Comprendre tous les impacts de la nouvelle loi du 22 avril 2024 sur les congés payés

Le texte de loi (loi n° 2024-364 du 22 avril 2024) qui fixe les nouvelles règles en cas d’acquisition des congés a été adopté le 10 avril par le Parlement et publié au Journal Officiel le 23 avril.

Il est donc officiellement entré en vigueur le 24 avril 2024.

Ce sujet a alimenté les débats depuis les arrêts de la Cour de cassation du 13 septembre 2023 (Cass. Soc., 13 sept.2023, nº 22-17.340 – 341 et 342).

Des arrêts qui avaient écarté les dispositions du Code du travail qui empêchent toute acquisition de congés payés :

• Durant un arrêt de travail pour maladie ordinaire
• Ainsi que celles limitant l’acquisition des congés en cas d’arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnel dépassant une durée d’un an

Le législateur a donc tranché et le moins que l’on puisse dire est que ce nouveau texte ne va pas dans le sens d’une simplification des démarches en matière de gestion sociale pour les entreprises.

Pour bien comprendre les impacts de cette nouvelle loi, nous avons opté pour un point complet sur les règles applicables en matière d’acquisition et de prise des congés payés.

En effet, selon notre expérience au sein du cabinet, au regard des échanges avec nos clients, il nous est apparu important de reprendre toutes les notions essentielles sur ce sujet assez technique.

Bien sûr, nous vous donnerons aussi nos premiers conseils pour mieux faire face aux changements à opérer et aussi pour pouvoir répondre aux questions qui se sont déjà posées ces dernières semaines.

1. Quels sont les bénéficiaires des congés payés ?

Le droit aux congés payés est un droit absolu.

En effet, tout salarié doit bénéficier de ce droit, et ce, peu importe :

• Sa nationalité,
• La nature de son contrat de travail : CDI, CDD, contrat d’apprentissage…
• Sa catégorie professionnelle. Les cadres bénéficient de congés payés dans les mêmes conditions que les autres salariés, qu’ils soient ou non régis par des conventions de forfait en heures ou en jours.

Pour certains salariés, le congé est dû selon des modalités particulières, c’est le cas par exemple des concierges d’immeuble, des VRP, des gérants non-salariés, des employés de maison, des travailleurs à domicile…

2. Quelles sont les conditions d’ouverture du droit à congés payés ?

L’article L.3141-12 du Code du travail pose le principe selon lequel l’ouverture du droit à congé est effective dès le premier jour de travail.

Finies donc les dispositions antérieures qui subordonnaient l’ouverture du droit à congés payés à un minimum d’un mois de travail effectif, puis de 10 jours.

Il s’agissait déjà là d’une première étape vers la mise en conformité du droit national avec le droit de l’Union Européenne.

• CJCE, 26 juin 2001, arrêt Bectu : les États membres doivent prendre les mesures nécessaires pour que tout travailleur bénéficie d’un congé annuel payé d’au moins 4 semaines. Le Code du travail ne peut pas limiter unilatéralement le droit au congé annuel payé conféré à tous les travailleurs en appliquant une condition d’ouverture, qui a pour effet d’exclure certains travailleurs du bénéfice du droit aux congés payés.
• CJCE, 20 janvier 2009, affaire Schultz-Hoff et Stringer : le droit au congé annuel payé conféré par la directive 2003/88 ne peut être subordonné par un État membre à l’obligation d’avoir effectivement travaillé pendant la période de référence.
• Confirmé par CJUE, 24 janvier 2012, arrêt Dominguez : la directive ne permet pas de subordonner le droit au congé annuel payé à une période de travail effectif de 10 jours durant la période de référence.

Votre salarié acquiert donc des congés payés lorsqu’il est en période d’essai.

Si cette période est rompue avant son terme, une indemnité compensatrice lui sera donc due et ce quel que soit le nombre de jours qu’il aura travaillé.

Notez au passage que si votre salarié prend des jours de congés pendant sa période d’essai, celle-ci sera alors prolongée du nombre de jours de congés pris.

Néanmoins, il ne peut y avoir prolongation de la période d’essai si l’absence du salarié est due à l’employeur (cas de l’absence pour cause de formation) ou encore du fait des jours fériés.

Il y a 2 cas particuliers.

• Les salariés sous CDD qui ont droit à une indemnité compensatrice de congés payés quelle que soit la durée du contrat, dès lors que le régime des congés applicable dans l’entreprise ne leur permet pas de les prendre pendant la durée du contrat (Article L.1242-16 du Code du travail).
• Les intérimaires qui ont droit à une indemnité de congés payés pour chaque mission qu’ils effectuent, peu importe la durée de cette dernière (Article L.1251-19 du Code du travail).

3. Sur quelle période de référence se baser pour l’acquisition des congés payés ?

Le Code du travail fixe la période de référence, qui ne coïncide pas avec l’année civile.

Cependant, une convention ou un accord collectif qui organise une répartition de la durée du travail sur tout ou partie de l’année peut toujours fixer le point de départ à une autre date.

À retenir :

Lorsque votre salarié intègre l’entreprise en cours d’année, sa période de référence débute à compter de sa date d’arrivée dans l’entreprise.

Et dans le cas d’un départ en cours d’année, la période de référence prend fin à l’expiration du préavis.

Dans le cas où vous dispenseriez le salarié d’exécuter son préavis, la période de référence se termine à la date à laquelle le préavis aurait normalement expiré s’il avait été effectué par votre salarié (Cass. Soc., 24 nov. 1992, nº 90-42.764).

4. Comment calcule-t-on la durée des congés acquis ?

a. Principe : un salarié en activité acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif

Pour connaître le nombre de jours de congés acquis par un salarié, déterminez d’abord la période de référence qui le concerne.

Le nombre de jours de congé se calcule sur la période de référence qui court en principe du 1ᵉʳ juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.

Sur cette période de référence, le salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, sans que la durée totale du congé ne puisse excéder 30 jours ouvrables, c’est-à-dire 5 semaines (article L.3141-3 du Code du travail).

Lorsque le salarié a travaillé moins d’un mois, la durée du congé est proportionnelle au temps travaillé.

Cependant, il peut y avoir des dispositions plus favorables aux salariés.

Ainsi, cette durée légale peut être augmentée par les accords et conventions collectives, le contrat de travail ou encore les usages.

Cette durée du congé peut être majorée en raison de l’âge, de l’ancienneté ou encore du handicap.

Prenons un exemple.

Si M. DURAND a travaillé pendant 5 mois durant la période de référence, il a donc droit à 2,5 x 5 = 12,5 jours ouvrables, soit 13 jours de congés payés.

En effet, une règle prévoit que si le nombre de jours ouvrables de congés n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre immédiatement supérieur (Article L.3141-7 du Code du travail).

b. Exception : le cas particulier des arrêts maladie

La loi n° 2024-364 du 22 avril 2024 a instauré un régime dérogatoire pour les périodes d’arrêts maladie qu’elle considère désormais comme du travail effectif.

Nous reviendrons un peu plus loin sur cette notion qu’il est important de maîtriser.

Le salarié en arrêt de travail pour cause de maladie non professionnelle va désormais acquérir deux jours ouvrables de congé par mois, et ce, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence (Nouvel Article L3141-5-1 du Code du travail).

Concrètement, cela implique que vous allez devoir gérer deux compteurs de congés payés :

• Un compteur pour comptabiliser les jours de congé acquis selon la règle d’acquisition de 2,5 jours ouvrables par mois ;
• Un compteur pour comptabiliser les jours de congé acquis pendant le ou les arrêts maladie à hauteur de 2 jours ouvrables de congé par mois.

Prenons un exemple.

Mme DUPONT, a travaillé 8 mois durant la période de référence et a été absente 4 mois pour maladie non-professionnelle.

Elle va donc acquérir :

• Compteur 1 :  8 x 2,5 = 20 jours ouvrables
• Compteur 2 : 4 x 2 = 8 jours ouvrables

Elle a donc acquis un droit à congés de 28 jours ouvrables.

La loi adapte en conséquence le calcul de l’indemnité de congés payés.

Durant la période de suspension du contrat de travail pour cause d’arrêt de travail pour maladie non professionnelle, il sera pris en compte la rémunération à hauteur de 80 % pour le calcul de l’indemnité de congés payés selon la règle du dixième (Article L3141-24 du Code du Travail, 4°).

Poursuivons avec Mme DUPONT qui a un salaire mensuel de base de 1.900 € brut.

La base de calcul de son indemnité de congé pour le calcul selon la règle du dixième sera donc de : 21.280 € obtenue via le calcul suivant : (1900 X 8) + (1900 X 4 X 80 %).

À noter : ce pourcentage de 80 % est logiquement appliqué compte tenu du fait qu’un mois d’arrêt de travail pour maladie ordinaire n’ouvre droit qu’à deux jours ouvrables de congés payés, ce qui correspond à 80 % de 2,5 jours ouvrables de congés payés acquis hors période d’arrêt de travail.

c. Et pour les salariés à temps partiel, quel est le principe ?

Pour ces derniers, leur horaire de travail est inopérant sur la durée des congés.

En clair, les salariés à temps partiel ont les mêmes droits à congé que les salariés à temps complet.

Ainsi, un salarié qui travaille selon un horaire de 24 heures par semaine va acquérir deux jours et demi de congé à l’identique du salarié qui travaille 35 heures par semaine.

Le problème qui est souvent rencontré en matière de gestion des congés des salariés à temps partiel concerne moins le régime d’acquisition que le régime de décompte des jours de congés.

Sur ce dernier point, les erreurs sont fréquentes.

La même règle d’acquisition s’applique pour les congés supplémentaires d’origine conventionnelle.

Ils ne peuvent être réduits en fonction de la durée du travail ou de sa répartition dans la semaine.

5. Je souhaite calculer les droits à congés en jours ouvrés et non en jours ouvrables. Est-ce que j’en ai le droit ?

Précision :

• Les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine, à l’exception du jour de repos hebdomadaire, donné généralement le dimanche (Code du travail, art. L. 3132-3) et des jours fériés habituellement non travaillés dans l’entreprise ;
• Les jours ouvrés sont ceux qui sont collectivement travaillés dans l’entreprise. Ils correspondent aux jours d’ouverture.

Vous pouvez décompter les jours de congés en jours ouvrés.

Vous pouvez prendre cette décision dans le cadre d’un accord collectif. Cette exception peut aussi trouver à s’appliquer en vertu d’un usage dans l’entreprise ou encore, d’une décision unilatérale que vous pourriez prendre.

Il vous faudra cependant respecter une condition essentielle.

Ce mode de décompte en jours ouvrés ne doit pas aboutir en pratique à un résultat défavorable pour le salarié par rapport au régime légal de décompte en jours ouvrables tel que prévu par l’article L. 3141-3 du Code du travail qui détermine la durée des congés en jours ouvrables. (Cass. Soc., 27 mai 1992, n° 91-40.423 ; Cass. Soc., 8 juill. 1992, n° 90-42.746).

Qu’est-ce que cela signifie ?

Concrètement, une comparaison doit être faite entre le décompte en jours ouvrés et le décompte en jours ouvrables.

Cette comparaison s’effectue globalement sur l’ensemble de la durée du congé, et non pour les différentes périodes fractionnées (Cass. Soc., 30 oct. 1997, nº 95-41.947).

Prenons un exemple.

En 2023, le 11 novembre tombe un samedi.

Un salarié qui pose sa semaine de congés du 2 au 12 novembre se verra décompter :

• Dans le cas d’un décompte en jours ouvrables : 5 jours ouvrables au lieu de 6 puisque le samedi 11 novembre est férié, il n’est pas compté comme jour de congé.
• Dans le cas d’un décompte en jours ouvrés : 5 jours ouvrés parce que le samedi n’est jamais décompté dans ce type de calcul.

Par conséquent, le salarié qui se voit décompter les jours en ouvrés perd un jour de congé par rapport à un décompte en jours ouvrables.

En fin de période de prise des congés payés, vous devrez donc analyser la situation de chacun et voir si le décompte lui a été défavorable selon les périodes de ses prises de congé.

Dans le cas visé plus haut, il convient donc de rajouter un jour de congé au salarié concerné.

Si le décompte en jours ouvrés ne lui est pas défavorable, le salarié ne peut pas s’y opposer (Cass. Soc., 27 mars 1996, nº 92-43.655).

A noter :

• Le décompte des congés payés effectué en heures est illégal et interdit (Cass. Soc., 11 mars 1998, nº 96-16.553).
• Le décompte des congés payés pris ne peut se faire qu’en nombre de jours entiers (Cass. soc., 13 sept. 2023, n° 21-25.408).

6. L’importance de la notion de travail effectif pour l’acquisition des congés payés

Selon l’article L.3141-3 du Code du travail, un salarié a droit à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de 30 jours ouvrables, sauf accord plus favorable.

Ainsi, les droits du salarié sont calculés en fonction des périodes de travail effectif recensées au cours de la période de référence.

Que recouvre cette notion de travail effectif qui n’est pas défini par la loi, mais par la jurisprudence.

Elle correspond aux périodes réellement travaillées dans l’entreprise (Cass. Soc., 16 déc. 1981, nº 79-42.472).

a. Les périodes d’absence assimilées par la loi à des périodes de travail effectif

Depuis la nouvelle loi du 22 avril, l’article L.3141-5 du Code du travail qui définit les périodes considérées comme du temps de travail effectif a été modifié.

Cette nouvelle loi considère les périodes de suspension du contrat de travail pour maladie non-professionnelle comme étant du temps de travail effectif.

De plus, en cas de suspension du contrat de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle d’une durée supérieure à un an, le salarié continuera d’acquérir des congés payés. Avant ce texte de loi, cette durée d’acquisition était limitée à un an.

Selon le Conseil constitutionnel, la différence de traitement entre les salariés en arrêt pour maladie professionnelle ou non-professionnelle, ne porte pas atteinte au principe d’égalité (Cons. const., déc. n° 2023-1079, QPC, 8 févr. 2024).

Désormais, sont considérées comme du temps de travail effectif :

• Les périodes de congé payé ;
• Les périodes de congé de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant et d’adoption ;
• Les contreparties obligatoires sous forme de repos prévues aux articles L. 3121-30, L. 3121-33 et L. 3121-38 ;
• Les jours de repos accordés au titre de l’accord collectif conclu en application de l’article L. 3121-44 ;
• Les périodes pendant lesquelles l’exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ;
• Les périodes pendant lesquelles un salarié se trouve maintenu ou rappelé au service national à un titre quelconque ;
• Les périodes pendant lesquelles l’exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d’arrêt de travail lié à un accident ou une maladie n’ayant pas un caractère professionnel.

b. Les autres textes qui assimilent les absences à du temps de travail effectif

• La journée d’appel de préparation à la défense (art. L.3142-97 Code du travail),
• Le congé individuel de formation (L.6322-13 du Code du travail),
• Le congé pour effectuer un bilan de compétences (L.6322-46 du Code du travail),
• Le congé pour faire valider les acquis de l’expérience professionnelle (L.6422-3 du Code du travail),
• Le congé lié à un projet de transition professionnelle (L.6323-17-4 du Code du travail),
• Le congé de formation économique, sociale et syndicale (L.2145-10 du Code du travail),
• Le congé de formation à la sécurité (R.4141-5 du Code du travail),
• Le congé de formation économique des membres du CSE (L.2315-63 du Code du travail),
• Le congé de formation en santé, sécurité et conditions de travail à destination des membres du CSE (L.2315-18),
• Le temps passé en heures de délégation par les représentants du personnel (L.2325-10 du Code du travail),
• Le temps pour préparer et participer à la négociation annuelle dans l’entreprise (L.2232-18 du Code du travail),
• Le congé de formation des cadres et animateurs pour la jeunesse (L.3142-55),
• Le congé de formation des jeunes travailleurs (L.6322-61 du Code du travail),
• Les congés légaux pour évènements familiaux (L.3142-2 du Code du travail),
• Les absences pour dons d’ovocytes (L.1244-5 du Code de la santé publique et L.1225-16 du Code du travail),
• Le congé accordé aux salariés candidats au Parlement, au Parlement européen ou un mandat local pour participer à la campagne électorale (L.3142-82 du Code du travail),
• Les congés accordés aux membres des conseillers de prud’hommes pour participer à des stages de formation (L.1442-6 et L.2145-10 du Code du travail),
• Les absences des futurs pères et mères pour se rendre aux examens médicaux obligatoires dans le cadre de la surveillance médicale de la grossesse et des suites de l’accouchement (L.1225-16 du Code du travail),
• Le congé de formation des administrateurs d’une mutuelle (L.3142-37 du Code du travail),
• Le temps passé par les conseillers prud’homaux salariés pour l’exercice de leurs fonctions (L.1442-6 du Code du travail),
• Le temps d’exercice des fonctions d’assistance ou de représentation devant les conseils de prud’hommes par le défenseur syndical pendant les heures de travail (L.1453-6 du Code du travail),
• Le temps passé hors de l’entreprise durant les heures de travail par les salariés membre d’un conseil ou administrateurs salariés des organismes de Sécurité sociale pour exercer leurs fonctions (L.231-9 du Code de la Sécurité sociale),
• Le temps de mission et de formation des sapeurs-pompiers volontaires (L.723-14 du Code de la sécurité intérieure),
• Le temps passé à l’exercice du droit d’expression (L.2281-4 du Code du travail),
• Les périodes d’activité dans la réserve opérationnelle (L.3142-91 du Code du travail),
• Le temps passé hors de l’entreprise pendant les heures de travail par le conseiller du salarié pour l’exercice de sa mission (L.1232-9 du Code du travail),
• Les heures chômées au titre de l’activité partielle (R. 5122-11 du Code du travail),
• La période d’absence correspondant à la prise de jours de repos cédés par d’autres salariés (L.1225-65-1 du Code du travail),
• Le congé de solidarité internationale (L.3142-68 du Code du travail),
• Le temps passé hors de l’entreprise pendant les heures de travail des salariés participant en tant que membre aux réunions du conseil d’administration du fond d’action sociale pour les travailleurs immigrés et leurs familles, d’une commission régionale pour l’insertion des populations immigrés ou du conseil national des populations immigrées (L. 85-772 du 25 juillet 1985 – Art.38),
• La réserve de sécurité nationale (L.2171-4 du Code de la défense),
• La période d’activité dans la réserve de la sécurité civile (L.724-9 du Code de la sécurité intérieure),
• Les périodes d’emploi et de formation des réservistes sanitaires (L.3133-4 du Code la santé publique),
• Le congé de représentation dans les associations et les mutuelles (L. 3142-62 du Code du travail),
• Le temps passé hors de l’entreprise pendant les heures de travail des salariés membres des chambres d’agriculture (L 515-3 du Code rural),
• Le temps passé hors de l’entreprise durant les heures de travail des salariés qui assurent la représentation d’associations familiales pour participer à leurs réunions (L.211-13 du CASSF),
• La période de suspension du contrat de travail pendant laquelle un réserviste effectue une période d’emploi ou de formation au titre de la réserve civile de la police nationale (L.411-13 du Code de la sécurité intérieure),
• Le temps passé à l’exercice des fonctions au sein des conseils de l’ordre des médecins, des pharmaciens, des infirmiers et des masseurs kinésithérapeutes (L.4125-3, L. 4233-4, L. 4321-19 du Code de la santé publique).

c. Les absences assimilées à du temps de travail effectif par la jurisprudence

• Les absences consécutives à un accident du trajet sont assimilées aux périodes pendant lesquelles l’exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle (Cass. soc., 3 juill. 2012, n° 08-44.834).

• En cas de licenciement annulé par décision judiciaire, le salarié peut être réintégré dans son emploi. Il est en droit de faire valoir tous les droits au congé annuel payé acquis durant sa période d’éviction comprise entre la date de son licenciement illégal et la date de sa réintégration dans son emploi.  Pour cela, le salarié ne doit pas avoir occupé un autre emploi durant la période d’éviction comprise entre la date du licenciement nul et celle de la réintégration dans son emploi (Cass. soc., 1ᵉʳ mars 2023, n° 21-16.008). L’indemnité de congés payés est également due si le salarié n’a pas pu être réintégré parce qu’il avait fait valoir ses droits à la retraite (Cass. soc., 21 sept. 2022, n° 21-13.552).

À lire aussi : la question de la méthodologie de calculs des absences en paie.

7. L’acquisition des congés payés et les règles d’équivalence

La loi n°2024-364 du 22 avril 2024 ne modifie pas les règles d’équivalence telles que fixées par l’article L. 3141-4 du Code du travail.

En application de cet article, les périodes équivalentes à quatre semaines ou vingt-quatre jours de travail sont assimilées à un mois de travail effectif pour la détermination de la durée du congé.

De plus, la règle selon laquelle 20, 22 ou 24 jours travaillés correspondent à un mois de travail effectif a été confirmée par la circulaire ministérielle du 15 mai 1956.

Le principe est que les absences non assimilées à du temps de travail effectif peuvent entraîner une réduction des droits à congé du salarié.

À défaut de dispositions conventionnelles plus favorables, les absences non assimilées à du temps de travail effectif peuvent être catégorisées de la manière suivante.

La réduction des droits à congé ne peut être que proportionnelle à la durée de l’absence.

Des équivalences sont prévues pour permettre de prendre en compte les mois de travail incomplets.

Ainsi, l’incidence de l’absence sur la durée des congés s’apprécie selon la règle la plus favorable au salarié parmi les trois modes de calcul possibles.

La règle normale de décompte de congé par mois de travail.

La règle d’équivalence en semaines : 2,5 jours pour chaque période équivalente à 4 semaines.

La règle d’équivalence en jours : 2,5 jours pour chaque période, selon la répartition de l’horaire, de 24 jours, 22 jours ou 20 jours.

Des absences dont la durée cumulée est inférieure ou égale à quatre semaines n’ont pas d’influence sur les droits à congé. En effet, le salarié peut bénéficier de la totalité des congés payés, puisqu’il suffit de 48 semaines (4×12) pour bénéficier de la totalité des congés payés.

8. Quels sont les autres impacts de la nouvelle loi sur les congés payés ?

a. Une période de report de 15 mois pour prendre les congés

Un salarié peut avoir été dans l’impossibilité de prendre tout ou partie de ses droits acquis au titre des congés payés du fait de son absence pour cause de maladie ou d’accident (professionnel ou non) durant la période de prise des congés.

Cette nouvelle loi garantit, la prise des congés payés tout en prenant en compte le temps d’absence du salarié, par la mise en place d’un délai de report de 15 mois.

À noter : une période de report supérieure peut-être fixée par accord d’entreprise, ou d’établissement ou, à défaut, par une convention ou un accord de branche.

Le point de départ de ce délai diffère selon que les congés ont été acquis avant ou pendant l’arrêt maladie (d’origine professionnelle ou non).

Congés payés acquis avant l’arrêt maladie (C. trav., art. L. 3141-19-1)

Prenons pour exemple celui de M. LOPEZ.

Si M. LOPEZ est en arrêt maladie du 1er mars 2024 au 31 juillet 2024. Il reprend le travail le 1er août 2024 et reçoit à cette date l’information de son employeur sur ses droits à congés (voir ci-après).

Il avait un solde de 6 jours à prendre avant le 31 mai 2024.

Dans son cas, la période de report de 15 mois pour prendre ses congés va débuter lorsqu’il recevra de son employeur, les informations sur ses droits à congés payés après sa reprise du travail. Il devra donc prendre 8 jours de congés avant le 31 octobre 2025.

Passé cette date, ils seront donc perdus.

Congés payés acquis pendant l’arrêt maladie (C. trav., art. L. 3141-19-2)

Dans ce cas, deux situations doivent être distinguées

• Si l’arrêt maladie a une durée inférieure à un an : le délai de report débute à compter de l’information du salarié (v. ci-avant) ;
• Si l’arrêt maladie dure depuis au moins un an et couvre toute la période de référence : le point de départ du délai de report est la date d’achèvement de la période de référence au cours de laquelle les congés payés sont acquis.

Ainsi, si M. LOPEZ est absent du 1ᵉʳ janvier 2024 au 1ᵉʳ juillet 2026, il faut faire le point sur 3 compteurs de congés :

• Congés 2024 (congés acquis entre le 1er juin 2023 et le 31 mai 2024), le premier arrêt de travail sur cette période a duré moins d’un an : le point de départ du report de 15 mois est la date à laquelle M. LOPEZ recevra l’information sur ses droits à congés payés. Si celle-ci lui est donnée le 15 juillet 2026, M. LOPEZ aura donc jusqu’au 15 octobre 2027 pour prendre ses jours de congés 2024 ;
• Congés 2025 (24 jours acquis entre le 1er juin 2024 et le 31 mai 2025), le premier arrêt de travail sur cette période a duré 1 an : le point de départ du report de 15 mois est la fin de la période d’acquisition des congés, soit le 31 mai 2025. M. LOPEZ aura donc jusqu’au 31 août 2026 pour prendre les 24 jours de congés 2025 ;
• Congés 2026 (24 jours acquis entre le 1er juin 2025 et le 31 mai 2026), l’arrêt a duré un an, le report de 15 mois court à compter de la fin de la période d’acquisition soit le 31 mai 2026. M. LOPEZ devra donc prendre ses 24 jours de congé au plus tard le 31 août 2027 ;

Pour les congés au titre de 2027 (acquis entre le 1er juin 2026 et le 31 mai 2027), la question du report ne se pose pas puisque M. LOPEZ a repris le travail le 1er août 2026, au cours de la période d’acquisition.

b. Une nouvelle obligation d’information de l’employeur

En tant qu’employeur, vous devrez désormais informer votre salarié qui reprend son travail à l’issue d’un arrêt de travail pour maladie ou accident (professionnel ou non), quelle que soit sa durée :

• Du nombre de jours de congés dont il dispose ;
• De la date jusqu’à ce que ces congés puissent être pris.

Cette information est à réaliser dans le mois suivant la reprise du travail, par tout moyen conférant date certaine à cette communication (C. trav., art. L. 3141-19-3).

À noter : Cette information peut se faire via le bulletin de paie.

Concrètement, cela signifie que l’entreprise supporte la charge de la preuve sur ce point.

9. Est-ce que la nouvelle loi sur les congés payés est rétroactive ?

Les règles relatives à l’acquisition, au calcul de l’indemnité de congé, au report et à l’obligation d’information, s’appliquent de manière rétroactive à partir du 1ᵉʳ décembre 2009 jusqu’à l’entrée en vigueur de la loi soit le 24 avril 2024.

Il n’y a pas de rétroactivité pour la mesure qui supprime la limite d’un an pour l’acquisition des congés durant un arrêt de travail professionnel (AT – MP).

Attention ! La loi limite ses effets par rapport aux congés supplémentaires.

Sur une même période de référence, et après prise en compte des jours déjà acquis, un salarié ne pourra pas acquérir plus de 24 jours ouvrables.

10. Quid de la prescription ?

À compter de cette nouvelle loi, vous pouvez vous attendre à deux types de demandes. Celles des salariés encore présents dans l’entreprise et celles de ceux qui ont quitté l’entreprise.

a. Pour les salariés présents dans l’entreprise

Les salariés présents dans l’entreprise ne peuvent vous demander qu’un rappel de jours de congé, qu’ils auraient dû acquérir.

Ils peuvent remonter jusqu’au 1er décembre 2009.

Et ils ont 2 ans pour formuler leur demande, soit jusqu’au 23 avril 2026 (L. nº 2024-364, art. 37, II, al. 3).

b. Pour les salariés qui ont quitté l’entreprise

Les salariés qui ont quitté l’entreprise avant le 24 avril 2024 peuvent vous demander le paiement d’une indemnité compensatrice de congé payé.

Cette demande est soumise à la prescription de 3 ans applicable aux salaires.

11. Les impacts de cette nouvelle loi sur votre gestion des congés payés

Les règles changent, que convient-il d’ores et déjà de mettre en place ?

a. Revoir le paramétrage de votre logiciel de paie

Ce point est à réaliser à 2 niveaux.

Pour les absences maladie ordinaires (non professionnelle)

En application de cette nouvelle loi, les absences pour cause de maladie non professionnelle permettent désormais d’acquérir des congés payés.

Cet impact est tout relatif.

En effet, il ne vaut que pour les salariés qui ont une absence d’une durée supérieure à un mois ou 4 semaines en application des règles d’équivalence décrites ci-dessus.

À noter que non seulement le salarié absent pour cause de maladie non professionnelle acquiert des congés payés légaux, mais également les congés payés conventionnels.

À lire aussi : tout savoir sur le traitement des arrêts maladie en paie.

Concrètement, cela implique de mettre en place deux compteurs d’acquisition des congés payés :

• L’un au titre des périodes de travail qui permet l’acquisition de 2,5 jours de congés par mois
• L’autre au titre des périodes d’absence pour maladie non professionnelle qui permet l’acquisition de 2 jours ouvrables de congés par mois

Le calcul de l’indemnité de congés payés selon la règle du 1/10e doit-être adaptée pour tenir compte de la prise en compte à seulement 80% des de la rémunération correspondant aux périodes d’arrêt maladie.

Pour les absences pour cause d’accident du travail et de maladie professionnelle

Dorénavant, il n’y a plus de limite dans le temps à l’acquisition de ces congés payés puisque le législateur a remis en cause le délai ininterrompu d’un an à l’issue duquel un salarié absent pour cause d’accident du travail (ou de maladie professionnelle) n’acquérait plus de congés payés.

b. Faire un état des lieux actuel par rapport aux droits en cours des salariés présents

Cet état des lieux doit permettre de prendre la mesure des corrections à apporter au titre de l’année en cours et aussi au titre des années depuis 2009 sur lesquelles s’applique la prescription des congés dans leur cas.

Ce bilan comptable, une fois dressé, permettra donc d’évaluer les corrections éventuelles à apporter aux provisions pour congés payés et leur impact sur la gestion de l’entreprise.

c. Évaluer les impacts des régularisations éventuelles pour les salariés qui ont quitté l’entreprise

Le point concerne les salariés partis dans les 3 ans qui précèdent la publication de la loi.

d. Adapter la communication de l’entreprise sur le sujet

Beaucoup d’informations ont circulé depuis les arrêts de la Cour de cassation du 13 septembre 2023 et la publication de cette loi.

Une information de la direction adaptée à son contexte spécifique doit-être élaborée pour permettre une communication claire à destination des représentants du personnel, mais aussi des salariés suivant leur situation au regard des changements intervenus et à venir.

e. Revoir les processus de gestion des congés payés

C’est certainement le point le plus important pour assurer une bonne gestion des congés payés.

L’obligation d’information qui pèse désormais sur l’entreprise fait courir la période de report des congés et donc le délai de prescription pour la prise des congés payés.

Concrètement, cela signifie que l’entreprise supporte la charge de la preuve sur ce point.

Pour opposer la prescription à un salarié, il est donc impératif de respecter non seulement cette nouvelle obligation d’information sur ses droits à congés payés et la date jusqu’à laquelle il peut les prendre, mais aussi selon nous les formalités légales suivantes :

• Les informations et consultations aux représentants du personnel ou à défaut l’information aux salariés sur la période des congés payés et sur l’ordre des départs en congés payés.
• Les obligations d’affichage (période d’ouverture des congés payés, ordre des départs).
• Le suivi de la prise effective des jours de congés dans le respect des règles (12 jours ouvrables continus…).

Conclusion

Le texte de loi (n° 2024-364 du 22 avril 2024) qui fixe les nouvelles règles en cas d’acquisition des congés a été adopté le 10 avril par le Parlement et publié au Journal Officiel le 23 avril.

Il est donc officiellement entré en vigueur le 24 avril 2024.

Selon cette loi :

• Le salarié dont le contrat de travail est suspendu pour cause de maladie non professionnelle acquiert 2 jours ouvrables de congés payés par mois dans la limite de 24 jours ouvrables.
• Le calcul de l’indemnité de congé selon la règle du 1/10e doit-être adaptée pour tenir compte de la prise en compte à seulement 80% des de la rémunération correspondant aux périodes d’arrêt maladie.
• Le salarié victime d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle dont le contrat de travail a été suspendu au-delà d’une durée ininterrompue d’un an acquiert désormais des congés payés au titre de cette période.
• L’employeur a une obligation d’information à l’égard du salarié qui reprend son travail à l’issue d’une période d’arrêt de travail pour maladie ou accident (professionnel ou non). Il doit porter à sa connaissance dans le mois suivant sa reprise du travail :
• Le nombre de jours de congé dont il dispose ;
• La date jusqu’à laquelle ces jours de congé peuvent être pris
• Une période de report de 15 mois est mise en place pour permettre la prise de congés au salarié empêché de prendre les congés en raison d’un arrêt pour maladie ou accident (professionnel ou non).

Cette période de report débute à la date à laquelle le salarié a reçu les informations ci-dessus de son employeur, postérieurement à sa reprise du travail,

• Les salariés présents dans l’entreprise ont jusqu’au 24 avril 2016 pour faire valoir leurs droits issus de cette nouvelle loi et peuvent remonter jusqu’au 1er décembre 2009.

• Le délai de prescription de 3 ans s’applique pour les salariés qui ont quitté l’entreprise.

Face à ces changements, les premières mesures à prendre sont notamment les suivantes :

• Revoir le paramétrage de votre logiciel de paie :
• Évaluer les risques pour l’entreprise en réalisant un état des lieux actuel par rapport aux droits en cours des salariés présents mais aussi des salariés partis
• Adapter la communication de l’entreprise sur le sujet à l’égard des salariés et des représentants du personnel.
• Instaurer des processus de gestion des congés payés si vous n’en avez pas où sécuriser ceux que vous avez mis en place le cas échéant.

À propos de l’auteur

Claude GUILLOT

Avocat et Médiateur | Plus de publications

Claude conseille les chefs d’entreprise sur les aspects juridiques et RH de leur gestion sociale. Il assure aussi leur défense devant les juridictions dans le cadre des litiges qui les opposent avec les salariés ou les administrations.
Chez Human Avocats, notre équipe d’avocats et de consultants est dédiée à la gestion sociale des entreprises que nous accompagnons en proposant une démarche transverse des problématiques juridiques et opérationnelles des RH et de la paie.

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