La paye sans prise de tête - Human Avocats - Droit du Travail, RH et Paye à Lyon

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8 méthodes de calcul des absences en paie : laquelle est la bonne ?

Vous le saviez déjà ! Réaliser la paie en France est un vrai casse-tête.

Cet article sur les méthodes de calcul des absences en paie est la parfaite illustration.

Lorsque aucune absence ne survient dans le courant du mois, réaliser la paie est assez simple, surtout depuis la loi sur la mensualisation de 1978, qui a largement généralisé le paiement au mois.

Ainsi, lorsque le salaire est mensualisé, son montant ne varie pas, quel que soit le nombre de jours travaillés dans le mois.

Dès lors, les conséquences de la répartition inégale des jours entre les douze mois de l’année sont neutralisées par ce paiement mensuel du salaire calculé selon un horaire forfaitaire.

Un salarié qui travaille 35 heures par semaine est donc rémunéré sur la base d’un horaire mensuel de 151,67 heures calculé comme suit :

(35 heures x 52 semaines) / 12 mois

Cependant, dès que des absences se produisent, cela se complexifie.

Les méthodes basées sur des forfaits montrent vite leurs limites.

Selon que l’on se base sur des heures ou des jours, on dénombre jusqu’à huit méthodes différentes pour calculer les absences en paie.

Comme pour les retenues sur salaire, la question se pose de savoir quel est le salaire à payer.

Le montant de ce dernier peut être obtenu :

Soit à partir de la déduction des heures d’absence du salaire de base,
Soit à partir de la valorisation des heures de travail réellement effectuées.

Pourquoi est-il important de maîtriser ces deux types d’opérations ?

Quelle est la règle légale applicable pour valoriser les absences ?

Quelles sont les autres règles qui permettent de calculer les absences ?

Comment être sûr d’appliquer la bonne méthode ?

1. L’absence de règle légale pour calculer les absences

En effet, aussi surprenant que cela puisse paraître, il n’y a pas de règle légale pour calculer les absences.

La seule règle qui prévaut en matière de retenue pour absence est celle dégagée par la Cour de cassation dans le premier arrêt en la matière en date du 11 février 1982.

Arrêt de principe reproduit à plusieurs reprises, et notamment dans une affaire en date du 24 juin 1992 qui exclut la méthode dite du 30ème.

Celle-ci avait pourtant été retenue par le Conseil de prud’hommes pour calculer la rémunération d’un salarié présent uniquement les 3 premiers jours d’un mois. Pour le conseil, sa rémunération devait être égale à 3/30ème de son salaire.

Par contre, pour la Cour de cassation, ce calcul n’est pas valable.

Selon elle, il convenait de “déterminer le salaire en multipliant la rémunération horaire par le nombre d’heures de travail réellement effectuées”.

La méthode de calcul de la Cour de cassation est celle dite de l’horaire réel.

Comment l’appliquer concrètement ?

2. Application pratique de la méthode de l’horaire réel

Avec ce principe dégagé par la Cour de cassation, le mode opératoire pour calculer la paie d’un mois incomplet ou qui comporte des absences est le suivant :

Déterminer l’horaire réel du mois,
Déterminer le taux horaire applicable pour le mois pendant lequel se produit l’absence,
Calculer l’absence.

Illustrons le principe de la Cour de cassation à partir de l’exemple de notre salarié qui ne travaille que 3 jours dans le mois en raison de son départ le 5 septembre 2023.

Notre salarié travaille 35 h par semaine, à raison de 7 heures par jour du lundi au vendredi.

Son salaire brut mensuel est de 1.895 €.

Il quitte donc l’entreprise le 5 septembre 2023.

Le nombre d’heures réelles du mois de septembre est de 147 heures.

Son taux horaire du mois de septembre est de : 12,89 €/h = 1.895 € / 147 h

Semaine 35	Semaine 36	Semaine 37	Semaine 38	Semaine 39
Travail	Travail / Absence	Absence	Absence	Absence
7 heures	14 h / 21 h	35 heures	35 heures	35 heures

Deux calculs peuvent être mis en œuvre pour obtenir le salaire à payer du mois de septembre.

L’entreprise a le choix entre :

Valoriser l’absence à retenir,
Ou valoriser les heures de travail réellement effectuées.

a. Calcul du salaire à partir de la déduction de l’absence

Heures d’absences : 126 heures = 21 h + (3 x 35 h)
Calcul de l’absence : 1.624,14 € = 126 h x 12,89 €/h
Salaire à payer : 270,86 € = 1.895 € – 1.624,14 €

b. Calcul du salaire à partir des heures de travail réelles

Heure de travail : 21 heures = 7 h + 14 h
Salaire à payer : 270,69 € = 21 h x 12,89 €/h

Dans les deux cas, le résultat est identique (les centimes d’écart sont dus aux arrondis des calculs intermédiaires), contrairement à ceux obtenus à partir d’un calcul réalisé avec la méthode basée sur le forfait.

3. Application pratique de la méthode de l’horaire forfaitaire

Démonstration.

Reprenons notre exemple ci-dessus, mais avec cette méthode basée sur le forfait à 151,67 heures.

Le taux horaire est de : 12,49 €/h = 1.895 € / 151,67 h

Semaine 35	Semaine 36	Semaine 37	Semaine 38	Semaine 39
Travail	Travail / Absence	Absence	Absence	Absence
7 heures	14 h / 21 h	35 heures	35 heures	35 heures

a. Calcul du salaire à partir de la déduction de l’absence

Heures d’absences : 126 heures = 21 h +(3 x 35 h)
Calcul de l’absence : 1.573,74 € = 126 h x 12,49 €/h
Salaire à payer : 321,26 € = 1.895 € – 1.573,74 €

b. Calcul du salaire à partir des heures de travail réelles

Heure de travail : 21 heures = 7 h + 14 h
Salaire à payer : 262,29 € = 21 h X 12,49 €/h

Constat : avec la méthode basée sur le forfait, les deux calculs donnent des résultats très différents.

4. Avantages et inconvénients de la méthode de l’horaire réel

La méthode de l’horaire réel, préconisée par la Cour de Cassation, présente donc deux avantages importants :

Elle est équitable : le salarié est assuré de percevoir le salaire correspondant exactement au travail qu’il a accompli.
Elle est cohérente : comme nous l’avons démontré, le résultat est identique quel que soit le mode de calcul retenu par l’entreprise (déduction des heures d’absence ou paiement des heures travaillées).

Cette méthode est celle qu’il convient donc d’appliquer à défaut de disposition conventionnelle contraire qui serait plus avantageuse.

Par contre, elle présente l’inconvénient d’introduire un taux horaire variable d’un mois à l’autre.

C’est l’une des raisons pour laquelle ce calcul des absences de paie est plus complexe, même s’il est possible de le paramétrer dans un logiciel de paie.

Conséquence : cette méthode n’est donc pas toujours appliquée au profit des autres méthodes et notamment des trois préconisées par l’administration.

Lesquelles ?

5. Le calcul des absences en paie basé sur des forfaits

Ces trois méthodes, préconisées par l’administration, sont toutes basées sur des forfaits :

Des mois de 30 jours calendaires,
Ou des mois de 26 jours ouvrables,
Ou des mois de 151,67 heures de travail.

Or en réalité, ce n’est jamais le cas.

Ainsi, le calcul des absences en paie par trentièmes consiste à calculer autant de trentièmes que de jours calendaires accomplis ou à retenir autant de trentièmes que de jours calendaires précédant le jour d’embauche.
Le principe est le même avec le calcul par vingt-sixièmes. Par contre, dans ce cas, le calcul repose sur le nombre forfaitaire de jours ouvrables par mois.
Enfin, le calcul à l’heure qui consiste à diviser le salaire mensuel par le forfait correspondant à la mensualisation (par exemple 151,67 heures pour 35 heures de travail par semaine), puis à multiplier le salaire horaire ainsi obtenu par le nombre d’heures effectuées, ou à retenir le nombre d’heures non effectuées par rapport à 151,67 heures, ce qui donne un résultat identique.

Retenez que ces trois méthodes ont toutes été condamnées par la Cour de cassation.

Les autres méthodes de décompte existantes sont les suivantes :

Décompte en jours ouvrés moyens (les mois auraient tous 21,67 jours),
Décompte en jours calendaires réels,
Décompte en jours ouvrables réels.

6. Le calcul basé sur des jours avec la méthode de l’horaire réel

Le calcul des absences en paie basé sur l’horaire réel peut aussi être transposé dans le cadre d’un calcul basé sur des jours qui permet d’obtenir des résultats identiques à condition de tenir compte des jours ouvrés réels du mois.

Transposons notre exemple ci-dessus pour appliquer la méthode en jours travaillés dans le mois.

Nombre de jours travaillés dans le mois de septembre 2023 : 21 jours
Détermination du salaire journalier : 90,24 €/j = 1.895 € / 21 j
Déduction des jours d’absence : 1.624,32 € = 90,24 €/j × (21 j – 3 j)
Salaire dû : 270,68 € = 1.895 € – 1.624,32 €
Paiement des jours travaillés : 270,72 € = 90,24 €/j × 3 j

Là encore, dans les deux cas, le résultat est identique à 4 centimes près du fait de l’arrondi à deux décimales dans les calculs intermédiaires.

Notez que cette méthode s’applique aux situations d’absence en cours de mois qui génèrent une suspension du contrat de travail, mais aussi aux cas de d’entrées et de sorties en cours de mois.

Pour conclure sur le calcul des absences en paie

Vous êtes prêts pour réaliser les paies de vos salariés lorsque leurs contrats de travail se trouvent suspendus pour cause d’absences diverses dès lors que vous maîtrisez :
- L’opération pour calculer le temps travaillé ou pour réduire la rémunération mensuelle à due concurrence.
- Et l’opération pour calculer le temps non travaillé lorsque celui-ci doit être payé.
La seule méthode, reconnue par la Cour de cassation, pour le calcul des absences est celle de l’horaire réel.
Il importe d’appliquer la même méthode pour tous les salariés.
Nous pouvons considérer qu’il est possible d’appliquer une méthode spécifique pour des absences de nature différente. Par exemple, décompte en jours ouvrables pour les congés payés et décompte en jours ouvrés pour les congés sans solde.
L’important est de respecter le principe de proportionnalité entre le salaire versé et le travail accompli.
Même si l’absence n’entraîne aucune réduction de salaire, il convient de la mentionner sur le bulletin de paie afin de pouvoir distinguer la rémunération relative au temps réellement travaillé et celle relative au temps non travaillé.

Questionnaire flash – Vos paies sont elles justes ?

La réponse en 7 minutes chrono !

7 juillet 2023/par Claude GUILLOT

Retenues sur salaires : bonnes pratiques et erreurs à éviter absolument !

Retenues sur salaires : découvrez les bonnes pratiques et les erreurs à éviter absolument !

La paye sans prise de tête

Lorsque vous réalisez la paie de vos salariés, vous établissez le montant de leurs droits au regard de votre obligation de verser un salaire pour le travail réalisé.

L’opération est assez classique quand aucun élément variable n’est à saisir ou qu’aucune absence n’est à déduire.

Mais, en pratique, c’est rarement le cas.

Bien souvent, vous devez opérer des retenues sur salaires, voire sur d’autres montants.

Concrètement, vous déduisez un certain montant de la fiche de paie.

Il existe différents motifs qui permettent d’opérer ces retenues.

Lesquels ?
Quelles sont leurs conditions de validité ?
De quelle manière procéder pour réaliser ces retenues ?
Hormis sur le salaire, sur quelles autres sommes des retenues sont-elles possibles ?

1. Les conditions de validité des retenues sur salaire

Certaines retenues sur salaire peuvent être opérées sur la paie de vos collaborateurs.

Pour être valables juridiquement, elles se doivent de respecter un certain nombre de principes.

Pourquoi ?

La raison en est très simple.

Le salaire bénéficie d’une protection particulière en raison de son caractère alimentaire.

Par conséquent, pour être incontestables, vos retenues sur salaire doivent :

Ne pas pouvoir être assimilées à des sanctions pécuniaires. Ce type de sanction est formellement interdit.
Être proportionnelles à la durée de l’absence quand elles sont opérées pour ce motif.
Être dénuées de tout caractère discriminatoire.
Avoir un lien étroit avec le contrat de travail ou la relation de travail.

Une retenue sur salaire ne respectant pas ces points est tout simplement une sanction pécuniaire prohibée.

Plusieurs situations ou agissements de vos salariés peuvent entraîner des retenues sur leur paie.

Prenons quelques exemples pour illustrer tous ces principes pour vous permettre de pouvoir les appliquer en toute sécurité pour votre gestion sociale.

2. Les retenues sur salaire en raison du comportement du salarié

a. Le cas d’un retard ou d’une absence

Prenons l’exemple d’un salarié qui prend son poste avec retard ou lorsqu’il est absent et qu’aucune disposition légale ou conventionnelle ne vous oblige à indemniser cette absence.

Dans ce cas, vous êtes fondé à retenir sur son salaire le montant correspondant à la durée exacte du retard ou de l’absence constatée.

Ainsi, si votre salarié est en retard d’une demi-heure, vous ne pouvez pas retenir une heure au titre de ce retard.

Il s’agirait alors dans ce cas d’une sanction pécuniaire prohibée.

En effet, votre retenue sur salaire n’est pas proportionnelle à la durée de l’absence.

b. Le cas de la faute

Une autre situation est celle du salarié qui a commis une faute.

L’exemple classique est celui du salarié qui, en utilisant le véhicule de société, le détériore accidentellement.

Très souvent, dans ce cas, les employeurs nous posent la question de savoir s’ils sont légitimes à leur faire payer tout ou partie des réparations occasionnées par l’accident.

La réponse est négative.

Là encore, il s’agit d’une sanction pécuniaire prohibée.

Beaucoup d’autres situations peuvent illustrer ce point comme la retenue sur salaire :

Opérée en raison de l’absence de remise d’un rapport par le salarié ou plus généralement en raison de son refus d’exécuter un travail (Cour de cassation, civile, 7 février 2008, 06-45.208).
Consécutive au refus du salarié d’assister à une réunion (Cour de Cassation, 19 novembre 1997, 95-44.309).
Au motif d’un dépassement du forfait téléphonique du téléphone professionnel par le salarié (Cour de cassation, 15 mai 2014, 12-30.148).

Plus subtil, il arrive aussi que ce type de sanction pécuniaire prohibée se niche dans des clauses de contrat de travail, voire sur d’autres supports.

Ainsi sont totalement interdites les clauses qui prévoient :

L’absence de versement de la prime sur objectif en cas de faute et laissée à l’appréciation de la hiérarchie en cas de licenciement pour motif réel et sérieux (Cour de Cassation, 20 décembre 2006, 05-45.365).
Dans un plan de stock-options, que le salarié ne pourra pas lever les options en cas de licenciement pour faute grave de sa part (Cour de cassation, civile, 21 octobre 2009, 08-42.026).

3. Des retenues sur salaire peuvent aussi avoir pour origine la mise en œuvre de votre pouvoir disciplinaire

C’est le cas lorsque vous sanctionnez un salarié par une mise à pied à titre disciplinaire.

Une telle mise à pied n’est pas une sanction pécuniaire prohibée.

En effet, dans ce cas, il n’y a absence de versement du salaire puisqu’il n’y a pas de prestation de travail en contrepartie.

Bien sûr, dans cette situation aussi, le salaire doit être réduit en proportion de la durée de travail non effectué.

Pour être très clair, il convient de distinguer la mise à pied disciplinaire de la mise à pied à titre conservatoire.

Cette mise à pied est celle que vous allez prononcer dans le cadre d’une procédure de licenciement.

Elle est une mesure provisoire de suspension du contrat de travail dans l’attente de la décision définitive que vous devrez prendre à l’issue de l’entretien préalable.

Dès lors, cette mise à pied n’aura pas à être rémunérée, mais uniquement si vous licenciez le salarié pour un motif de faute grave.

Vous pouvez aussi décider de sanctionner un salarié par une rétrogradation disciplinaire.

La baisse de salaire consécutive à cette rétrogradation disciplinaire n’est pas une sanction pécuniaire.

Pour cela, plusieurs conditions doivent être remplies :

La rétrogradation doit-être justifiée et proportionnée aux faits commis.
Le nouveau poste doit-être différent et de moindre qualification. En clair, le salarié exercera moins de responsabilités.
Mais, surtout, il faut que le salarié ait accepté la modification de son contrat. En cas de refus de sa part, vous pourrez alors prendre une autre sanction pouvant aller jusqu’à un licenciement (Cour de Cassation, 7 juillet 2004, 02-44.476).

4. Les retenues sur salaire réalisées via le mécanisme de la compensation

a. La compensation : de quoi parle-t-on exactement ?

Dans certaines situations, votre salarié peut avoir une dette à l’égard de votre entreprise.

C’est le cas si vous lui avez versé un acompte, une avance, ou bien encore une prime par erreur.

Vous êtes alors légitime à déduire tout ou partie de cette dette de son salaire ou de toute autre somme dont vous seriez débiteur à son égard.

Il s’agit là du mécanisme de la compensation, prévu par l’article 1347 du Code civil, et qui désigne l’opération par laquelle deux dettes réciproques s’éteignent.

Pour que la compensation puisse s’opérer sans l’intervention d’un juge, celle-ci doit remplir les conditions suivantes (Article 1347-1).

Les dettes doivent être :

Fongibles : c’est-à-dire qu’elles doivent pouvoir se remplacer,
Certaines : elles ne doivent pas pouvoir être contestées par leurs débiteurs,
Liquides : c’est-à-dire déterminées dans leur montant,
Exigibles : arrivées à échéance.

Parce que le salaire a un caractère alimentaire, ce mécanisme de la compensation n’est pas totalement transposable en matière de droit du travail.

b. La compensation en droit du travail

Retenez que vous ne pouvez pas opérer une retenue de salaire pour compenser des sommes qui vous seraient dues par un salarié pour fournitures diverses, quelle qu’en soit la nature.

Par exception, vous pouvez retenir sur le salaire, dans la limite de la fraction saisissable, (nous verrons cette notion un plus loin) les sommes que votre salarié peut vous devoir au titre :

De la fourniture des outils et instruments nécessaires au travail,
De la fourniture des matières ou matériaux dont votre salarié a la charge et l’usage,
Des sommes avancées pour l’acquisition de ces mêmes objets.

Par contre, cette exception ne vous concerne pas si vous appartenez à une entreprise de l’un de ces secteurs :

Les hôtels, cafés, restaurants et établissements similaires,
Le spectacle, cercles et casinos,
Les transports.

Cependant, la prudence reste de mise même si vous ne relevez pas de l’un de ces secteurs.

En effet, depuis un arrêt de la Cour de cassation de 2005, ce mécanisme de la compensation de plein droit a été fortement réduit.

Selon cet arrêt, seule la faute lourde, qui suppose l’intention de nuire de votre salarié à l’égard de votre entreprise, permet d’engager sa responsabilité pécuniaire.

Pour cela et compte tenu de l’interdiction de principe des sanctions pécuniaires, il est recommandé de saisir le Conseil de prud’hommes.

La perte ou la détérioration des matériels confiés n’est pas une condition suffisante pour opérer une retenue sur salaire.

Nous sommes aussi dans le même cas lorsque vous constatez un déficit d’inventaire dans le magasin dont votre salarié à la responsabilité.

Il a peut-être la charge de la marchandise, mais n’en a pas l’usage qui reste une condition nécessaire à la compensation.

Ce mécanisme de la compensation est donc complexe et limité, mais ils subsistent des cas dans lesquels vous pouvez tout de même la mettre en œuvre.

c. Les cas possibles de compensation ?

Pour l’acompte : selon le code du travail, c’est un droit pour le salarié et vous pouvez le déduire sur sa paie en fin de mois. À défaut de déduction totale ou en cas de déduction partielle le mois de son attribution, l’acompte devient une avance qui n’obéit plus au même régime pour être déduit.
Au titre des cotisations salariales que vous auriez oubliées de prélever sur le salaire ou que vous avez dû payer suite à un redressement de l’Urssaf (Cour de Cassation, 25 février 1997, 94-44.788).
Pour toutes les sommes que vous auriez indûment versées au salarié : c’est le cas suite à erreur sur le montant de son salaire, pour une prime à laquelle il n’avait pas droit, pour un maintien de salaire en cas de maladie effectué à tort, dans le cas d’une transaction annulée…
Pour toutes les avances en espèces : une avance est un paiement anticipé du salaire. Son intitulé masque le fait qu’elle couvre tous les modes de paiement : virement bancaire ou postal, chèque et donc pas uniquement les avances en argent liquide.
Pour les prêts que vous avez pu accorder.

5. Est-ce que cette compensation doit respecter des limites ?

En effet, il y a des limites et deux cas de figure.

a. Le premier cas est celui qui correspond aux retenues effectuées au titre :

De la fourniture des outils et instruments nécessaires au travail,
De la fourniture des matières ou matériaux dont votre salarié a la charge et l’usage,
Des sommes avancées pour l’acquisition de ces mêmes objets,
Et, aussi, à tous les autres cas autres que les avances en espèces.

Ainsi, dès lors que la compensation est possible, elle doit-être opérée dans la limite de la quotité saisissable du salaire.

Ces limites sont fixées par l’article R.3252-2 du Code du travail qui détermine les fractions saisissables par tranches successives de salaires, jusqu’à un plafond au-delà duquel la totalité du salaire est saisissable.

Ces tranches font référence à des montants annuels de salaires qui sont augmentés en fonction du nombre de personnes à charge du débiteur saisi ou du cédant.

Ils sont révisés périodiquement.

b. Le second cas est celui qui correspond aux avances en espèces et aux prêts

La règle que vous devez appliquer est la suivante.

Votre retenue doit-être d’un montant maximum correspondant au dixième du montant des salaires exigibles (Article L3251-3 du Code du Travail).

Depuis le début, nous avons abordé majoritairement le cas des retenues sur salaire. En effet, il s’agit de la principale dette de l’employeur à l’égard du salarié.

Mais, ce n’est pas la seule.

6. Des retenues peuvent être effectuées sur d’autres sommes que le salaire

Vous pouvez devoir à votre salarié une indemnité de licenciement, voire des dommages et intérêts à la suite d’une condamnation par exemple.

Les limitations des retenues qui correspondent à la quotité saisissable du salaire ou au dixième du montant des salaires exigibles ne trouvent à s’appliquer que pour les éléments de rémunération ayant un caractère de salaire.

Ces sommes à caractère de salaire sont, à titre d’exemple :

Le salaire de base, des primes, des majorations pour heures supplémentaires,
Les acomptes,
Les pourboires centralisés,
L’indemnité de non-concurrence,
L’indemnité compensatrice de préavis,
L’indemnité de fin de contrat des salariés en CDD ou des intérimaires,
L’indemnité de départ volontaire à la retraite (indemnité de congés payés, indemnité de préavis, prime…),
Les indemnités de congés payés,
La valeur des avantages en nature,
Les indemnités journalières de la sécurité sociale versées par l’employeur (subrogation) et les indemnités complémentaires versées en application d’un contrat de prévoyance,
Les indemnités d’activité partielle, d’APLD, de préretraite progressive ou de congé de conversion.

Les éléments de rémunération qui n’ont pas ce caractère de salaire correspondent notamment aux:

Indemnités de licenciement,
Indemnités de mise à la retraite,
Dommages-intérêts pour licenciement abusif ou irrégulier.

Ainsi, toutes les sommes qui n’ont pas ce caractère de salaire sont :

Exclues de la base qui sert à déterminer la fraction saisissable,
Compensables sans limite avec les montants dus par le salarié à son employeur.

En conclusion

Les salaires bénéficient d’une protection spéciale en raison de leur caractère alimentaire.

Par conséquent, les retenues opérées doivent respecter des principes très stricts :

Les retenues pour absences doivent être proportionnelles à leurs durées,
Les retenues pour comportement fautif sont assimilées à des sanctions pécuniaires.

En droit du travail, le mécanisme de la compensation est relativement restreint et doit s’opérer dans certaines limites s’agissant des retenues opérées sur les salaires.

Les sommes qui n’ont pas le caractère de salaire sont compensables sans limites avec les sommes que le salarié peut vous devoir.

Questionnaire flash – Vos paies sont elles justes ?

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30 juin 2023/par Claude GUILLOT

3 étapes pour mettre en place les bulletins de paie électroniques

La paye sans prise de tête

Le bulletin de paie retranscrit le mois de travail écoulé sous forme de rémunération.

Il représente ainsi un élément particulièrement important et obligatoire dans la relation de travail qui vous unit à vos salariés.

Grâce à sa fiche de paie, votre salarié peut facilement vérifier :

Le paiement de toutes les heures qu’il a travaillées,
Le paiement de la partie variable de sa rémunération,
Ses différents compteurs : congés payés, RTT, repos compensateurs…

Au-delà de cet aspect probatoire, le bulletin de paie revêt également une importance aux yeux de tiers.

En effet, dans le cadre d’une demande de logement ou de prêt bancaire, vos salariés doivent fournir leurs derniers bulletins de paie afin que soient évalués leurs dossiers.

Ainsi, quel que soit le type de contrat de travail ou le montant de la rémunération, vous avez l’obligation de remettre un bulletin de paie lors du versement du salaire, et cela, pour chacun de vos salariés.

À l’ère du numérique et aussi dans un souci de préservation de la planète, vous pouvez décider d’effectuer cette remise de manière dématérialisée.

Le bulletin de paie dématérialisé doit respecter les mêmes obligations de forme et de fond que le bulletin de paie papier.

Il s’agit d’une forme numérique d’un bulletin de paie classique, les deux formats papier ou électronique, ayant la même valeur juridique.

Les choses ont évolué fortement avec la ministre du travail Mme EL KHOMRI et sa loi Travail du 8 août 2016.

En effet, avant cette loi, il vous fallait obtenir l’accord préalable de vos salariés pour mettre en place la remise dématérialisée des bulletins de paie.

Depuis le 1er janvier 2017, le principe a été inversé.

La dématérialisation du bulletin de paie est devenue la règle de sorte que vous pouvez remettre un bulletin de paie dématérialisé sans qu’il vous soit nécessaire d’obtenir l’accord préalable de vos salariés.

Concrètement, vous avez plusieurs étapes avant de distribuer vos bulletins de paie sous forme électronique.

Lesquelles ?

Découvrons-les ensemble.

1. Étape n°1 : Trouver une solution digitalisée qui respecte toutes les exigences légales

Au préalable, faisons une rapide analyse d’une pratique assez répandue qui consiste à transmettre les bulletins de paie par mail.

a. La transmission par e-mail ? Une fausse bonne idée

Oui.

Ce mode de transmission ne respecte pas les exigences du Code du travail.

En effet, les principes d’intégrité et de conservation ne sont pas respectés.

Le bulletin de paie transmis par mail peut être intercepté, modifié ou copié… Par conséquent, son intégrité se retrouve comprise.

Les carences en matière de sécurité d’un envoi par mail sont nombreuses :

Tous les e-mails ne sont pas chiffrés,
Vous pouvez vous tromper lors de l’envoi des bulletins paie et le transmettre au mauvais destinataire,
En fonction de la complexité de votre mot de passe, votre adresse de messagerie peut être facilement piratée…

De plus, aucune durée de conservation ne peut être garantie avec ce mode de transmission.

b. Quelles sont les obligations légales à respecter ?

La solution de dématérialisation de vos bulletins de paie doit permettre de garantir :

L’intégrité et la confidentialité des données,
La disponibilité des bulletins de paie ainsi que leur conservation pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans,
La récupération à tout moment par vos salariés de leurs bulletins électroniques sans manipulation trop complexe,
La conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui exige une forte protection des données de paie…

Concrètement, cela signifie que la solution de stockage que vous allez choisir doit garantir que :

Les informations présentes dans le bulletin de paie sont exactes et ne peuvent pas être modifiées,
Le bulletin de paie est stocké dans un format pérenne avec un accès dans le cadre du service associé au Compte Personnel d’Activité (CPA),
Le bulletin de paie est accessible de manière sécurisée uniquement par le salarié dans un espace personnel…

Questionnaire flash – Vos paies sont elles justes ?

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2. Étape n°2 : Informer et consulter votre Comité Social et Économique

C’est en effet une étape à respecter si vous êtes une entreprise avec en effectif d’au moins 50 salariés et au sein de laquelle un CSE a été mis en place.

En effet, car votre CSE doit-être informé et consulté préalablement à l’introduction de nouvelles technologies dans l’entreprise.

Il détient ce pouvoir au titre de ses attributions générales et doit donc pouvoir être en mesure d’émettre un avis.

Cet avis doit-être recueilli lorsque vous en êtes toujours au stade du projet de mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie.

Le CSE va rendre un avis sur le choix de la technologie, mais aussi sur les conditions de son introduction dans l’entreprise et sur ses conséquences sociales.

La paie est un sujet sensible. C’est pourquoi il importe de bien préparer son dossier pour rassurer les représentants du personnel sur les changements induits par votre projet pour les salariés.

Cette étape facilitera d’autant plus la prochaine échéance qui va consister à faire part de votre projet à vos salariés.

3. Étape n°3 : Informer vos salariés

Vous devez informer vos salariés de votre souhait de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie et de leur droit d’opposition au moins un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé.

Cette information peut être réalisée par tous moyens.

Cependant, le choix des modalités de cette information n’est pas anodin.

En effet, pour des questions de preuve, il est important que vous puissiez dater de manière certaine le moment de cette information.

Pour les futurs embauchés, cette information sera réalisée au moment de leur embauche.

Nous vous préconisons d’insérer une clause spécifique dans leur contrat de travail qui précise aussi que le salarié dispose d’un droit d’opposition à la remise de ses bulletins de paie sous forme électronique.

En effet, même s’il est vrai que vous n’avez plus besoin de l’accord de votre salarié pour lui remettre son bulletin de paie sous forme électronique, ce dernier peut tout de même manifester son opposition.

Il peut le faire à tout moment.

Dès lors que le salarié vous a notifié son refus, vous disposez d’un délai de 3 mois au plus, pour ne plus lui adresser ces fiches de paie de manière dématérialisée.

Ce délai commence à courir au moment de la notification du salarié de son refus.

En pratique, les refus sont extrêmement rares.

En effet, le bulletin de paie dans un format électronique présente de nombreux avantages tant pour l’entreprise que pour les salariés.

4. Les 6 avantages du bulletin de paie électronique

Vous gagnez en temps. Fini la mise sous pli fastidieuse ou la distribution physique des bulletins de paie. Avec la dématérialisation, en seulement 2 clics, tous vos salariés peuvent récupérer leur bulletin de paie sous forme électronique.
Vous réduisez vos coûts. Vous n’avez plus à régler des frais de timbres ou d’impression. En pratique, produire une fiche de paie dématérialisée revient bien moins cher qu’un bulletin de paie papier.
Vous gagnez en sérénité. Vous éliminez tout risque d’erreur lors de la transmission. Vous mettez fin aux demandes de duplicata de vos salariés.
Vous améliorez votre image de marque en faisant preuve de modernité et de responsabilité sociétale.
Vos salariés gagnent en autonomie. Ils peuvent consulter librement leurs fiches de paie à tout moment.
L’espace sécurisé ouvert à vos salariés leur sera utile pour stocker d’autres documents qu’ils retrouveront facilement au moment opportun.

En conclusion : comment réussir la mise en place des bulletins de paie électronique ?

La mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie simplifie et optimise votre gestion sociale
La solution technique retenue doit répondre aux exigences légales sur tous les points: ceux du Code du travail et ceux en lien avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
Vous devez respecter le processus d’information en amont : auprès de votre CSE le cas échéant et de vos salariés. Il importe de tenir compte du refus de certains.

Au sein de notre cabinet et pour nos clients, nous utilisons la solution de notre éditeur de paie SILAE.

Sa solution de coffre-fort électronique répond à toutes les exigences des certifications, à savoir :

Certification NF 203 CCFN (Certification coffre-fort électronique),
Certification AFAQ VP2 (Respect des exigences RGPD),
Conformité NF Z42-025 (Conformité à la gestion des bulletins de paie électronique),
Certification NF 461 SAE (Archivage électronique sécurisé et pérenne).

Sa mise en place est simple tant pour votre entreprise que pour vos salariés.

Pour leur permettre un accès dans le temps, et le cas échéant, après leur départ de votre entreprise, nous recommandons l’ouverture de leur compte avec une adresse mail personnelle.

Note : si d’un clic, vous pouvez transmettre à l’ensemble de vos salariés leurs bulletins de salaire, cela ne vous exonère pas de respecter le délai de délivrance de ce document qui est concomitant à celui du paiement du salaire.

Vous avez un projet de dématérialisation de vos bulletins de paie ?

Contactez-nous !

9 juin 2023/par Claude GUILLOT

Montant net social : comment avoir des paies conformes pour juillet 2023 ?

La paye sans prise de tête

Chaque mois, vous versez une rémunération à vos salariés en contrepartie de leur travail.

Au-delà du versement du salaire, vous avez l’obligation de leur remettre un document justificatif : le fameux bulletin de paie.

La remise et le contenu de la fiche de paie sont encadrés par les articles L3243-2 et R3243-1 à R3243-5 du Code du travail.

Certaines mentions sont obligatoires et d’autres sont strictement interdites.

Il est important de respecter les différents formalismes préconisés afin de ne pas s’exposer à une amende en cas de bulletin de paie irrégulier.

Au fil des années, la forme et le contenu du bulletin de paie ont beaucoup évolué notamment dans le but d’avoir des libellés plus lisibles.

Une des dernières évolutions est celle instaurée par un arrêté du 23 décembre 2021, qui a rendu obligatoire de nouvelles rubriques liées notamment à l’impôt.

La raison principale de ces modifications est de rendre plus lisible les données liées à l’impôt afin de faciliter le remplissage de la déclaration d’impôts par les salariés.

Dans le même esprit, mais pour un autre domaine, l’arrêté du 31 janvier 2023 vient introduire plusieurs nouveautés dont le montant net social.

En effet, à partir du 1er juillet 2023, vous devrez intégrer cette rubrique aux bulletins de paie de vos salariés.

Nous allons vous brosser le portrait de cette nouvelle rubrique afin de :

Mieux l’appréhender,
Préparer votre gestion sociale à de nouvelles échéances,
Anticiper sa mise en place et mieux répondre aux questions de vos salariés en amont.

1. Qu’est-ce que le montant net social ?

Le montant net social correspond au revenu de référence qui détermine le droit à certaines prestations sociales, ou qui en permet le calcul, tels que le Revenu de Solidarité Active (RSA) ou encore la prime d’activité.

Par conséquent, les salariés qui souhaitent bénéficier de certaines aides ou prestations, doivent déclarer le montant de ce revenu de référence lors de leur Déclaration Trimestrielle de Ressources (DTR) auprès des différents organismes.

Attention, son calcul n’est pas aisé.

Il implique pour le salarié de faire des additions et des soustractions de plusieurs éléments de sa fiche de paie.

Il risque de se tromper et de ne pas déclarer la bonne base aux organismes.

Alors pour simplifier tout en fiabilisant cette déclaration, le gouvernement a décidé d’imposer aux entreprises de faire figurer ce montant net social sur les fiches de paie.

Vos salariés disposent ainsi directement sur leurs bulletins de paie, du revenu à déclarer au sein de leur DTR pour prétendre bénéficier d’éventuelles aides ou prestations.

Par ailleurs, la présence de la valeur du montant net social sur la fiche de paie :

Renforce la lutte contre la fraude,
Réduit les erreurs de déclarations,
Fait prendre conscience à vos salariés des droits auxquels ils peuvent prétendre.

Pour l’instant, le montant net social sert de référence uniquement pour le RSA et la prime d’activité.

Cependant, l’objectif des pouvoirs publics est qu’à terme, ce «montant net social» puisse servir pour d’autres prestations.

Quelles sont donc les prochaines échéances ?

2. Calendrier d’entrée en vigueur du dispositif “montant net social”

L’arrêté du 31 janvier 2023 n’a pas seulement introduit le montant net social.

Il remanie également l’affichage du bulletin de paie. Les libellés des différentes rubriques sont réorganisés, voire, pour certains, supprimés.

Ainsi, l’arrêté propose un modèle rénové du bulletin de paie qui devient obligatoire qu’à partir de 2025.

Quant à la nouvelle rubrique du “montant net social”, elle va se mettre en place progressivement et ceci en deux étapes.

À partir de juillet 2023, mention du Montant Net Social sur les bulletins de paie

Dans un premier temps, dès le mois de juillet 2023, vous êtes tenu uniquement de mentionner cette rubrique sur une ligne dédiée sur les fiches de paie de vos salariés.

La rubrique est déjà intégrée à la norme DSN 2023 à titre de test et de fiabilisation préalable de la donnée.
Cependant, elle reste facultative pour 2023.

Les données « montant net social » transmises en DSN en 2023 ne sont pas exploitées par les organismes.

Toutefois, si vous souhaitez participer à cette phase de test, déclarez le « montant net social » de vos salariés au sein du bloc 51 de chacun de vos salariés « S21.G00.51 Rémunération », rubrique « S21.G00.51.011 Type » avec la valeur « 027-Montant net social ».

Après le 1er janvier 2024, déclaration du Montant Net Social en DSN

Puis, à compter du 1er janvier 2024, vous avez l’obligation de déclarer cette rubrique sur la déclaration Sociale Nominative (DSN).

C’est ainsi que les modalités déclaratives en DSN changent et qu’un bloc spécifique est prévu à cet effet.

Vous transmettez ainsi l’information aux organismes via la DSN et à vos salariés via leurs bulletins de paie.

Elle sera aussi accessible sur le portail mes droits sociaux.

Par conséquent, la déclaration du montant net social en DSN va permettre aux différents organismes d’informer en temps réel vos salariés des droits auxquels ils peuvent prétendre.

La question reste de savoir comment doit-être calculé ce montant net social ?

3. Comment calculer le montant net social ?

Le montant net social est égal à la différence entre :

Une base brute qui inclut l’ensemble des rémunérations (salaires, primes, avantage en nature, heures supplémentaires, ….) et les sommes versées au titre de revenu de remplacement, hors Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (indemnités légales d’activité partielle, avantages de pré-retraite, …) ;
Et le montant total des cotisations et contributions sociales d’origine légale ou conventionnelle à la charge du salarié ainsi que les cotisations salariales à la complémentaire santé (Article 1. II de l’Arrêté du 31 janvier 2023).

Par contre, vous ne devez pas soustraire les cotisations et contributions salariales de protection sociale complémentaire (retraite supplémentaire, prévoyance et dépendance), que ces régimes aient un caractère collectif, obligatoire ou non.

Pour vous aider à définir cette base brute, nous avons construit un tableau (non exhaustif) qui reprend les principaux éléments à inclure ou à exclure de cette base.

Principaux éléments à prendre en compte dans le Montant net social	Principaux éléments à exclure du montant net social
Les revenus d’activité (salaire de base, gratifications, primes de toutes natures)	Les remboursements de frais professionnels (au réel ou forfaitaire), pour leur montant répondant aux conditions d’exonération et échappant aux cotisations
Les rémunérations des apprentis et contrats d’accompagnement dans l’emploi	La fraction exonérée de la participation des employeurs aux frais de transport domicile-lieu de travail
La rémunération des heures supplémentaires et des heures complémentaires	Les avantages en nature exonérés de cotisations et d’impôt sur le revenu, car liées aux activités sociales
La rémunération des jours de RTT monétisés en application de la loi du 16 août 2022	Les contributions patronales finançant des régimes de prévoyance frais de santé à caractère collectif et obligatoire
La rémunération des jours travaillés en plus par les salariés en forfait jours en contrepartie de la renonciation à des jours de repos	Le versement santé (ou « chèque santé ») de l’employeur, dont peuvent bénéficier certains salariés en lieu et place de la complémentaire Santé collective et obligatoire de l’entreprise
Les gratifications des stagiaires, pour leur montant intégral (y compris, donc, la fraction en franchise de cotisations)	Les IJSS, même en cas de subrogation
Les primes de toutes natures	L’intéressement et la participation placés sur des plans d’épargne
La totalité des avantages en nature assujettis, évalués sur une base réelle ou forfaitaire	Les abondements des employeurs aux plans d’épargne salariale
La participation des employeurs aux chèques-vacances et au financement des services à la personne (y compris la part exonérée de cotisations)
Les revenus de remplacement (à l’exception des IJSS) versés directement par l’employeur (ex. : allocations de chômage intempéries)
Les indemnités de prévoyance
En cas d’activité partielle, les indemnités légales ainsi que les éventuelles indemnités complémentaires versées par l’employeur
La rémunération issue d’un compte épargne-temps
Les indemnités de congés payés versées par l’employeur qui figurent sur le bulletin de paye
La part patronale de la prévoyance
La part patronale de la retraite supplémentaire
Les indemnités de rupture de toutes natures
La participation et l’intéressement directement versés par l’employeur au salarié
Les jetons de présence
Les sommes qui, bien que qualifiées de frais professionnels, sont assujetties à cotisations faute de répondre aux conditions d’exclusion d’assiette

À noter : sur les fiches de paie, vous ne devrez pas faire apparaître le cumul du montant de cette rubrique, mais uniquement le montant mensuel.

En conclusion : rappel sur les principaux points du montant net social

Le montant net social est une nouvelle rubrique à faire figurer sur les bulletins de paie à partir du mois de juillet 2023.
Il correspond au revenu de référence qui détermine le droit à certaines prestations sociales, ou qui en permet le calcul, tels que le Revenu de Solidarité Active (RSA) ou encore la prime d’activité.
La présence de cette rubrique sur la fiche de paie va permettre :
- De renforcer la lutte contre la fraude,
- De réduire les erreurs de déclarations,
- Aux salariés de bénéficier des droits auxquels ils peuvent prétendre.
À partir du 1er janvier 2024, vous avez également l’obligation de déclarer cette rubrique en DSN.
Le montant net social est obtenu à partir d’une base brute constituée des revenus du travail ou de remplacement du salarié (hors IJSS) et de laquelle sont retranchées les cotisations et contributions sociales d’origine légale ou conventionnelle à la charge du salarié.

Nos conseils

La mise en place de cette nouvelle rubrique devrait normalement être prise en charge par votre éditeur de paie ou votre prestataire. Vous pouvez donc d’ores et déjà vous assurer que ce dernier sera prêt pour la prochaine échéance de juillet 2023.
Restez vigilant et, au mois de juillet, vérifiez bien la présence de cette rubrique et son exactitude sur chacune des paies de vos salariés.
Définir en lien avec votre prestataire de paie ou votre éditeur de logiciel si vous souhaitez, dès 2023, déclarer cette rubrique au sein de la DSN. Dans ce cas, un paramétrage particulier devra être envisagé. Une phase de test en amont permet de mieux anticiper les difficultés.
Il peut s’avérer opportun de communiquer auprès de vos salariés sur la mention de cette future et toute nouvelle rubrique sur leurs fiches de paie.

En effet, il est important qu’ils comprennent l’utilité de ce changement réalisé dans leur intérêt.

Grâce à cette communication en amont, vous allez aussi répondre à un certain nombre de leurs interrogations.

Questionnaire flash – Vos paies sont elles justes ?

La réponse en 7 minutes chrono !

12 mai 2023/par Claude GUILLOT

Connaissez-vous tous les impacts de la maladie sur les congés payés ?

La paye sans prise de tête

La gestion des congés payés est un véritable casse-tête.

Vous en faites le constat non ?

Les mois au cours desquels vous n’avez pas de questions sur ce sujet sensible sont rares.

En effet, c’est le cas tout simplement parce que les salariés sont très attachés à leurs droits en la matière.

Quoi de plus normal ?

Pour vous, les enjeux sont différents et plus importants. Vous abordez la question des congés sous l’angle de l’organisation de votre entreprise.

Vous devez organiser les départs, penser aux remplacements éventuels….

Et puis, en bon gestionnaire, vous regardez aussi ce point sous l’angle des coûts.

En effet, vous ne pouvez pas vous tromper sur les droits à congés de vos salariés au risque d’avoir notamment à supporter une charge financière plus conséquente.

Dans quels cas précisément ?

Eh bien, par exemple dans le cas où la période de maladie de votre collaborateur va venir impacter ses congés.

Il arrive en effet que ces deux motifs d’absence se produisent dans la même temporalité.

Quand cela se produit, vous vous retrouvez face à un dilemme.

Laquelle des deux absences devez-vous mentionner sur la paie de votre salarié ?

Mais il y a aussi une autre question qui se pose.

En effet, quand votre salarié tombe malade, quel est l’impact de cette absence sur l’acquisition de ses congés payés ?

Cette question est devenue plus prégnante depuis le revirement de jurisprudence de la Cour de cassation le 13 septembre 2023.

Ensemble, examinons ces deux questions de sorte à vous donner des clefs de compréhension et de bonne gestion pour votre entreprise.

1. L’impact de la maladie sur la prise des congés payés

Il se peut que l’absence pour cause de maladie de votre salarié se chevauche avec des éventuels congés payés validés et déjà posés.

La question se pose ainsi de savoir comment gérer l’articulation entre ces deux motifs d’absence.

En pratique, deux cas de figure se présentent.

a. Votre salarié tombe malade avant le début de ses congés payés

Dans ce cas, vous allez devoir annuler les congés payés validés et initialement posés sur la période, afin de saisir une absence maladie à la place.

En paie, vous devrez appliquer le processus lié à une absence maladie.

C’est une opération qui n’est pas toujours simple.

Pour vous aider, vous pouvez lire notre article sur ce point : Savoir bien traiter les arrêts maladie en paie.

Si votre salarié est rétabli avant la fin des congés payés, il sera alors en congé payé à compter de cette date jusqu’à la date de retour initialement fixée au titre des congés payés.

En effet, vous restez tenu par les dates de congés que vous avez accordées et ne pouvez exiger son retour anticipé au sein de l’entreprise.

Votre salarié peut toutefois demander à revenir travailler avant la fin de la période des congés payés.

Si vous êtes d’accord, il pourra bénéficier d’un report de ses congés payés.

En tant qu’employeur, vous restez maitre de la gestion des congés payés au sein de votre entreprise.

Ainsi, et bien que le salarié puisse bénéficier du report de ses jours de congés payés non pris, vous avez le dernier mot sur la fixation des dates du congé reporté.

L’arrêt maladie de votre salarié peut aussi prendre fin après la clôture de la période de prise des congés payés légale ou conventionnelle.

Vous pouvez être tentés de croire que, dans ce cas, les congés non pris seront perdus.

Eh bien non, le salarié qui n’a pas pu bénéficier de son congé annuel du fait d’un empêchement lié la maladie est en droit de bénéficier du report de ses congés payés non pris.

Ce droit au report peut être limité dans le temps.

Il convient de vérifier les dispositions éventuelles de votre convention collective sur ce point.

En pratique, une limite de 15 mois a été jugée acceptable, contrairement à une limite de 9 mois ou encore d’un an.

La limite maximale étant toutefois celle relative au délai de prescription de 3 ans. Ce délai débute à compter de l’expiration de la période légale ou conventionnelle au cours de laquelle les congés auraient pu être pris.

Points de vigilance
Les congés payés reportés du fait d’un arrêt maladie peuvent ouvrir droit aux jours de congés pour fractionnement si vous décidez de fixer une date de prise en dehors de la période légale.
Et enfin, si votre salarié quitte votre entreprise avant d’avoir pu prendre ses congés, vous devrez alors les lui payer sous forme d’une indemnité compensatrice.

b. Votre salarié tombe malade pendant ses congés payés

En l’état actuel de la jurisprudence française, si votre salarié tombe malade durant ses congés payés, cela n’interrompt pas la suspension de son contrat de travail au titre de ses congés payés.

En effet, il reste en congés et perçoit son indemnité correspondante.

Votre salarié ne peut pas exiger que son congé soit reporté du fait de son arrêt pour cause de maladie.

Il devra reprendre le travail:

Soit à la date de fin de ses congés payés,
Soit à la fin de son arrêt maladie si celui-ci prend fin postérieurement à la date de fin des congés.

Toutefois, il vous faut établir l’attestation de salaire et la transmettre à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM).

Ainsi, votre salarié pourra bénéficier des indemnités journalières de la sécurité sociale.

Il va ainsi percevoir à la fois son indemnité de congés et les Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS).

À noter que vous n’êtes pas tenu de lui faire de complément de salaire.

La date de début de subrogation a toute son importance dans ce cas.

c. L’importance de la date de subrogation

En effet, même si vous pratiquez la subrogation, vous devrez renseigner une date de début de subrogation à la fin du chevauchement entre la maladie et les congés payés.

Bien entendu, ceci s’applique à défaut de dispositions conventionnelles plus favorables prévoyant le contraire.

En pratique, une convention collective peut autoriser le report des congés payés non pris à cause d’un arrêt de travail pour maladie.

Et, si tel est le cas, ce sont les dispositions conventionnelles plus favorables que vous devez appliquer.

Dans ce cas, bien entendu, le traitement en paie est différent puisque l’absence pour cause de maladie prend le pas sur l’absence pour cause de congés payés.

Le cas échéant, vous devez maintenir le salaire selon les droits de votre salarié. Vous devez aussi prendre les dispositions nécessaires pour que la CPAM assure le versement des IJSS auprès de votre entreprise en cas de subrogation.

La méthode retenue pour le calcul des absences a aussi toute son importance.

Ça y est, vous avez saisi l’arrêt maladie en paie conformément à la situation de votre salarié.

Intéressons-nous désormais à l’impact de cet arrêt maladie sur l’acquisition des congés payés de votre salarié.

2. Quel est l’impact de l’absence maladie sur l’acquisition des congés payés ?

Depuis les arrêts de la Cour de cassation du 13 septembre 2023, les absences pour cause de maladie non professionnelle permettent l’acquisition de congés payés (Cass. soc., 13 sept. 2023, no 22-17.340).

En effet, la Cour de cassation aligne sa jurisprudence avec le droit européen (Directive n° 2003/88/CE du 4 novembre 2003 Art.7).

Finie donc la distinction entre les arrêts pour cause de maladie selon qu’ils sont d’origine professionnelle ou non.

Votre logiciel de paie doit alors intégrer cette spécificité dans son paramétrage.

La Cour de cassation considère désormais que le salarié victime d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle et dont le contrat de travail a été suspendu au-delà d’une durée ininterrompue d’un an peut prétendre à des congés payés au titre de cette période (Cass. Soc., 13 sept.2023, nº 22-17.638).

Elle écarte donc partiellement les dispositions spécifiques de l’article L. 3141-5 du code du travail.

Cependant, pour l’heure, il reste à préciser si cela s’applique pour tout type d’accident ou de maladie.

Si vous souhaitez faire un point complet sur l’impact des arrêts du 13 septembre sur la gestion des congés payés au sein de votre entreprise, nous vous recommandons la lecture de notre article spécial sur le sujet.

Nous voici donc au terme de ce sujet complexe à gérer.

Non seulement il est technique, mais il a aussi des conséquences sur la gestion sociale de votre entreprise.

Vous vous sentez prêts pour répondre à toutes les questions de vos collaborateurs et pour avoir une paie exacte ?

En conclusion et en synthèse

Si votre salarié tombe malade avant son départ en congés payés, il bénéficie d’un report de ceux-ci.
Si votre salarié tombe malade pendant ses congés payés, cette absence maladie n’a aucun impact sur ses congés payés. En clair, il reste en congés payés.
Les périodes de suspension du contrat de travail pour cause de maladie non professionnelle ouvrent droit à des congés payés depuis les arrêts de la Cour de cassation du 13 septembre 2023.

Pour terminer nous vous livrons nos derniers conseils

Vérifier systématiquement s’il existe une disposition conventionnelle plus favorable que le texte de loi et que vous devez donc appliquer.
Attention aussi aux usages que vous pouvez aussi créer malgré vous par méconnaissance des règles. On ne revient pas facilement sur une pratique qui a perduré pendant des années au sein de l’entreprise.
Soyez bien au clair avec les règles. Vous pouvez anticiper les mauvaises interprétations grâce à une communication adaptée auprès de vos équipes, voire auprès de votre CSE.
Mettez en place des processus afin de veiller à ce que chaque salarié (hors cas de maladie) prenne ses congés dans le respect des dispositions légales et conventionnelles. Il ne faut pas que vos salariés se retrouvent en fin de période avec des compteurs dont vous ne pouvez justifier les volumes.
Assurez-vous que les dates de report soient fixées et respectées pour les salariés qui ont eu des arrêts maladie avec un report de congés.

Et enfin,
Au sein du cabinet, nous sommes partenaire de l’éditeur de paie SILAE qui gère les paies de plus de 800 000 entreprises.

Il permet de traiter les paies avec la prise en compte des spécificités de plus de 800 conventions collectives.

C’est avec leurs solutions digitalisées que nous gérons la paie de nos clients.

Nous collaborons aussi avec eux sur la mise en place de processus de gestion.

Questionnaire flash – Vos paies sont elles justes ?

La réponse en 7 minutes chrono !

Article mis à jour le 9 octobre 2023

20 avril 2023/par Claude GUILLOT

Savoir bien traiter les arrêts maladie en paie : 5 étapes clés à maîtriser

La paye sans prise de tête

Focus sur les étapes à ne pas manquer

En tant que chef d’entreprise vous avez surement dû faire face à ce cas d’espèce.

Un de vos salariés ne se présente pas au travail, il se trouve être en arrêt maladie.

Au-delà de l’organisation interne à laquelle il va falloir apporter des modifications, cette absence vous oblige à traiter les aspects administratifs liés à la paie du salarié.

Ce n’est pas la plus facile des absences à gérer en paie.

Vous vous demandez comment retranscrire cette situation sur son bulletin de paie ?

Comment va-t-il être rémunéré le temps de cet arrêt maladie ?

Concrètement que devez-vous faire en tant qu’employeur à la suite de cet arrêt de travail ?

Nous allons vous indiquer la marche à suivre avec de précieux conseils pour ne pas commettre d’erreurs issues de expérience de gestion à 360 (Paie – Droit du travail – RH ) pour le compte de nos clients.

Le cadre est posé. Vous devez faire face à l’absence maladie de votre salarié

Revenons ensemble sur les étapes pour bien traiter cette absence en paie mais pas seulement.

1. Votre salarié doit vous informer de son absence

Votre salarié doit vous informer de son absence dans les plus brefs délais. Il peut le faire par écrit ou à l’oral. Et si jamais il se trouve dans l’impossibilité physiologique de le faire, cette information peut se faire par le biais d’un proche.

Un délai peut être indiqué dans la convention collective dont dépend votre entreprise, au sein d’un accord d’entreprise, voir au sein de votre règlement intérieur.

Si aucune de ces sources ne précise de délai, celui-ci est donc de 48 heures, délai permettant au salarié de bénéficier du complément employeur (source Code du travail, art. L1226-1 ).

Le délai prévu par votre règlement intérieur ne peut pas être moins favorable.

2. Votre salarié doit justifier son absence

En plus de l’information, votre salarié doit fournir un justificatif de son absence maladie.

Il faut pour cela, qu’il vous transmette le volet n° 3 du cerfa 10170*07 délivré par le médecin ayant prescrit l’arrêt de travail.

Ce formulaire est un document établi par la sécurité sociale et rempli par le médecin lors de la consultation.

Il est composé de 3 volets. Les volets n° 1 et 2 sont à transmettre par le salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie. Le 3^ème volet vous est réservé.

Seul ce volet n° 3 ou un bulletin de situation d’hospitalisation, vaut justificatif d’arrêt de travail.

A savoir que depuis le 7 mai 2022, il existe un cerfa unique, quel que soit le motif d’arrêt de travail. Il vous faudra ainsi être doublement vigilant sur le motif de l’arrêt afin de ne pas passer à côté par exemple d’un accident de travail ou d’un arrêt pathologique.

Si votre salarié ne vous informe pas et/ou ne justifie pas de son absence, il prend le risque de se mettre en situation fautive.

Le salarié est alors en absence injustifiée. Il peut faire l’objet d’une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement.

Il est donc impératif de réagir dans les plus brefs délais afin de mettre en demeure le salarié de justifier de son absence.

3. Vous devez transmettre l’attestation de salaire à la CPAM

En tant qu’employeur, vous devez transmettre à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie une attestation de salaire (source Code Sécurité Sociale, art. R323-10).

Pour cela, vous devrez transmettre une DSN évènementielle au travers de votre logiciel dwe paie. Si celui ne le permet pas vous pouvez l’effectuer directement sur le site net-entreprises.

La transmission de l’attestation de salaire est obligatoire et primordiale car elle va permettre à la CPAM de calculer le montant des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS) auxquelles le salarié aura droit s’il remplit les conditions pour en bénéficier.

Le défaut de production de l’attestation de salaire est un motif de non-versement des IJSS.

Que vous mainteniez ou non la rémunération du salarié, la transmission de l’attestation de salaire est obligatoire selon différents délais :

Si vous ne pratiquez pas la subrogation, l’attestation de salaire doit être produite dans les 5 jours suivant la connaissance de l’arrêt de travail ;
Si vous pratiquez la subrogation, l’attestation de salaire doit être produite au plus tard lors de la transmission de la DSN mensuelle.

De plus, prêtez attention à consulter les éventuels retours DSN, à savoir les fameux Compte Rendu Métiers (CRM DSIJ) qui peuvent contenir de précieuses informations sur des anomalies qui bloqueraient le versement des IJSS.

Ça y est vous avez les premières formalités avec la CPAM et votre salarié, vous allez pouvoir vous pencher sur sa paie.

Le salarié vous a informé et vous a transmis son justificatif vous devez donc saisir cette absence afin de la répercuter sur sa paie.

Vous allez devoir déduire l’absence maladie sur sa paie d’une part et il se peut que vous ayez à maintenir la rémunération de votre salarié en tout ou partie d’autre part.

4. Le maintien de salaire

Si votre salarié remplit certaines conditions, d’ancienneté notamment, il va pouvoir prétendre à un complément aux IJSS, à verser par vos soins. C’est ce que l’on appelle communément le maintien de salaire.

Pour l’appliquer, vous devez dans un 1^er temps vérifier si votre salarié à au moins un an ancienneté.

S’il a moins d’un an d’ancienneté vérifiez que votre convention collective ne prévoit pas de disposition de condition d’ancienneté plus favorable. Si non, vous n’avez aucun maintien de salaire a effectué. Le salarié percevra uniquement les IJSS de la CPAM.
Si le salarié a plus d’un an d’ancienneté, il va falloir comparer entre ce qui est prévu par la loi et ce qui est prévu par la convention collective.

Vous allez appliquer le maintien de salaire qui est le plus favorable pour le salarié.

5. La subrogation

La subrogation nécessite que vous ayez effectué un maintien total ou partiel de la rémunération du salarié.

De ce fait, vous pouvez faire le choix de percevoir directement les IJSS de la CPAM en lieu et place du salarié et lui reverser via son bulletin de paie.

La demande de subrogation est à faire sur l’attestation de salaire que vous allez transmettre à la CPAM au travers de la DSN événementielle.

Lorsque vous allez renseigner la date de fin de subrogation, veillez à ne pas forcément vous calquer sur la date de fin de l’arrêt.

Si vous le faites-vous risquez d’interrompre le versement des IJSS à votre profit.

En effet, admettons que le salarié bénéficie d’une prolongation et que vous ayez bordé la subrogation sur la date de fin de l’arrêt initial ; l’indemnisation se fera directement auprès du salarié pour le reste.

Ainsi pour éviter toute déconvenue, il vaut mieux saisir en date de fin, la durée maximum prévue par votre convention collective.

Bon, alors j’espère que je ne vous ai pas perdu dans les détails techniques pour gérer un arrêt maladie.

Sinon voici en résumé les principaux points de vigilance et nos conseils :

Nos conseils

L’envoi du volet n° 3 du Cerfa 10170*07.

Cet envoi à la CPAM revêt son importance car il va conditionner le versement des indemnités journalières de la sécurité sociale. En cas de transmission tardive la CPAM se réserve le droit d’infliger des sanctions pouvant impacter le versement des indemnités journalières.

Il est donc primordial pour vous, d’autant plus si vous pratiquez la subrogation, de communiquer régulièrement sur ce point à vos salariés.

L’envoi de l’attestation de salaire par vos soins.

Les employeurs ont tendance à ne pas réaliser d’attestation de salaire pour les arrêts de moins de 3 jours estimant qu’il n’y a pas lieu, étant donné le délai de carence de 3 jours.

Sauf, qu’en agissant de la sorte, vous n’anticipez pas le fait que le salarié puisse être prolongé. De même, si votre salarié est en affection longue durée il est exempté de carence.

Ainsi, il est judicieux de faire systématiquement l’attestation de salaire quel que soit la durée de l’arrêt de travail initial afin d’anticiper ces cas.

Reprise anticipée du travail par le salarié

Il arrive également que le salarié reprenne le travail de manière anticipée.

Cette reprise est également à encadrer.

Le salarié doit pouvoir fournir un certificat de reprise par son médecin.

De plus, il est important d’envoyer une attestation de reprise anticipée au travers de la DSN afin que la CPAM cesse le versement des IJSS.

Point de vigilance

Si l’arrêt maladie a une durée d’au moins 30 jours, veillez à prévoir une visite médiale de reprise, soit le jour de la reprise ou au plus tard dans un délai de 8 jour calendaire à compter de la reprise du travail.

Veillez à bien suivre l’application du maintien de salaire afin d’appliquer le taux de maintien adapté à la durée de l’arrêt maladie.

Vous pouvez ainsi tenir un tableau de suivi récapitulant les droits consommés et ceux restants ainsi que le taux de maintien associés.

C’est la base si vous n’avez pas un logiciel de paie performant mais cela reste très fastidieux et source d’erreurs chronophages.

Tenir un suivi rigoureux du recouvrement des IJSS en paie. Si vous pratiquez la subrogation veillez :
- A ce que la CPAM ait bien versé la totalité des IJSS ;
- A ce que toutes les IJSS perçues de la CPAM soit bien reversées au salarié sur sa paie.

Afin de réagir efficacement lors de la survenance d’un arrêt maladie, vous avez tout intérêt à mettre en place une procédure récapitulant de manière précise les différentes étapes et actions à mener ainsi que le suivi à opérer.

Le mot de la fin

Gérer les absences maladie nécessite de mettre en place des process bien rodés pour ne rien oublier.

Au sein du cabinet, nous sommes partenaire de SILAE, un des acteurs majeurs pour gérer la paie et c’est avec leurs solutions digitalisées que nous gérons la paie pour le compte de nos clients.

En complément nous mettons en place avec eux ces fameux process. Cela leur permet d’avoir une gestion sociale fiable et efficiente.

Vous voulez en savoir plus sur nos solutions digitalisées et notre expertise PAIE – RH – JURIDIQUE, nous sommes à votre écoute.

Questionnaire flash – Vos paies sont elles justes ?

La réponse en 7 minutes chrono !

3 février 2023/par Claude GUILLOT

Les changements à prendre en compte en paie pour 2023 !

La paye sans prise de tête

Pour vous permettre de rester à jour, la Team Human vous a préparé un condensé des changements à prendre en compte pour vos prochaines paies !

Bonne lecture !

📌 Salaire Minimum Interprofessionnel de Croissance (SMIC)

Au 1ᵉʳ janvier 2023, le SMIC brut est revalorisé à hauteur de 1,81 %, soit :

🔹 Horaire : 11,27 €

🔹 Mensuel : 1 709,28 € pour 35h par semaine

Le minimum garanti est de 4,01 € au 1ᵉʳ janvier 2023.

⚠️ Pensez à vérifier les minimas de votre convention collective qui peuvent devenir inférieurs au montant mensuel du SMIC.

📌 Revalorisation des plafonds des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS)

La revalorisation du SMIC entraîne automatiquement la revalorisation du plafond des différentes indemnités journalières versées par la sécurité sociale.

🔹 Maladie : 50,58 € / jour

🔹 Maternité, paternité, adoption, deuil : 95,22 € / jour

🔹 Accident du travail / maladie professionnelle : 205,84 € / jour

🔹 Accident du travail / maladie professionnelle à partir du 29ᵉ jour d’arrêt : 274,46 € / jour

📌 Réduction Générale des Cotisations Patronales (RGCP)

La revalorisation du SMIC modifie le seuil permettant de bénéficier de la RGCP. Cette réduction permet à l’employeur de baisser le montant de ses cotisations patronales dès lors que le salaire est inférieur à 1,6 SMIC.

Le taux AT/MP pris en charge par le coefficient passe de 0,59 % à 0,55 %

Par conséquent, le coefficient maximal de la RGCP est de :

🔹 0,3191 pour les entreprises de moins de 50 salariés ou + bénéficiant de la loi PACTE

🔹 0,3231 pour les entreprises de 50 salariés et plus

📌 Plafond Annuel de la Sécurité Sociale (PASS)

Au 1ᵉʳ janvier 2023, et après un gel de son montant pendant 3 ans, le PASS est augmenté de 6,9%.

Ce plafond correspond au montant maximal des rémunérations, ou gains, à prendre en compte pour le calcul de certaines cotisations et contributions.

Ainsi, les nouvelles valeurs de plafonds à prendre en compte sont les suivantes :

🔹 Annuel : 43 992 €

🔹 Trimestriel : 10 998 €

🔹 Mensuel : 3 666 €

🔹 Journalier : 202 €

🔹 Horaire : 27 €

📌 Gratification des stagiaires

La revalorisation du PMSS entraine la modification de la valeur de la gratification minimale à verser aux stagiaires qui en remplissent les conditions.

Au 1er janvier 2023, la gratification minimale des stagiaires est de 4,05 € par heure.

📌 Aide unique à l’apprentissage

L’aide unique à l’apprentissage réservée aux entreprises de moins de 250 salariés et pour un diplôme équivalent au plus au baccalauréat est ramenée à 6 000 € et ne sera versée que pour la 1ʳᵉ année d’exécution du contrat.

Avec l’ancien dispositif, en place depuis le 1ᵉʳ janvier 2019, l’aide unique pouvait être au maximum de 6 125 € pour un contrat de 2 ans et 7325 € pour un contrat de 3 ans.

Ce dispositif reste valable pour les contrats signés jusqu’au 31 décembre 2022.

📌 Aide exceptionnelle à l’alternance

Pour les contrats d’apprentissage qui ne donnent pas droit à l’aide unique ainsi que pour certains contrats de professionnalisation (signés du 1ᵉʳ janvier au 31 décembre 2023) une aide exceptionnelle est reconduite sous de nouvelles conditions.

Cette nouvelle aide prend le relais de l’aide exceptionnelle «covid-19» venue à échéance au 31 décembre 2022.

🔹 6 000 euros maximum pour un apprenti, quel que soit son âge

🔹 6 000 euros maximum pour un salarié en contrat de professionnalisation jusqu’à 29 ans révolus

Versement uniquement pour la 1ʳᵉ année d’exécution du contrat.

Cette aide n’est pas cumulable avec l’aide unique à l’apprentissage, mais elle est cumulable avec les aides spécifiques pour les apprentis en situation de handicap.

Pour rappel, l’aide exceptionnelle « covid-19 » prévue pour les contrats conclus du 1ᵉʳ juillet 2020 jusqu’au 31 décembre 2022 était de 5 000 € pour un mineur ou 8 000 € pour un majeur au titre de la 1ʳᵉ année d’exécution du contrat.

📌 Activité partielle – fin du régime exceptionnel lié au Covid-19

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, les indemnités complémentaires d’activité partielle sont assujetties et déclarées comme des revenus d’activité (au lieu de revenus de remplacement durant la crise sanitaire).

Ces indemnités sont donc soumises :

à la CSG au taux de 9,2 % (au lieu de 6,2 %),
à la CRDS au taux de 0,5 %,
ainsi qu’à cotisations sociales dès le premier euro (au lieu d’une exonération dans la limite de 3,15 SMIC).

📌 Titres-restaurants

Le montant maximum de la part patronale exonérée est de 6,50 € pour 2023.

Le plafond journalier d’utilisation des tickets restaurant est de 25 € par jour.

📌 Évaluation forfaire de l’avantage en nature repas

Les avantages nature sont de 5,20 € par repas soit 10,40 € par jour.

Pour le secteur HCR (Hôtel Café Restaurant), l’avantage nature repas est à 4,01 € soit une fois le salaire minimum garanti.

📌 Allocation Forfaitaire de télétravail

Alternativement au remboursement des frais professionnels exposés du fait du télétravail sur la base de leur valeur réelle sur justificatifs, il est admis que le versement d’une allocation forfaitaire, dont le montant varie en fonction du nombre de jours télétravaillés, soit réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans une certaine limite.

Au 1ᵉʳ janvier 2023, l’allocation forfaitaire de télétravail est revalorisée comme suit :

Soit 10,40 € par mois pour chaque journée de télétravail effectuée par semaine
Soit 2,60 € par jour de télétravail dans la limite de 57,20 € par mois

📌 DSN

À compter du 1ᵉʳ janvier 2023, si l’entreprise ne corrige pas les DSN ayant des anomalies déclaratives, les organismes de sécurité sociale destinataires des DSN sont autorisés à procéder eux-mêmes aux corrections nécessaires au bon calcul des cotisations et droits des salariés.

📌 Taux versement mobilité

Vérification du taux disponible sur :

https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/versement-mobilite.html

📌 Prélèvement à la source – Grille des taux neutres 2023

📌 Barème de l’avantage en nature logement 2023

📌 Barème des saisies sur salaires 2023

Majoration de la base mensuelle de 134,17 € par personne à charge soit 1610 € par an.

📌 Avantage en nature Véhicule (rappels)

⏩ Véhicule dont l’employeur est propriétaire.

Le coût d’achat s’entend du prix TTC réglé par l’entreprise.

⏩ Véhicule en location avec ou sans option d’achat

Désormais, il vous reste plus qu’à paramétrer votre logiciel de paie…! 😅

Questionnaire flash – Vos paies sont elles justes ?

La réponse en 7 minutes chrono !

11 janvier 2023/par Claude GUILLOT

Arrêt de travail COVID-19 : fin du régime dérogatoire

La paye sans prise de tête

2020, le Covid-19 sévit durement et impacte une part importante de la population.

Face à ce tsunami de cas, les pouvoirs publics prennent des mesures afin de freiner la propagation du virus et de favoriser l’indemnisation des arrêts de travail liés à ce virus.

Parmi les mesures prises, figurait le dispositif des arrêts de travail dits dérogatoires. Leur particularité était qu’ils permettaient aux bénéficiaires de percevoir les Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie :

Sans avoir à remplir les conditions d’ouverture de droit
Sans condition d’ancienneté
Sans délai de carence
Sans que les Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale perçues soient prises en compte dans le calcul de la durée maximale d’indemnisation

La Loi de Financement de la Sécurité Sociale (L.F.S.S) pour 2023 prolonge le dispositif des arrêts dits dérogatoires tout en le durcissant.

En effet, son champ d’application est considérablement réduit.

À compter du 1^er janvier 2023, afin de bénéficier d’un arrêt de travail dérogatoire, il faut remplir deux conditions :

Être testé positif au Covid-19 par un test PCR ou un test antigénique
Être dans l’impossibilité de télétravailler

Ce dispositif s’applique « jusqu’à une date fixée par décret, et au plus tard jusqu’au 31 décembre 2023 ».

La démarche de déclaration reste la même. À savoir

Le salarié s’ auto- déclare via la plateforme declare.ameli.fr
La CPAM transmet l’arrêt de travail dérogatoire au salarié
Le salarié transmet à son employeur l’arrêt de travail dérogatoire
L’employeur saisit en paie puis réalise une DSN événementielle signalement d’arrêt de travail.
L’employeur veille au bon recouvrement des IJSS pour l’ensemble de la période d’arrêt.

L’arrêt dérogatoire ne doit pas déclencher de carence en paie.

Pensez à vérifier les dispositions de votre convention collective qui peuvent prévoir un niveau de maintien de salaire plus favorable que celui prévu par la loi et qu’il vous incombe d’appliquer.

11 janvier 2023/par Claude GUILLOT