Focus sur les étapes à ne pas manquer

En tant que chef d’entreprise vous avez surement dû faire face à ce cas d’espèce.

Un de vos salariés ne se présente pas au travail, il se trouve être en arrêt maladie.

Au-delà de l’organisation interne à laquelle il va falloir apporter des modifications, cette absence vous oblige à traiter les aspects administratifs liés à la paie du salarié.

Ce n’est pas la plus facile des absences à gérer en paie.

Vous vous demandez comment retranscrire cette situation sur son bulletin de paie ?

Comment va-t-il être rémunéré le temps de cet arrêt maladie ?

Concrètement que devez-vous faire en tant qu’employeur à la suite de cet arrêt de travail ?

Nous allons vous indiquer la marche à suivre avec de précieux conseils pour ne pas commettre d’erreurs issues de expérience de gestion à 360 (Paie – Droit du travail – RH ) pour le compte de nos clients.  

Le cadre est posé. Vous devez faire face à l’absence maladie de votre salarié

Revenons ensemble sur les étapes pour bien traiter cette absence en paie mais pas seulement.

1. Votre salarié doit vous informer de son absence

Votre salarié doit vous informer de son absence dans les plus brefs délais. Il peut le faire par écrit ou à l’oral. Et si jamais il se trouve dans l’impossibilité physiologique de le faire, cette information peut se faire par le biais d’un proche.

Un délai peut être indiqué dans la convention collective dont dépend votre entreprise, au sein d’un accord d’entreprise, voir au sein de votre règlement intérieur.

Si aucune de ces sources ne précise de délai, celui-ci est donc de 48 heures (délai permettant au salarié de bénéficier du complément employeur.[1])

Le délai prévu par votre règlement intérieur ne peut pas être moins favorable.

2. Votre salarié doit justifier son absence

En plus de l’information, votre salarié doit fournir un justificatif de son absence maladie.

Il faut pour cela, qu’il vous transmette le volet n° 3 du cerfa 10170*07 délivré par le médecin ayant prescrit l’arrêt de travail.

Ce formulaire est un document établi par la sécurité sociale et rempli par le médecin lors de la consultation.

Il est composé de 3 volets. Les volets n° 1 et 2 sont à transmettre par le salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie. Le 3ème volet vous est réservé.

Seul ce volet n° 3 ou un bulletin de situation d’hospitalisation, vaut justificatif d’arrêt de travail.

A savoir que depuis le 7 mai 2022, il existe un cerfa unique, quel que soit le motif d’arrêt de travail. Il vous faudra ainsi être doublement vigilant sur le motif de l’arrêt afin de ne pas passer à côté par exemple d’un accident de travail ou d’un arrêt pathologique.

Si votre salarié ne vous informe pas et/ou ne justifie pas de son absence, il prend le risque de se mettre en situation fautive.

Le salarié est alors en absence injustifiée. Il peut faire l’objet d’une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement.

Il est donc impératif de réagir dans les plus brefs délais afin de mettre en demeure le salarié de justifier de son absence.

3. Vous devez transmettre l’attestation de salaire à la CPAM

En tant qu’employeur, vous devez transmettre à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie une attestation de salaire[2].

Pour cela, vous devrez transmettre une DSN évènementielle au travers de votre logiciel de paie. Si celui ne le permet pas vous pouvez l’effectuer directement sur le site net-entreprises.

La transmission de l’attestation de salaire est obligatoire et primordiale car elle va permettre à la CPAM de calculer le montant des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS)  auxquelles le salarié aura droit s’il remplit les conditions pour en bénéficier.

Le défaut de production de l’attestation de salaire est un motif de non-versement des IJSS.

Que vous mainteniez ou non la rémunération du salarié, la transmission de l’attestation de salaire est obligatoire selon différents délais :

  • Si vous ne pratiquez pas la subrogation, l’attestation de salaire doit être produite dans les 5 jours suivant la connaissance de l’arrêt de travail ;
  • Si vous pratiquez la subrogation, l’attestation de salaire doit être produite au plus tard lors de la transmission de la DSN mensuelle.

De plus, prêtez attention à consulter les éventuels retours DSN, à savoir les fameux Compte Rendu Métiers (CRM DSIJ) qui peuvent contenir de précieuses informations sur des anomalies qui bloqueraient le versement des IJSS.

Ça y est vous avez les premières formalités avec la CPAM et votre salarié, vous allez pouvoir vous pencher sur sa paie.

Le salarié vous a informé et vous a transmis son justificatif vous devez donc saisir cette absence afin de la répercuter sur sa paie.

Vous allez devoir déduire l’absence maladie sur sa paie d’une part et il se peut que vous ayez à maintenir la rémunération de votre salarié en tout ou partie d’autre part.

4. Le maintien de salaire.

Si votre salarié remplit certaines conditions, d’ancienneté notamment,  il va pouvoir prétendre à un complément  aux IJSS, à verser  par vos soins. C’est ce que l’on appelle communément le maintien de salaire.

Pour l’appliquer, vous devez dans un 1er temps vérifier si votre salarié à au moins un an ancienneté.

  • S’il a moins d’un an d’ancienneté vérifiez que votre convention collective ne prévoit pas de disposition de condition d’ancienneté plus favorable. Si non, vous n’avez aucun maintien de salaire a effectué. Le salarié percevra uniquement les IJSS de la CPAM.
  • Si le salarié a plus d’un an d’ancienneté, il va falloir comparer entre ce qui est prévu par la loi et ce qui est prévu par la convention collective.

Vous allez appliquer le maintien de salaire qui est le plus favorable pour le salarié.

5. La subrogation

La subrogation nécessite que vous ayez effectué un maintien total ou partiel de la rémunération du salarié.

De ce fait, vous pouvez faire le choix de percevoir directement les IJSS de la CPAM en lieu et place du salarié et lui reverser via son bulletin de paie.

La demande de subrogation est à faire sur l’attestation de salaire que vous allez transmettre à la CPAM au travers de la DSN événementielle.

Lorsque vous allez renseigner la date de fin de subrogation, veillez à ne pas forcément vous calquer sur la date de fin de l’arrêt.

Si vous le faites-vous risquez d’interrompre le versement des IJSS à votre profit.

En effet, admettons que le salarié bénéficie d’une prolongation et que vous ayez bordé la subrogation sur la date de fin de l’arrêt initial ; l’indemnisation se fera directement auprès du salarié pour le reste.

Ainsi pour éviter toute déconvenue, il vaut mieux saisir en date de fin, la durée maximum prévue par votre convention collective.

Bon,  alors j’espère que je ne vous ai pas perdu dans les détails techniques pour gérer un arrêt maladie.

Sinon voici en résumé les principaux points de vigilance et nos conseils :

Nos conseils 

  • L’envoi du volet n° 3 du Cerfa 10170*07.

Cet envoi à la CPAM revêt son importance car il va conditionner le versement des indemnités journalières de la sécurité sociale. En cas de transmission tardive la CPAM se réserve le droit d’infliger des sanctions pouvant impacter le versement des indemnités journalières.

Il est donc primordial pour vous, d’autant plus si vous pratiquez la subrogation, de communiquer régulièrement sur ce point à vos salariés.

  • L’envoi de l’attestation de salaire par vos soins.

Les employeurs ont tendance à ne pas réaliser d’attestation de salaire pour les arrêts de moins de 3 jours estimant qu’il n’y a pas lieu, étant donné le délai de carence de 3 jours.

Sauf, qu’en agissant de la sorte, vous n’anticipez pas le fait que le salarié puisse être prolongé. De même, si votre salarié est en affection longue durée il est exempté de carence.

Ainsi, il est judicieux de faire systématiquement l’attestation de salaire quel que soit la durée de l’arrêt de travail initial afin d’anticiper ces cas.

  • Reprise anticipée du travail par le salarié

Il arrive également que le salarié reprenne le travail de manière anticipée.

Cette reprise est également à encadrer.

Le salarié doit pouvoir fournir un certificat de reprise par son médecin.

De plus, il est important d’envoyer une attestation de reprise anticipée au travers de la DSN afin que la CPAM cesse le versement des IJSS.

  • Point de vigilance 

Si l’arrêt maladie a une durée d’au moins 30 jours, veillez à prévoir une visite médiale de reprise, soit le jour de la reprise ou au plus tard dans un délai de 8 jour calendaire à compter de la reprise du travail.

  • Veillez à bien suivre l’application du maintien de salaire afin d’appliquer le taux de maintien adapté à la durée de l’arrêt maladie.

Vous pouvez ainsi tenir un tableau de suivi récapitulant les droits consommés et ceux restants ainsi que le taux de maintien associés.

C’est la base si vous n’avez pas un logiciel de paie performant mais cela reste très fastidieux et source d’erreurs chronophages.

  • Tenir un suivi rigoureux du recouvrement des IJSS en paie. Si vous pratiquez la subrogation veillez :
    • A ce que la CPAM ait bien versé la totalité des IJSS ;
    • A ce que toutes les IJSS perçues de la CPAM soit bien reversées au salarié sur sa paie.
  • Afin de réagir efficacement lors de la survenance d’un arrêt maladie, vous avez tout intérêt à mettre en place une procédure récapitulant de manière précise les différentes étapes et actions à mener ainsi que le suivi à opérer.

Le mot de la fin

Gérer les absences maladie nécessite de mettre en place des process bien rodés pour ne rien oublier.

Au sein du cabinet, nous sommes partenaire de SILAE, un des acteurs majeurs pour gérer la paie et c’est avec leur solutions digitalisées que nous gérons la paie pour le compte de nos clients.

 

En complément nous mettons en place avec eux ces fameux process. Cela leur permet d’avoir une gestion sociale fiable et efficiente.

Vous voulez en savoir plus sur nos solutions digitalisées et notre expertise PAIE – RH – JURIDIQUE, nous sommes à votre écoute.

 

A propos de l’auteur

Samira BONGWA

Responsable Service Paie chez Human Avocats

Ma vision de la paie est centrée sur l’humain. Ce sont des chiffres qui prennent sens au regard des textes qu’ils transcrivent et des êtres humains qui s’y rapportent ainsi que des décisions prises par le chef d’entreprise.

C’est pourquoi je gère les paies et les processus attachés avec une vision de performance en l’intégrant dans toute la dimension sociale de l’entreprise grâce au travail d’équipe au sein du cabinet.

Une démarche de prise en charge à 360° des problématiques juridiques – ressources humaines et paie pour apporter à nos clients à la fois plus de sérénité et aussi pour leur permettre de se consacrer à leur cœur de métier.

 

[1] C. trav., art. L. 1226-1

[2] C. SS., art. R.323-10

Pour vous permettre de rester à jour, la Team Human vous a préparé un condensé des changements à prendre en compte pour vos prochaines paies !

Bonne lecture !

📌 Salaire Minimum Interprofessionnel de Croissance (SMIC)

Au 1er janvier 2023, le SMIC brut est revalorisé à hauteur de 1,81% soit :

🔹 Horaire : 11,27 €

🔹 Mensuel : 1 709,28 € pour 35h par semaine

Le minimum garanti est de 4,01 € au 1er janvier 2023.

⚠️ Pensez à vérifier les minimas de votre convention collective qui peuvent devenir inférieurs au montant mensuel du SMIC.

📌 Revalorisation des plafonds des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS)

La revalorisation du SMIC entraîne automatiquement la revalorisation du plafond des différentes indemnités journalières versées par la sécurité sociale.

🔹 Maladie : 50,58 € / jour

🔹 Maternité, paternité, adoption, deuil : 95,22 € / jour

🔹 Accident du travail / maladie professionnelle : 205,84 € / jour

🔹 Accident du travail / maladie professionnelle à partir du 29ème jour d’arrêt : 274,46 € / jour

📌 Réduction Générale des Cotisations Patronales (RGCP)

La revalorisation du SMIC modifie le seuil permettant de bénéficier de la RGCP. Cette réduction permet à l’employeur de baisser le montant de ses cotisations patronales dès lors que le salaire est inférieur à 1,6 SMIC.

Le taux AT/MP pris en charge par le coefficient passe de 0,59 % à 0,55 %

Par conséquent, le coefficient maximal de la RGCP est de :

🔹 0,3191 pour les entreprises de moins de 50 salariés ou + bénéficiant de la loi PACTE

🔹 0,3231 pour les entreprises de 50 salariés et plus

📌 Plafond Annuel de la Sécurité Sociale (PASS)

Au 1er janvier 2023, et après un gel de son montant pendant 3 ans, le PASS est augmenté de 6,9%.

Ce plafond correspond au montant maximal des rémunérations, ou gains, à prendre en compte pour le calcul de certaines cotisations et contributions.

Ainsi les nouvelles valeurs de plafonds à prendre en compte sont les suivantes :

🔹 Annuel : 43 992 €

🔹 Trimestriel : 10 998 €

🔹 Mensuel : 3 666 €

🔹 Journalier : 202 €

🔹 Horaire : 27 €

📌 Gratification des stagiaires

La revalorisation du PMSS entraine la modification de la valeur de la gratification minimale à verser aux stagiaires qui en remplissent les conditions.

Au 1er janvier 2023, la gratification minimale des stagiaires est de 4,05 € par heure.

📌 Aide unique à l’apprentissage

L’aide unique à l’apprentissage réservée aux entreprises de moins de 250 salariés et pour un diplôme équivalent au plus au baccalauréat est ramenée à 6 000 € et ne sera versée que pour la 1ère année d’exécution du contrat.

Avec l’ancien dispositif, en place depuis le 1er janvier 2019, l’aide unique pouvait être au maximum de 6 125 € pour un contrat de 2 ans et 7325 € pour un contrat de 3 ans.

Ce dispositif reste valable pour les contrats signés jusqu’au 31 décembre 2022.

📌 Aide exceptionnelle à l’alternance

Pour les contrats d’apprentissage qui ne donnent pas droit à l’aide unique ainsi que pour certains contrats de professionnalisation (signés du 1er janvier au 31 décembre 2023) une aide exceptionnelle est reconduite sous de nouvelles conditions.

Cette nouvelle aide prend le relais de l’aide exceptionnelle «covid-19» venue à échéance au 31 décembre 2022.

🔹 6 000 euros maximum pour un apprenti, quel que soit son âge

🔹 6 000 euros maximum pour un salarié en contrat de professionnalisation jusqu’à 29 ans révolus

Versement uniquement pour la 1ère année d’exécution du contrat.

Cette aide n’est pas cumulable avec l’aide unique à l’apprentissage mais elle est cumulable avec les aides spécifiques pour les apprentis en situation de handicap.

Pour rappel, l’aide exceptionnelle « covid-19 » prévue pour les contrats conclus du 1er juillet 2020 jusqu’au 31 décembre 2022 était de 5 000 € pour un mineur ou 8 000 € pour un majeur au titre de la 1ère année d’exécution du contrat.

📌 Activité partielle – fin du régime exceptionnel lié au Covid-19

Depuis le 1er janvier 2023, les indemnités complémentaires d’activité partielle sont assujetties et déclarées comme des revenus d’activité (au lieu de revenus de remplacement durant la crise sanitaire).

Ces indemnités sont donc soumises :

🔹 à la CSG au taux de 9,2 % (au lieu de 6,2 %),

🔹 à la CRDS au taux de 0,5 %,

🔹 ainsi qu’à cotisations sociales dès le premier euro (au lieu d’une exonération dans la limite de 3,15 SMIC).

📌 Titres-restaurants

Le montant maximum de la part patronale exonérée est de 6,50 € pour 2023.

Le plafond journalier d’utilisation des tickets restaurant est de 25 € par jour.

📌 Évaluation forfaire de l’avantage en nature repas

Les avantages nature sont de 5,20 € par repas soit 10,40 € par jour.

Pour le secteur HCR (Hôtel Café Restaurant), l’avantage nature repas est à 4,01 € soit une fois le salaire minimum garanti.

📌 Allocation Forfaitaire de télétravail

Alternativement au remboursement des frais professionnels exposés du fait du télétravail sur la base de leur valeur réelle sur justificatifs, il est admis que le versement d’une allocation forfaitaire, dont le montant varie en fonction du nombre de jours télétravaillés, soit réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans une certaine limite.

Au 1er janvier 2023, l’allocation forfaitaire de télétravail est revalorisée comme suit :

🔹 Soit 10,40 € par mois pour chaque journée de télétravail effectuée par semaine

🔹 Soit 2,60 € par jour de télétravail dans la limite de 57,20 € par mois

📌 DSN

A compter du 1er janvier 2023, si l’entreprise ne corrige pas les DSN ayant des anomalies déclaratives, les organismes de sécurité sociale destinataires des DSN sont autorisés à procéder eux mêmes aux corrections nécessaires au bon calcul des cotisations et droits des salariés.

📌 Taux versement mobilité

Vérification du taux disponible sur :

https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/versement-mobilite.html

📌 Prélèvement à la source – Grille des taux neutres 2023

📌 Barème de l’avantage en nature logement 2023

📌 Barème des saisies sur salaires 2023

Majoration de la base mensuelle de 134,17 € par personne à charge soit 1610 € par an.

📌 Avantage en nature Véhicule (rappels)

⏩ Véhicule dont l’employeur est propriétaire.

Le coût d’achat s’entend du prix TTC réglé par l’entreprise.

⏩ Véhicule en location avec ou sans option d’achat

Désormais, il vous reste plus qu’à paramétrer votre logiciel de paie…! 😅

 

Samira, notre experte paie qui réalise les paies pour nos clients reste à votre écoute si vous avez des questions en suspens…

 

 

 

2020, le Covid-19 sévit durement et impacte une part importante de la population. 😷

Face à ce tsunami de cas 🌊, les pouvoirs publics prennent des mesures afin de freiner la propagation du virus et de favoriser l’indemnisation des arrêts de travail liés à ce virus.

Parmi les mesures prises, figurait le dispositif des arrêts de travail dits dérogatoires. Leur particularité était qu’ils permettaient aux bénéficiaires de percevoir les IJSS de la CPAM :

  • sans avoir à remplir les conditions d’ouverture de droit
  • sans condition d’ancienneté
  • sans délai de carence
  • sans que les IJSS perçues soient prises en compte dans le calcul de la durée maximale d’indemnisation

La Loi de Financement de la Sécurité Sociale (LFSS) pour 2023 prolonge le dispositif des arrêts dits dérogatoires tout en le durcissant.

En effet, son champ d’application est considérablement réduit.

 

A compter du 1er janvier 2023, afin de bénéficier d’un arrêt de travail dérogatoire, il faut remplir deux conditions :

✔ Être testé positif au Covid-19 par un test PCR ou un test antigénique

ET ❗

✔ Être dans l’impossibilité de télétravailler

Ce dispositif s’applique « jusqu’à une date fixée par décret, et au plus tard jusqu’au 31 décembre 2023 ». 📄

La démarche de déclaration reste la même. À savoir 👇

  • Le salarié s’auto- déclare via la plateforme declare.ameli.fr
  • La CPAM transmet l’arrêt de travail dérogatoire au salarié
  • Le salarié transmet à son employeur l’arrêt de travail dérogatoire
  • L’employeur saisit en paie puis réalise une DSN événementielle signalement d’arrêt de travail.
  • L’employeur veille au bon recouvrement des IJSS pour l’ensemble de la période d’arrêt.

⚠️ L’arrêt dérogatoire ne doit pas déclencher de carence en paie.

⚠️ Pensez à vérifier les dispositions de votre convention collective qui peuvent prévoir un niveau de maintien de salaire plus favorable que celui prévu par la loi et qui vous incombe d’appliquer.