires…

2.  Les principaux enjeux des aspects réglementaires

a. Un enjeu de conformité

La raison pour laquelle ces aspects constituent le socle de la gestion sociale de votre entreprise est tout simplement évidente.

En l’absence de conformité aux règles sociales, votre entreprise est en risque.

Elle est en risque à l’égard entre autres :

• De l’inspection du travail, chargée de contrôler l’application de la durée du travail, mais aussi des règles d’hygiène et sécurité et de la tenue des registres obligatoires…
• De l’URSSAF, en charge de collecter les cotisations sociales prélevées sur les salaires,
• Des salariés qui ne manquent pas de faire valoir leurs droits le moment venu.

Écrire cela semble relever de l’évidence.

Pourtant, en pratique, compte tenu de la complexité croissante de la législation et de son volume, être à jour de toutes ces obligations est un véritable challenge.

Ce dernier point peut être illustré à partir de la mission de la paie.

Il s’agit d’une obligation légale.

Avoir des paies justes, c’est se conformer aux règles.

C’est aussi primordial pour garantir le premier niveau de satisfaction de ses collaborateurs.

Lorsque les paies sont justes et que les salaires sont réglés aux bonnes échéances, alors les paies ne sont pas  un sujet de débat au sein de l’entreprise.

En revanche, dès lors que des dysfonctionnements sont constatés, le personnel ne tarde jamais à manifester son insatisfaction.

Des erreurs, même minimes, mais répétées, peuvent altérer la confiance des salariés à l’égard de leur entreprise.

Des erreurs qui peuvent coûter cher.

Cela est d’autant plus regrettable que ces missions de conformité aux règles sociales n’ont pas de valeur ajoutée.

Elles sont aussi parfois ingrates.

Il est donc important d’en minimiser les coûts.

C’est un enjeu d’efficacité.

b. Un enjeu d’efficacité

Produire à moindre coût est une préoccupation légitime dans le cadre de sa gestion sociale.

Pour cela, il faut gagner du temps.

Parvenir à se maintenir à jour des dernières évolutions légales prend du temps.

Cela prend aussi beaucoup de temps pour Intégrer ces changements au niveau :

• Des bulletins de paie,
• Des contrats de travail,
• Des règles d’hygiène et sécurité,
• Des relations avec les administrations.

Il est donc important d’avoir une gestion administrative du personnel qui soit efficiente.

Pour cela, elle doit être :

• Experte sur ces aspects de réglementation dans le but de satisfaire aux obligations légales,
• Gestionnaire de gaspillage et donc capable de répondre aux besoins à moindre coût et ainsi assurer la maîtrise des coûts financiers dans son domaine.

Et tout cela avec le maximum de fiabilité à l’égard de tous ses partenaires.

Pour toutes ces raisons, il peut être intéressant de réaliser un audit de conformité sociale de son entreprise pour :

• Identifier les forces et les faiblesses de sa gestion sociale,
• Combler les zones à risques,
• Améliorer son efficacité.

Disposer des bonnes bases pour votre gestion sociale permet :

• De mieux se concentrer sur les aspects en lien avec la gestion des Ressources Humaines,
• Et ainsi de répondre avec efficacité aux enjeux de cette dernière.

La gestion sociale intègre aussi un volet Ressources Humaines avec des missions à plus forte valeur ajoutée.

De quoi parle-t-on exactement ?

3. Intégrer une gestion des ressources humaines : le niveau 2 de votre gestion sociale

Ces missions dépassent largement le seul cadre quantitatif et comptable inhérents aux missions opérationnelles.

Il s’agit alors pour votre entreprise de :

• Savoir attirer les talents,
• Savoir fidéliser ces talents et réduire ainsi son turn-over,
• Anticiper les évolutions de ses métiers,
• Faire évoluer ses collaborateurs en lien avec les évolutions de leur métier et du marché,
• Garantir un bon climat social interne,
• Assurer la réalisation du travail dans des conditions d’hygiène et de sécurité satisfaisantes,
• Mettre en place une politique de rémunération dynamique,
• Maîtriser sa masse salariale,
• Garantir un bon niveau de motivation de son personnel…
• Veiller à l’équilibre de sa pyramide des âges

Votre rôle et vos actions dans ce sens caractérisent votre politique de gestion sociale, en d’autres termes votre politique des Ressources Humaines.

Cette politique RH est la déclinaison, via des plans d’action, d’une stratégie RH élaborée à partir de vos ambitions, vos objectifs business.

Elle est la vision à plus ou moins long terme des orientations stratégiques à suivre pour faire de vos collaborateurs les premiers contributeurs de la croissance de l’entreprise.

Votre stratégie RH va donc être la vision de la cohérence entre vos ressources humaines et vos objectifs de compétitivité.

D’une manière générale, les dirigeants des plus petites entreprises pensent que cette stratégie RH concerne plutôt les grandes entreprises. Ce n’est pas forcément le cas car certains enjeux RH sont indépendants de la taille de l’entreprise.

4. Les enjeux liés à la gestion des ressources humaines

Votre gestion des ressources humaines conditionne la performance à court et moyen terme de votre entreprise, voire aussi son existence à plus long terme.

Il est surtout primordial que vous sachiez accompagner vos collaborateurs dans le cadre de tous les changements de votre entreprise pour qu’ils s’approprient cette culture du changement.

Pourquoi ?

Parce qu’il est stratégique d’encourager des comportements jugés plus efficaces, économiquement parlant.

Quoi qu’il en soit, stratégie RH ou pas, une entreprise qui se développe doit :

• Faire face à de nouveaux sujets,
• Gérer de nouveaux risques et aussi de nouvelles obligations,
• Structurer sa gestion sociale en conséquence pour rester compétitive. Par exemple, l’évolution de vos effectifs peut vous amener à collaborer avec de nouveaux profils.

Ainsi dès lors que vous avez au moins 11 salariés, vous devez organiser les élections du Comité Social et Économique. En l’absence de carence, vous aurez donc un CSE à piloter et devrez composer avec des élus, voire avec des délégués syndicaux.

C’est donc un nouveau rôle auquel il faut vous préparer, celui de président du CSE et plus largement, vous devez savoir appréhender le sujet des relations sociales.

• L’implication et la fidélisation de vos salariés devient un élément clef de votre stratégie,
• Si vous vous développez grâce à de la croissance externe, les conditions de sa réussite sont avant tout d’ordre social (intégration des équipes et des savoir-faire, harmonisation juridique…),
• Votre politique de rémunération… va évoluer en fonction de vos effectifs pour se mettre au service d’une plus grande implication individuelle, mais aussi pour renforcer votre collectif. Pour cela, il existe des dispositifs d’épargne salariale (contrats d’intéressement, contrat de participation, plan d’épargne d’entreprise…),
• Le développement des activités de votre entreprise… va nécessairement s’accompagner d’arrivées et de départs qui peuvent engendrer d’éventuels contentieux.
• Le développement de nouvelles activités nécessite… une prise en compte des compétences individuelles dans le cadre collectif, mais aussi un management différent et d’autres formes de communication.
• L’organisation de votre entreprise va devoir évoluer. Certains salariés sont promus et il ne faut pas vous tromper ni dans vos choix, ni dans la formalisation des nouvelles relations contractuelles.

C’est pourquoi pour relever tous ces challenges et mener à bien tous les projets RH qu’ils contiennent, il est stratégique de disposer d’une gestion sociale adaptée.

5. Comment améliorer l’efficacité de sa gestion sociale ?

a. Externaliser des missions

Cette externalisation est généralement pratiquée par les TPE et les PME. En effet, elles ne disposent pas toujours des ressources internes pour assumer les missions de gestion administrative de leur personnel.

L’externalisation vers un prestataire a donc pour principaux objectifs, la prise en charge de la réalisation des bulletins de paie, voire d’un premier niveau de conseil sur la partie juridique.

Face aux questions juridiques les plus complexes, mais aussi en cas de contentieux, elles font alors appel à un cabinet d’avocat.

b. Digitaliser vos processus

Cette digitalisation devient un enjeu fort pour gagner en productivité et en efficience.

Elle est au cœur même des changements les plus importants qui transforment notre quotidien, dans les relations avec les administrations, nos fournisseurs, …

Tout cela, vous le savez.

Appliquée à la gestion sociale, elle vise à transformer les processus traditionnels de gestion de la paie, des congés payés, des notes de frais, par exemple, grâce à des technologies digitales afin de les rendre plus performants.

Par exemple, que de temps gagné :

• Pour transmettre les bulletins de paie à vos collaborateurs lorsqu’ils sont dématérialisés via un coffre-fort électronique sécurisé,
• Lorsque votre collaborateur saisit directement ses congés, ses notes de frais, ses demandes d’acompte et que vous les validez en un clic,
• Lorsque vous pouvez saisir les primes via une interface qui reprend votre plan de paie en lieu et place d’un fichier Excel.

c. Organiser mieux l’accès aux informations

C’est un point important.

Avez-vous déjà fait le constat de la perte de temps occasionnée par la recherche d’informations sur papier ou en ligne ?

Parfois cela prend plusieurs heures.

Cette perte de temps inutile perturbe le développement de vos activités.

Dans tous les cas, que votre gestion sociale soit externalisée ou non, cette question se pose.

Pour un travail coordonné et efficace, l’accès aux informations doit-être une de vos préoccupations.

Une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) contribue à faciliter cet accès aux informations par tous et rapidement.

Pour une bonne mise en œuvre de cette solution, il est essentiel de disposer d’une base de données sociales qui soit la plus complète et la plus centralisée possible.

Pour piloter la gestion sociale, vous avez besoin aussi de tableaux de bord tel qu’un bilan social ou une Base de Données Économiques et Sociales.

Ces données sont aussi destinées à être disponibles pour être analysées dans le cadre d’une activité de contrôle de gestion sociale présente ou non au sein de votre service finance et comptabilité.

Le partage des données sociales au sein de l’entreprise avec des niveaux d’accès différents selon le niveau d’intervention des interlocuteurs permet la formalisation de processus.

Ainsi, par exemple, il devient plus facile et plus fluide de réaliser des entretiens professionnels ou de gérer les ressources (téléphone, ordinateur, …) affectées à un collaborateur.

C’est ainsi que, indirectement, nous avons aussi abordés un des autres facteurs clés de succès : celui des processus et des systèmes.

La digitalisation, l’externalisation et l’organisation des activités ne sont pas exclusives les unes par rapport aux autres, mais se combinent pour produire le meilleur résultat au moindre coût.

Mettre en place les bons outils informatiques, faire le choix du meilleur système d’informations pour traiter, disposer, structurer et analyser les données sociales est tout simplement stratégique.

Tous ces points sont applicables, même pour les plus petites entreprises.

Votre gestion sociale prend alors toute sa dimension dans votre entreprise afin de réussir à atteindre vos objectifs business.

En conclusion : pourquoi une gestion sociale efficiente est stratégique pour votre entreprise ?

• La gestion sociale d’une entreprise compte parmi ses facteurs clés de succès.
• Globalement, elle revêt donc un caractère stratégique.
• Peu importe la taille de l’entreprise, elle englobe des aspects réglementaires et de Gestion des Ressources Humaines, toutes deux, sources de multiples enjeux.
  • Pour les aspects réglementaires :
    • Un enjeu de conformité aux règles pour éviter des risques coûteux,
    • Un enjeu d’efficacité pour produire au moindre coût.
  • Pour les aspects de Gestion des Ressources Humaines :
    • Savoir s’adapter aux nouveaux défis imposés par le développement des activités et des effectifs,
    • Disposer des ressources et compétences pour le développement de son entreprise,
    • Accompagner les collaborateurs dans toutes les phases de changement.

• Parmi les moyens pour améliorer l’efficience de votre gestion sociale, vous pouvez :
  • Externaliser des missions en lien avec la paie, mais aussi les conseils juridiques et la Gestion des missions de Gestion des Ressources Humaines,
  • Accroître la digitalisation,
  • Améliorer l’accès aux informations et vos processus de gestion.

Disposer d’une gestion sociale efficace, c’est donner à votre entreprise les meilleurs atouts pour atteindre vos objectifs de dirigeant.

Ces objectifs, qui sont les fruits de votre vision et de vos ambitions.

Avez-vous déjà vécu cette situation compliquée dans le cadre de la gestion sociale de votre entreprise ?

Elle commence comme cela.

Patrick, le chef d’équipe de votre agence commerciale de Lyon, vous annonce sa démission.

Vous voici dans l’embarras.

Patrick est un des piliers de votre entreprise.

C’est lui qui assure l’interface entre vous et les équipes.

La question de son remplacement se pose de façon urgente.

Si son poste reste vacant trop longtemps, vous allez vous retrouver noyé sous les contraintes opérationnelles.

La situation va devenir très vite ingérable, pour vous, mais aussi pour les équipes.

Car, c’est bien connu, elles ont horreur du vide.

Elles ont besoin d’un pilote.

Vous ne pourrez pas être aussi présent que Patrick au sein de son équipe.

À terme, elle vous le fera savoir.

Vous ne voulez pas en arriver à cette situation, alors, ….

Vous réfléchissez, …

Vous avez bien pensé à faire évoluer Julien, votre meilleur technicien, ….

Ce serait une belle promotion pour lui.

Cependant, vous avez encore un léger doute sur ses compétences de manager.

C’est bien normal, il n’a jamais encadré d’équipes.

Et s’il ne donne pas satisfaction dans ces nouvelles attributions ?

Comment faire pour la suite avec lui ?

Et si ces nouvelles fonctions ne lui convenaient pas ?

Vous risqueriez de le perdre définitivement.

De plus, vous ne voulez pas prendre le risque de lui accorder un salaire plus élevé et d’autres avantages contractuels.

C’est sûr, en cas d’échec, il sera difficile, pour ne pas dire impossible, de les remettre en question.

Comment ne pas aboutir à une telle situation ?

Et puis, comment accompagner Julien pour qu’il réussisse à devenir un bon chef d’équipe ?

Mais aussi pour que cela soit bénéfique pour votre entreprise.

La mise en place d’une période probatoire apporte des réponses à toutes vos questions bien légitimes.

Elle va sécuriser votre gestion sociale, sur le plan juridique, mais également sur le plan managérial.

Il faut développer pour mieux comprendre.

Allons-y.

1. Vos droits et ceux de Julien

Votre besoin : tester les capacités professionnelles de Julien au poste de chef d’équipe.

C’est votre droit, il est totalement compréhensible.

Ainsi, une période probatoire ressemble un peu à une période d’essai.

La différence est qu’elle se positionne en cours de contrat, et non à son commencement, à l’inverse de la période d’essai.

Attention toutefois !

Cette période probatoire ne saurait, en aucun cas, être assimilée à une période d’essai.

En effet, imaginez que Julien ne soit pas à la hauteur.

Vous allez peut-être vouloir vous en séparer.

Ce serait trop facile de rompre une période probatoire à l’identique d’une période d’essai et ainsi contourner toutes les règles applicables en cas de licenciement.

Donc cela n’est pas possible, même si Julien signe un avenant à son contrat de travail dans ce sens.

Il ne peut renoncer par avance au droit de se prévaloir des règles légales du licenciement.

La loi le protège.

Ce sont ses droits.

Vous voici donc prévenu.

2. Les aspects juridiques de la période probatoire

2.1 La nature juridique de la période probatoire

Concrètement, pendant une durée limitée, assimilable à une période de test, Julien sera placé dans ses nouvelles fonctions.

Pour autant, il ne va pas changer de statut.

En règle générale, un Chef d’équipe a un statut d’Agent de Maîtrise dans les classifications des conventions collectives.

C’est le cas par exemple dans la convention collective des Commerces de Gros.

Ainsi, si Julien est actuellement employé, il conserve cette classification pendant cette période de test.

Il conserve aussi son salaire de base.

Vous avez cependant bien conscience qu’il faut le rémunérer en conséquence pour les nouvelles responsabilités qu’il assume.

Pour cela, vous pouvez par exemple lui verser une prime.

Il peut aussi y avoir d’autres avantages de prévus, correspondant aux spécificités du poste occupé pendant cette période probatoire.

Vous devez obtenir l’accord écrit de Julien.

En droit, on parle d’accord exprès. Il est l’opposé d’un accord verbal.

Dans tous les cas, il est primordial de bien regarder et de respecter les éventuelles dispositions de votre convention collective.

2.2 Un avenant au contrat de travail est indispensable

Il faut obligatoirement établir un avenant au contrat de travail de Julien.

Si vous ne le faites pas et que vous ne souhaitez pas maintenir Julien à son poste à l’issue de la période probatoire, il sera alors fondé à refuser de revenir à son poste initial.

Pour quel motif ?

Il dira que vous opérez une modification unilatérale de son contrat de travail.

Ce dernier point est un sujet à lui tout seul.

Après le salaire et le statut, la question de la durée de la période probatoire se pose également.

2.3 La durée de la période probatoire doit-être encadrée

Forcément, cette période probatoire doit être limitée dans le temps.

Il n’est pas envisageable de « tester » Julien pendant un an par exemple.

Pourquoi ?

Tout d’abord parce que, pour vous, l’objectif est de valider si Julien peut devenir votre futur chef d’équipe.

Julien, quant à lui, veut savoir si ce poste lui convient.

Nous sommes dans une situation analogue à une période d’essai, laquelle ne dure jamais un an.

À un moment, il faudra trancher.

À quel moment ?

Le Code du travail est muet sur ce dispositif.

Les conventions collectives encadrent parfois ce point.

Par exemple, c’est le cas de la convention collective de commerces de gros qui prévoit une durée maximale pour cette période probatoire

• De 6 mois maximum pour les salariés qui relèvent de la catégorie des employés classés aux Niveaux III et IV.
• De 8 mois maximum pour les salariés qui relèvent de la catégorie des Techniciens et des Agents de Maîtrise classés aux niveaux V et VI.

Dans cette convention collective, vous devez aussi tenir compte d’un autre paramètre. Celui du diplôme (on parle ici de diplôme d’État ou reconnu équivalent par l’État) éventuellement détenu par le salarié, qui réduit de moitié cette durée s’il est pris en compte dans l’emploi exercé.

Prenons l’exemple de Julien.

Si Julien est classé au niveau V, et qu’il détient un BTS Management des Unités Commerciales, la durée maximum de sa période probatoire sera de quatre mois au lieu de huit.

Il est essentiel de retenir que la période probatoire, convenue dans l’avenant contractuel, ne doit jamais dépasser la durée maximale éventuelle fixée par votre convention collective.

À défaut, il est possible de se référer aux délais maximums prévus pour la période d’essai.

Si vous dépassiez la durée maximale prévue et que vous souhaitiez revenir à la situation initiale, cela est impossible.

Ainsi, si Julien n’était pas réintégré dans son emploi antérieur ou dans un emploi similaire à l’expiration de la période probatoire autorisée, il devrait être maintenu à son nouveau poste.

La Cour de cassation a eu l’occasion de le préciser dans l’affaire suivante : Cass. Soc., 20 janv. 2021, no 19-10.962.

Autrement dit, une fois le terme maximal autorisé, la période probatoire ne produit plus d’effet.

La période probatoire peut-elle être renouvelée ?

Pour bénéficier de cette option, vous devez :

• L’avoir prévue au sein de l’avenant au contrat de travail établi pour l’occasion,
• Que votre salarié soit d’accord sur ce renouvellement.

Le début de la période probatoire doit, quant à lui, coïncider avec celui correspondant à la prise des nouvelles fonctions.

2.4 Bien rédiger votre clause de période probatoire

Vous l’avez compris, la qualité rédactionnelle de votre clause de période probatoire est essentielle.

C’est elle qui fixe le cadre applicable pendant le temps où votre salarié occupe les fonctions pour lesquelles il est pressenti.

Si votre convention collective est muette sur le sujet de la période probatoire, vous disposez alors d’une plus grande latitude pour fixer ce cadre.

Quel est le contenu de la clause de période probatoire ?

Dans tous les cas, nous conseillons donc d’être clair, précis et objectif et d’inclure notamment de manière systématique :

• Les raisons qui motivent la mise en place de cette période probatoire
• Les objectifs, les résultats attendus durant cette période qui conditionnent le maintien au nouveau poste
• La date à laquelle elle débute
• Le délai maximum de la période probatoire
• La possibilité éventuelle de renouveler cette période et les modalités pour ce faire
• Les motifs éventuels de la rupture de la période probatoire
• Les modalités de rupture de la période probatoire (délai, formalisme)
• Les conditions de rémunération applicables durant cette période
• Les futures conditions de statut, de rémunération, de classification, qui seront attribuées automatiquement en cas de réussite dans les nouvelles missions.

Si les aspects juridiques sont essentiels, ceux qui concernent le management le sont d’autant plus.

Une clause bien rédigée sera totalement inutile si vous ne mettez pas un cadre managérial.

En effet, c’est ce cadre et votre suivi qui vont aider votre collaborateur à réussir dans ses nouvelles missions.

Et pourtant, c’est le plus souvent ce point qui fait cruellement défaut et qui conduit à une situation d’échec.
C’est dommage.

2.5 Prévoir une formation à la sécurité

Lorsqu’un salarié change de poste il est obligatoire de lui dispenser une nouvelle formation à la sécurité afin de lui permettre d’exercer ses nouvelles missions de manière sécurisée.

Ce sont les dispositions de l’article L.4141-2 du Code du travail qui encadrent ce point.

Il est bien entendu directement concerné par les mesures à prendre en vue d’assurer sa propre sécurité et aussi celle de ses collaborateurs placés sous sa responsabilité le cas échéant.

Si vous souhaitez développer ce sujet de la formation à la sécurité il y a principalement 3 points essentiels à retenir pour sécuriser sa gestion sociale sur ces aspects.

3. Les aspects managériaux de la période probatoire

Tout comme pour un nouvel embauché, vous devez mettre le maximum de chances de votre côté pour que cette promotion soit une réussite commune.

Aussi, vous pouvez utiliser des outils managériaux suivants :

• Un plan d’action à mettre en œuvre pour Julien avec des objectifs et des moyens adéquats pour les atteindre ;
• Un ou plusieurs entretiens pendant cette période de telle sorte à faire un point sur l’état d’avancement du plan d’action et le ressenti de chacun ;
• Une formation (interne ou externe) pour aider Julien à monter en compétences ;
• Désigner un tuteur référent qui va suivre Julien et l’accompagner.

Cette liste n’est pas exhaustive bien entendu, mais les deux premiers points sont tout de même des incontournables.

4. Comment gérer la fin de la période probatoire ?

Deux cas de figure peuvent se présenter.

4.1 Elle est concluante : c’est donc une réussite commune

Comme vous êtes satisfait de la prestation de Julien, vous décidez de le « titulariser » à son poste.

Vous devrez établir un nouvel avenant à son contrat de travail pour formaliser de manière définitive les nouvelles relations contractuelles.

Vous allez ainsi changer son statut et intégrer, a minima, la prime temporaire dans son salaire.

Vous pouvez établir un nouveau plan d’accompagnement pour la suite pour permettre à Julien de prendre en main la totalité du poste.

Il pourra ainsi donner le meilleur de lui-même.

C’est une opération « gagnant-gagnant » pour vous deux.

4.2 Elle n’est pas concluante : c’est un échec relatif

Vous n’êtes pas satisfait de la manière dont Julien a rempli ses nouvelles missions. Mais Julien peut aussi décider qu’il ne souhaite pas poursuivre dans ces nouvelles fonctions.

Cette situation d’échec relatif est plus délicate à gérer.

Votre décision prise, aucun délai de prévenance n’est prévu sauf accord des parties.

Il est préférable de ne pas agir brutalement et de respecter un délai « courtois ».

La forme est libre (email, LRAR, …) toujours, sauf accord des parties.

Julien réintégrera ses anciennes fonctions. Il retrouvera aussi son statut et son salaire.

Il faut que vous ayez « conservé » cette possibilité de retour à son poste antérieur au niveau de l’organisation de votre entreprise.

C’est ce que nous recommandons toujours de faire.

Si tel n’est pas le cas, vous pouvez convenir avec Julien d’une affectation sur un autre poste.

Mais là encore, il vous faudra son accord.

Et notez aussi que ce sera toujours le cas si Julien est un salarié protégé au titre d’un mandat de représentant du personnel par exemple.

Quoi qu’il en soit, le retour au poste antérieur est « indolore » pour les deux parties.

Vous ne vous retrouvez pas à devoir maintenir un statut et/ou un salaire qui n’ont pas ou plus de cohérence avec le poste occupé.

C’est malheureusement une situation bien plus fréquente qu’on ne l’imagine.
Toutefois, il convient aussi d’accompagner Julien dans le retour à son ancien poste de sorte qu’il dépasse un éventuel sentiment « d’échec ».

Faire cela, c’est lui permettre de pouvoir continuer à travailler dans de bonnes conditions.

Il y a aussi les aspects de communication en interne vis-à-vis des équipes qu’il a encadrées durant cette période qu’il faut préparer et déployer.

À noter que vous pouvez aussi vous retrouver dans l’une de ces deux situations en cas d’interruption de la période probatoire par vous-même ou par Julien.

Concluante ou pas, dans les deux cas, la mise en place de la période probatoire a sécurisé les aspects juridiques et managériaux inhérents à la promotion de Julien.

En conclusion : comment bien utiliser la période probatoire et améliorer sa gestion sociale ?

• La période probatoire est destinée à tester un salarié dans de nouvelles fonctions. Elle ne peut contourner les règles légales du licenciement.
• Le Code du travail est muet sur ce dispositif alors avant de le mettre en place, vérifiez bien votre convention collective qui peut encadrer, voire interdire la période probatoire.
• Un accord écrit sous forme d’avenant au contrat de travail initial est indispensable. Il encadre notamment :
  • Les objectifs et résultats attendus durant cette période qui conditionnent le maintien au nouveau poste
  • La date à laquelle débute la période probatoire
  • Son délai maximum
  • La possibilité éventuelle de renouveler cette période et les modalités pour ce faire
  • Les motifs éventuels de la rupture de la période probatoire
  • Les modalités de rupture de la période probatoire (délai, formalisme)
  • Les conditions de rémunération applicables durant cette période
  • Les futures conditions de statut, de rémunération, de classification, qui seront attribuées automatiquement en cas de réussite dans les nouvelles missions.

• Sur le plan managérial, un plan d’accompagnement durant cette période est recommandé. Il doit prévoir a minima :
  • Un plan d’action à mettre en œuvre avec des objectifs et des moyens adéquats pour les atteindre
  • Un ou plusieurs entretiens pendant cette période de telle sorte à faire un point sur l’état d’avancement du plan d’action et le ressenti de chacun (employeur et salarié).

• La période probatoire est une réussite :
  • La formalisation des nouvelles conditions contractuelles est indispensable
  • Vous avez réussi à faire évoluer votre salarié sans prendre de risques pour votre gestion sociale.

• La période probatoire n’est pas concluante :
  • Votre salarié retrouve ses fonctions antérieures, son statut est inchangé, son salaire aussi
  • Vous avez réussi à revenir à une situation normale sans prendre de risques pour votre gestion sociale.

Vous avez déjà eu cette situation à gérer, mais cela n’a pas été concluant ?

Vous souhaitez vous aussi mettre en place une période probatoire pour un de vos collaborateurs ?

Quand nous discutons avec des dirigeants de TPE/ TPI ou de PME /PMI nous faisons bien souvent le constat qu’ils connaissent mal, voire pas du tout l’entretien professionnel.

Ils se posent beaucoup de questions. :

✅ Est-ce que je suis obligé de mettre en place ces entretiens ?

✅ Qu’est-ce que je risque si je ne le fais pas ?

✅ En quoi ces entretiens me seront-ils utiles ?

Ils nous disent :

Nous on a déjà mis en place des entretiens annuels et nous n’avons déjà pas le temps de bien les faire alors consacrer encore du temps pour d’autres entretiens cela n’est vraiment pas possible !

C’est sûr ! Toutes ces questions et ces préoccupations sont bien légitimes.

Quand on est chef d’entreprise, on se doit d’être un minimum pragmatique et le business prime avant tout.

Le temps est précieux.

Et en même temps, ce sujet de l’entretien professionnel est un sujet qui est important.

Il l’est non pas uniquement du point de vue légal et des règles qu’il convient de respecter pour ne pas se créer des difficultés, mais aussi et surtout du point de vue de la gestion de ses ressources humaines

C’est toujours comme cela, le droit du travail tout seul ne compte pas

Vos collaborateurs attendent que vous donniez du sens à leur travail, mais aussi de la perspective en termes de contenus, d’évolutions de leurs compétences…

Et vous, vous faites sans nul doute face à des enjeux de recrutement et de fidélisation qui sont  importants et stratégiques pour l’avenir de votre entreprise et de son business.

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Balbutiante dans les années 80, la prise en considération des enjeux RH dans l’entreprise est désormais stratégique pour atteindre ses objectifs business.

Alors, et vous, avez-vous défini votre stratégie RH pour votre entreprise ?

Beaucoup d’entrepreneurs de TPE et de PME que nous rencontrons nous répondent :

La stratégie RH c’est pour les grosses entreprises ! 

Vrai ou faux ?

Plutôt faux.

En effet, à la base de la stratégie RH, il y a le même besoin quelle que soit la taille de l’entreprise.

En plus, et dans de nombreux cas, ces chefs d’entreprise déploient peu ou prou les ébauches d’une stratégie RH informelle, mais aussi bien souvent peu efficiente.

Point positif et indispensable, ils sont convaincus que l’une des principales richesses de leur entreprise est constituée par leurs collaborateurs et leurs compétences. Ils font en sorte de développer ces compétences et de créer un cadre de travail qui soit épanouissant.

Mais de quoi parle-t-on exactement quand on aborde la stratégie RH ?

La stratégie RH va être élaborée à partir des ambitions, objectifs business du chef d’entreprise. Elle est la vision à plus ou moins long terme des orientations stratégiques à suivre pour faire des collaborateurs les premiers contributeurs de la croissance de l’entreprise.

Votre stratégie RH va donc être la vision de la cohérence entre vos ressources humaines et vos objectifs de compétitivité.

Comment construire cette stratégie ?

Étape n° 1 : Le recueil des données

Beaucoup de questions à vous poser :

• Quelles sont les compétences disponibles dans mon entreprise ?
• Quel est le niveau de ces compétences ? Quels sont les effectifs ?
• Quelles valeurs s’appliquent dans mon entreprise ?…
• Quelles sont les évolutions qui vont impacter mon secteur d’activité : de nature législative, sociales, démographiques, technologiques, environnementales… ?
• Quels sont mes objectifs en termes de performance et de compétitivité ?

À partir de ce recueil de données qui a permis d’identifier les écarts à combler, vous définissez alors les besoins réels de votre entreprise.

Étape n° 2 : La formalisation de la stratégie RH

Au travers du plan d’actions à déployer, véritable colonne vertébrale de votre stratégie RH, vont donc être définis :

• Les futures compétences nécessaires pour l’avenir de votre société et le cas échéant les formations à déployer,
• Quelles sont les ressources dont votre entreprise a besoin et donc les recrutements à réaliser,
• Les matériels, technologies dont votre entreprise doit disposer ou qui doivent être modernisés et qui sont indispensables à son développement,
• Les changements à opérer en termes de management et plus largement en termes d’organisation du travail.

Les 2 premiers points constituent le socle de votre Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC). Ils vous permettront d’accompagner les mobilités professionnelles et géographiques de vos salariés.

Ne rien laisser au hasard dans cette démarche consiste à définir notamment pour chacune des actions un échéancier et un séquençage des sous actions, mais aussi un chiffrage des résultats escomptés.

Des indicateurs pertinents et fiables devront aussi être mis en place pour évaluer les changements opérés dans le cadre de cette stratégie RH.

Une fois votre stratégie RH établie, vous disposez de votre « feuille de route » qui se décline pour votre politique RH.